Image default
Evenementen

5 factoren om te mee te laten wegen in je keuze voor de locatie van je zakelijke evenement

Het organiseren van een zakelijk evenement kan een goede showcase bieden voor je bedrijf te bieden heeft, en het kan een uitstekende manier zijn om in contact te komen met (potentiële) klanten, te netwerken en mogelijk zelfs mensen te ontmoeten die je een baan wilt aanbieden bij je bedrijf. Een belangrijk element in het slagen van je zakelijke evenement, is de keuze voor de juiste locatie. We bespreken vijf factoren die je daarbij moet laten meewegen.

Bereikbaarheid

Als je tijd en geld steekt in het organiseren van een zakelijk evenement, dan wil je natuurlijk ook dat het een succes wordt. Daarvoor is het wel een vereiste dat mensen ook daadwerkelijk komen. Dan is het van belang om het ze zo makkelijk mogelijk te maken. Dat doe je door te kiezen voor een locatie die op verschillende manieren gunstig is qua bereikbaarheid. Dat wil zeggen dat de afstand voor zo veel mogelijk genodigden redelijk moet zijn. Een centrale locatie is daarom altijd een verstandige keuze. Daarnaast is het ook van belang dat de locatie goed te bereiken is met het openbaar vervoer en dus ook niet te ver achteraf ligt. Maak je het mensen te moeilijk om er te komen, dan haken ze af, en dat is natuurlijk zonde.

Toegankelijkheid

Bereikbaarheid gaat in feite verder dan alleen de geografische locatie. Toegankelijkheid is een enigszins aanverwant issue waar je rekening mee te houden. Het kan in deze tijd eigenlijk niet meer om geen rekening te houden met mensen die slecht ter been zijn of zelfs afhankelijk zijn van een rolstoel. De locatie van jouw zakelijke evenement moet ook voor deze mensen voldoende toegankelijk zijn. Ook zij moeten alle onderdelen van het programma kunnen bijwonen. Komen zij er ter plekke achter dat dit door toegankelijkheidsissues niet het geval is, dan is dat een behoorlijke deceptie die bijzonder slechts afstraalt op jouw bedrijf.

Faciliteiten

Wat zeker niet onbelangrijk is, is of je het programma dat je in je hoofd hebt ook daadwerkelijk op de locatie kunt uitvoeren. Daarom moet je goed nadenken welke faciliteiten nodig zijn voor jouw zakelijke evenement en daar je locatie op uitkiezen. Misschien heb je bijvoorbeeld een podium nodig, een groot scherm of een grote hal voor stands. Niet alle faciliteiten zijn zomaar verondersteld, zelfs audiovisuele faciliteiten niet. Onderzoek dit daarom goed voordat je je committeert aan bepaalde congreslocatie.

Capaciteit

Ook niet onbelangrijk: hoe veel mensen komen er naar jouw evenement? De locatie moet uiteraard afgestemd op het aantal verwachte gasten. Het is immers niet de bedoeling dat je zakelijke evenement oncomfortabel wordt omdat er te weinig plek is voor alle gasten. Het is niet fijn als er mensen moeten staan, men langs elkaar moet wringen om ergens te komen of het erg warm wordt omdat er te veel mensen in een te kleine ruimte zijn. Tegelijkertijd wil je ook niet een locatie die te groot is, want dan lijkt het alsof je evenement slecht bezocht is. Dat betekent dat je heel gericht de capaciteit van de locatie moet afstemmen op het aantal verwachte gasten.

Sfeer en akoestiek

De omstandigheden spelen een rol in het succes van je zakelijke evenement. Mensen houden de sfeer van een evenement. Deze kan een positieve indruk achterlaten, maar ook juist een negatieve indruk. De sfeer van de locatie zelf speelt daarbij een belangrijke rol. Kies dus een locatie die de juiste sfeer uitstraalt. Daarnaast is ook de akoestiek van belang. Niet alleen omdat er bij zakelijke evenementen vaak praatjes of presentaties gehouden worden, maar ook omdat waar veel mensen bij elkaar zijn veel gepraat wordt. Als de akoestiek van de locatie dan beroerd blijkt te zijn, kan dat erg storend zijn en ook ten koste gaan van de sfeer. Daarom is het verstandig om eerst bij een potentiële locatie langs te gaan om een inschatting te maken van de akoestiek. Let op de aanwezigheid van zaken die voor geluiddemping kunnen zorgen, zoals gordijnen en tapijt.

Als je rekening houdt met bovenstaande zaken, zou de locatie alleen maar moeten bijdragen aan het succes van je zakelijke evenement. Belangrijker nog is natuurlijk een goed programma dat ook daadwerkelijk de moeite waard is voor de genodigden. Je moet ze natuurlijk wel een goede reden geven om te komen.

Related posts

Beursstand inrichten: de 10 tips voor een geslaagde beursstand

Danny

Opvallen op een beurs: hoe doe je dat?

Danny

7 tips om een klapper te maken met je bedrijfsevenement

Dion

Leave a Comment