Jaarlijks worden er in Nederland honderden miljoenen facturen verstuurd. Sinds dit jaar zijn bedrijven verplicht om online te factureren met overheidsinstellingen. Online factureren is het gedigitaliseerd maken en versturen van facturen en wordt ook wel e-facturatie genoemd. In overleg met verschillende belangenorganisaties heeft de Rijksoverheid besloten om elektronische facturatie te standaardiseren. Maar hoe werkt het en zijn softwareleveranciers al klaar voor e-facturatie?

De overheid als voorbeeld

De overheid is al vroeg begonnen met de implementatie van van e-facturatie. Al in 2010 is het Ministerie van Economische zaken digitaal factureren gaan stimuleren bij bedrijven waar zij zaken mee doen. Hiermee hoopt de Rijksoverheid het voorbeeld te geven aan andere bedrijven, om elektronisch factureren ook over te nemen. Dit bespaart kostbare handelingen en de verspilling van grondstoffen.

Het gemak van online factureren

Met online facturatie worden door middel van een softwareprogramma digitale facturen gemaakt, opgeslagen en verstuurd. Digitaal factureren heeft veel voordelen. Je hebt geen papierwerk meer rondslingeren en hebt overal toegang tot je gegevens. Je kunt werken met templates en automatische factuurinvoer. Met een factuurprogramma kun je dus eenvoudig een factuur maken. Het is daarnaast ook veilig in gebruik. De beveiliging van het factuurprogramma is waterdicht en het systeem maakt dagelijks een back-up van alle data. Ook is een facturatiesysteem vaak te integreren met andere systemen zoals de bank. Met een bankkoppeling kun je gemakkelijk bankmutaties importeren in je online factuurprogramma. Dit geeft je een actueel overzicht van openstaande en betaalde facturen.

UBL als handige functionaliteit

Wanneer je als bedrijf al bent overgestapt op e-facturatie is het ook van belang dat de software die je gebruikt de Universal Business Language (UBL) functionaliteit ondersteunt. Met deze functie wordt een factuur zowel in pdf- als in UBL-formaat aangemaakt en verstuurd. Het pdf-formaat zorgt voor de leesbaarheid en het UBL-formaat voor een automatisch boekingsvoorstel in het boekhoudsysteem. Er hoeft geen handmatige invoering te worden gedaan. Hierdoor bespaart men tijd en worden verwerkingsfouten voorkomen. Ben je benieuwd welke software klaar is voor UBL? GBNed heeft recent de website UBL Ready opgezet. Hierop is een lijst te vinden met alle softwareleveranciers die de standaardtaal UBL als functionaliteit bezitten.

Gevolgen voor het mkb

De Rijksoverheid is één van de grootste grootste afnemers op de Nederlandse markt. De overheid ontvangt jaarlijks zo’n twaalf miljoen facturen. Deze grote instroom van facturen maakt het soms lastig om aan de gestelde betalingstermijn te voldoen. Het mkb doet veel zaken met de overheid. Te late betalingen vanuit de overheid kunnen bij het mkb leiden tot cashflowproblemen. Wanneer de facturatie ook nog eens handmatig verloopt, leidt dit alleen maar tot nog meer vertraging. Door het standaardiseren van e-facturatie zijn beide partijen hier dus bij gebaat.

Share.

About Author

mm

Online ondernemer. Schrijft en leest graag over ondernemerschap. Beheerder van meerdere blogs en als freelancer werkzaam voor diverse bedrijven.

Leave A Reply