In een tijd waarin vrijwel alle informatie wordt gedeeld, is het vastleggen van gegevens belangrijk. Dit betekent dat we met zijn allen dagelijks bezig zijn met verslaglegging. Bijvoorbeeld het documenteren van onze werkzaamheden. Of adviesrapporten voor verbeteringen in organisatie. Evaluatierapporten van projecten, allemaal voorbeelden van schriftelijke communicatie. Om al deze informatie op te slaan moet het een en ander worden vastgelegd. Omdat veel mensen hier moeite mee hebben geven we enkele tips voor een effectieve verslaglegging.
Voorbereiding
Vaak betreft een verslag een verzameling van informatie die je verzamelt tijdens een vergadering. Maak tijdens de vergadering korte notities zodat je je kunt blijven concentreren op de inhoud. Als je verslag doet van je werkzaamheden kun je tijdens het werk vast wat steekwoorden noteren. Of je maakt foto’s die je later in je verslag kunt gebruiken.
Tip 1: Bepaal het doel van het verslag
Met het schrijven van je rapport of verslag heb je een bedoeling. Als je moeite hebt om tijdens het schrijven dit doel voor ogen te houden, schrijf deze dan op. Ten eerste onthoud je iets wat je hebt opgeschreven vanzelf al beter. Daarnaast kun je af en toe controleren of je tekst nog bijdraagt aan het doel.
Tip 2: Weet wie je doelgroep is
Vrijwel net zo belangrijk is dat je weet voor wie je schrijft. Degenen die jouw tekst lezen moeten zich namelijk wel aangesproken voelen. Het is daarom goed om je taalgebruik en schrijfstijl daarop aan te passen.
Tip 3: Maak vooraf een indeling
Hoewel direct starten met schrijven efficiënt lijkt, is dit niet zo. Als je vooraf een indeling op papier zet, voorkom je dat je bijvoorbeeld een gedeelte tekst weer moet wissen. Maak een verdeling van inleiding, kern en slot. Geef de kern maximaal 4 tussenkopjes. Schrijf dit schema uit, indien nodig met steekwoorden m.b.t. de inhoud.
Tip 4: Bedenk steeds het doel tijdens het schrijven
Door het maken van de indeling heb je het denkwerk in feite al gedaan. Nu is het belangrijk dat je tijdens het uitschrijven van je verhaal je doel niet uit het oog verliest. Omdat jij als schrijver veel van het onderwerp weet, kun je er veel informatie bijhalen. Beperk je echter tot datgene wat aan het doel bijdraagt.
Tip 5: Alleen details die bijdragen aan het doel
Hetzelfde geldt voor allerlei details. Met name mensen met een analytisch karakter, zoals techneuten, zijn geneigd veel details te vertellen. Wees je ervan bewust dat dit bij je doelgroep saai over kan komen. Beperk je tot drie details per alinea.
Tip 6: Gebruik afbeeldingen ter vervanging van tekst
Je kunt soms nog zoveel willen verwoorden maar vaak zegt een afbeelding meer dan een alinea tekst. Gebruik dit om je boodschap efficiënt over te brengen. De leesbaarheid van een verslaglegging wordt geoptimaliseerd door het gebruik van afbeeldingen. Hetzelfde geldt voor tabellen en grafieken.
Tip 7: Opsommingstekens gebruiken
Naast het gebruik van afbeeldingen is het gebruiken van opsommingstekens goed voor de leesbaarheid. In plaats van een grijze lap tekst, nodigt een lijstje veel meer uit tot lezen. Je kunt je argumenten kort en bondig weergeven omdat je geen zinnen met elkaar hoeft te verbinden.
Tip 8: Goed leesbaar ontwerp
Uiteraard dragen de bovenstaande punten al bij aan een leesbaar ontwerp. Wees daarnaast ook kritisch in het gebruik van lettertype en lettergrootte. Koppen moeten zich duidelijk onderscheiden van de tekst zelf. De tekst moet visueel wel eenvoudig te lezen zijn. Dus een goed contrast met de achtergrond en niet te klein.
Tip 9: Gebruik bijlagen of hyperlinks
Als er inhoudelijk veel verwacht wordt van je rapport kun je gebruik maken van bijlagen. Verwijs vanuit de tekst naar de betreffende bijlage en gebruik deze voor de (technische) details. In een digitale omgeving is het gebruik van een hyperlink naar een webpagina een goede tool.
Tip 10: Effectieve verslaglegging is ook correct zijn
Los van de bovenstaande tips begint een effectieve verslaglegging met het juiste taalgebruik en een goede spelling. Duidelijke fouten leiden namelijk af van het doel van het verslag. Lees daarom na het schrijven nog eens kritisch na of je taalgebruik bij het doel en de doelgroep past. Daarnaast is de spelling iets om goed te controleren.
Heb je nog meer tips voor een effectieve verslaglegging voor zakelijke toepassingen? Laat dan een reactie achter met jouw tip. Wil je een korte training in effectieve verslaglegging, neem dan contact met ons op. Zeker een aanrader voor zzp’ers met weinig tijd voor randzaken.
