Wie je ook bent, wat je ook doet, vrijwel iedereen wisselt informatie uit. Dit proces van informatie uitwisseling noemen we communicatie. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk plaatsvinden. Communicatie verbeteren is een manier om de werkstress te verminderen. Vrijwel iedere frustratie komt voort uit een communicatiefout. Hoewel we ons daar allemaal van bewust zijn, valt het nog niet mee om dit altijd te voorkomen. Toch zijn er enkele basisbegrippen die je kunnen helpen om beter te communiceren. We noemen de belangrijkste begrippen die eigenlijk nog voor het communiceren zelf aan de orde komen.
Wie ben jij?
Voordat je informatie overbrengt op iemand anders, is goed om te weten wie jij bent. Wat is jouw positie in de maatschappij? Wat is jouw houding ten opzichte van de ontvanger van de informatie? Hoe jij bent, bepaalt hoe je overkomt bij je publiek. Lichaamshouding en schrijfstijl worden gevormd door wie jij bent en hoe je doet. Als je van jezelf weet dat je erg direct bent in communiceren, dan weet je ook dat niet iedereen dit zal waarderen.
Waarom doe jij wat je doet?
De informatieoverdracht tussen jou en de ontvanger wordt ook beïnvloedt door jouw beweegredenen. Als jij met je klanten communiceert is het goed om te weten waarom je dit doet. Dit staat los van de informatie zelf. Waarom heb jij jouw bedrijf, en wat draagt de betreffende communicatie daaraan bij? Als je duidelijk weet wat je eigen motieven zijn, zal dit ongetwijfeld zichtbaar worden in jouw communicatie.
Wie is de ontvanger van jouw informatie?
Als je weet wie de ontvanger van jouw boodschap is, dan weet je hoe en wat je moet communiceren. Stem niet alleen de boodschap maar ook de manier van communiceren daarop af. Het is belangrijk dat je gesprekspartner voelt dat jij met hem informatie uitwisselt, in plaats van oplegt. (Hoewel dat in sommige situaties niet anders kan). Een constructieve informatie uitwisseling levert iets op voor beide partijen. Daarom moet je de ontvanger/doelgroep kennen.
Wat is het doel van je communicatie?
Wat heb je voor met de informatie die je deelt? Bedoel je het goed naar de ontvanger toe? Zorg dan dat diegene dat weet. Als jij met het juiste motief het verkeerde zegt, is er meer begrip dan wanneer je het goede zegt, maar het vervelend bedoeld. Als je weet wat je doel is dan weet je ook wat je benaderingswijze moet zijn.
Communiceren – Mondeling
Als je mondeling met iemand communiceert is de non-verbale communicatie belangrijker dan wat je daadwerkelijk zegt. Je hele lichaamshouding, de intonatie van je stem, de blik in je ogen, je gedrag, zeggen allemaal wat over jou. Maar ook over je motief en hoe je over de gesprekspartner denkt. De verbale communicatie is in een gesprek dynamisch. Je moet constant inschatten hoe je overkomt op de ontvanger. En daar moet je de inhoud en vorm op aanpassen. Sta open voor de ander, dan doet hij dat ook eerder voor jou.
Communiceren – Schriftelijk
Een veel gehoorde opmerking is dat als je de inhoud van de tekst begrijpt, dan heeft de tekst zijn doel bewezen. Toch is het zo dat een correcte tekst die zonder een te grote omhaal van woorden de kern raakt, effectiever is dan een rommelige tekst zonder structuur. Net als bij mondelinge communicatie is het belangrijk dat je weet wie je doelgroep is. Vervolgens is je motief belangrijk. Geef vroeg in de tekst aan waarom je de tekst voorlegt aan je ontvangers. Hoe duidelijker je bent over jezelf, waarom je de tekst schrijft, hoe meer de lezer zich kan concentreren op de inhoud. Hij hoeft zich niet meer af te vragen wat je er mee voor hebt. Met name in je marketingplan is dit van grote waarde.
Communiceren doen we allemaal. En omdat we allemaal zo verschillend zijn is het belangrijk om te weten dat er zoveel meer over te zeggen is. Dit artikel geeft alleen maar de basis aan. Los van de inhoud en de vorm van communicatie is het goed om deze basis te hebben. Om ervan uit te kunnen gaan dat de ander het goed bedoeld, begint het bij jezelf. Als jij het beste met de ander voor heeft, heeft hij dat ook eerder met jou.
