De laatste 2 decennia is er ontzettend veel veranderd voor de bedrijfsvoering. Iedere onderneming heeft vele ontwikkelingen moeten volgen. De digitalisering heeft allerlei nieuwe werkmethoden en instrumenten gebracht. Één daarvan is een ERP systeem. Veel ondernemers maken gebruik van een dergelijk systeem. Maar met name de wat kleinere ondernemers doen dit nog niet. Met dit artikel informeren wij je over wat een ERP systeem is, en de voor- en nadelen ervan.
Wat is een ERP systeem?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. In eenvoudig Nederlands betekent dit de planning van de bedrijfsmiddelen. Dit systeem dient meerdere doelen, namelijk:
- Beter inzicht in de wensen en het gedrag van de klanten;
- Kosten inzichtelijk maken en beheersen;
- Productiviteit te stimuleren.
Het systeem moet in de volle breedte van de organisatie worden gebruikt. In het kader van Just in Time strategie, kan het systeem veel zekerheid bieden.
Hoe werkt het?
Het systeem bestaat uit een software omgeving. Alle betrokken medewerkers gebruiken de software voor het vastleggen van gegevens. Als de benodigde gegevens op de juiste manier worden ingevoerd, kan het systeem je van allerlei informatie voorzien. Je kunt hierbij denken aan het volgende:
- Herinneringen van afspraken;
- Openstaande offertes in beeld brengen;
- De orderwaarde per klant;
- De openstaande facturen;
- Het aantal bezoeken per vertegenwoordiger;
- Prospects per regio;
- En allerlei andere overzichten, lijsten en acties.
De informatie wordt door de software gegenereerd op basis van de invoer van alle gegevens.
De voordelen
Met het bovenstaande verhaal blijkt eigenlijk al wel wat de belangrijkste voordelen zijn. Als de genoemde doelen worden gehaald met een stukje software, dan is er echt iets gewonnen. Daarnaast vertelt de werking van het systeem al wat het dagelijkse gemak van het systeem is. Een overzicht van de voordelen:
- De beheersing van de bedrijfsprocessen is eenvoudiger;
- Effectiviteit van de bedrijfsadministratie is groot;
- De klantgerichtheid neemt toe;
- Er worden minder fouten gemaakt, of in ieder geval worden deze eerder gezien;
- De voorraadkosten kunnen worden gereduceerd;
- Meer flexibiliteit van het personeel;
- Vereenvoudigde boekhouding;
- Daarom eenvoudiger factureren;
- Efficiënter orderproces.
De genoemde voordelen zijn uiteraard afhankelijk van het gebruik van het ERP systeem. In welke vorm je het gebruikt, en hoe consequent je de gegevens invoert.
De nadelen
Daarmee is direct één van de grootste nadelen genoemd. Een overzicht van cijfers is alleen relevant als alle input aanwezig is. Dus moeten alle offertes, inkooporders, verkooporders etc. worden ingevoerd. Als niet alles wordt ingevoerd geven de overzichten een vertekend beeld. Veel ondernemers zien het ook als nadeel dat je van één systeem afhankelijk bent. Dus ook van één leverancier. De complexiteit neemt steeds meer toe dus stap je ook steeds minder eenvoudig over naar een nieuw systeem. Begin je met een ERP systeem dan is de impact op de hele organisatie groot. Als je personeel niet doordrongen is van het belang, dan kan het goed zijn dat je daar veel weerstand van kunt verwachten. En het niet consequent invoeren zorgt voor een nutteloze investering.
Het is wel duidelijk. Een ERP systeem kan een effectieve tool voor je organisatie zijn. Het succes staat of valt echter met het consequente gebruik. Daarnaast is de aanschaf over het algemeen niet goedkoop. Tel daarbij de benodigde extra arbeidstijd bij op, en je hebt het over een serieuze investering. Een ERP systeem brengt je bedrijf naar grotere hoogten, maar ga zorgvuldig te werk.
