Zo snel een bedrijf meerdere klanten, leveranciers en medewerkers heeft, wordt het lastiger om overzicht te houden. Om alle informatie en processen te beheersen is een ERP systeem vrijwel onmisbaar. Toch wordt er lang niet altijd optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden die een systeem biedt. Daarom geven we vijf tips om optimaal gebruik te maken van een ERP systeem.

Tip 1: Kies het juiste ERP systeem

Het succes van een ERP systeem voor jouw onderneming wordt vooral bepaald door het systeem zelf. Er zijn door de jaren heen veel verschillende soorten systemen ontwikkeld. De meesten hiervan zijn in eerste instantie ontwikkeld voor een specifieke doelgroep. Om een grotere afzetmarkt te krijgen zijn veel pakketten uitgebreid met meer algemene functionaliteiten. Houd daarbij de aanschaf rekening mee. Als er een systeem specifiek voor softwareleveranciers is geschreven, is de kans groot dat het niet optimaal is voor een bouwbedrijf.

Tip 2: Alles-of-niets-beleid

Een ERP systeem heeft van alle processen informatie nodig. Dus alle in- en verkoopgegevens moeten worden ingevoerd. Anders kun je  geen resultaat berekenen. Dit geldt ook voor voorraden, salarissen en afschrijving van materieel. Vaak kun je ook een planning laten maken, dit gaat alleen als je iedere order inclusief activiteiten invoert. Een ERP systeem levert dus alleen betrouwbare informatie als je alle informatie vastlegt.

Tip 3: Maak gebruik van rapportage

Vaak wordt een ERP systeem in eerste instantie gebruikt om orders in te voeren en uiteindelijk te factureren. Maar als je optimaal gebruik wilt maken van het systeem, kun je de rapportage mogelijkheid gebruiken. Hiermee kun je periodiek trends ontdekken en daarop bijsturen. Bijvoorbeeld een artikel wat meer kost dan oplevert, dit wordt inzichtelijk met een rapport. Vervolgens kun je beslissen om een artikel duurder te maken, of de kosten te drukken of zelfs het artikel niet meer leveren.

Tip 4: Optimaliseer processen

Iedere onderneming heeft interne logistieke processen die betrekking hebben op goederen en informatie. Met een ERP systeem kun je analyseren waar eventuele bottlenecks zich bevinden. Dit kan zijn dat een bepaalde handeling te veel tijd kost. Of een proces wat te lang duurt, zodat andere processen moeten wachten. Neem af en toe de moeite om een artikel te volgen door het hele bedrijfsproces. Ieder obstakel die je detecteert, kun je gaan elimineren om daarmee je processen te optimaliseren.

Tip 5: Blijf evalueren

Hoe groter je bedrijf, hoe verder de beslissingsnemer van de praktijk vandaan staat. Hier kun je niet aan ontkomen, maar evalueer daarom altijd met je collega’s die met een systeem moeten werken. Ook als een ERP systeem al wordt gebruikt is het goed om met elkaar te brainstormen over hetgeen verbeterd kan worden. De leverancier van een systeem kan vaak nog allerlei functies aanpassen. Kost een bepaalde handeling meerdere gebruikers te veel tijd? Dan bespaar je aanzienlijk door deze handeling te laten vereenvoudigen.

Optimaal gebruik maken van een ERP systeem begint met de aanschaf van het juiste systeem. Zorg vervolgens dat je functionaliteiten kent en voer alle informatie in. Gebruik de rapportage om de processen te optimaliseren. Blijf evalueren om met elkaar steeds meer functies te leren.

Share.

About Author

mm

In deze tijd is iedere ondernemer druk, er is vaak tijd tekort om alles klaar te krijgen. Daarom is het belangrijk om efficiënter te gaan werken. Vanuit mijn ervaringen help ik ondernemers met effectiviteit in het werk. Daarnaast kan ik veel randzaken overnemen.

Leave A Reply