Lekker makkelijk, even de auto van de zaak pakken en snel een boodschap doen of even op de koffie bij je kennis. Maar let goed op, want je kan niet eindeloos in de auto van de zaak rondrijden. Een hoge boete van de Belastingdienst is het gevolg wanneer je dit onbeperkt blijft doen in de bedrijfsauto.

Hoe komt dit? Een auto van de zaak valt onder loon en de Belastingdienst zal hier belasting over vragen. Je zult als ondernemer moeten zorgen dat alle gereden kilometers voor privégebruik van jezelf en je werknemers geregistreerd worden. Dit wordt ook wel rittenregistratie, kilometerregistratie of rittenadministratie genoemd. Lees verder om te voorkomen dat je onnodige boetes krijgt omdat je te vaak met de bedrijfsauto richting de Veluwe bent gereden.

Wat is rittenregistratie precies?

Met rittenregistratie houd je als ondernemer voor de Belastingdienst bij hoeveel kilometer je voor privégebruik hebt gereden met een bedrijfsauto. Dit mag niet meer zijn dan vijfhonderd kilometer per jaar, anders krijg je te maken met een dure bijtelling. Het is verplicht om tijdig overschrijding van dit maximum aan te geven bij de Belastingdienst. Deze gegevens dien je zeven jaar lang te bewaren en elk moment te kunnen tonen in een compleet overzicht.

Wat als rittenregistratie niet klopt?

Het gaat fout op het moment wanneer je als werknemer of werkgever te laat bent met het vermelden van de overschrijding of wanneer registraties niet compleet zijn. Deze onnodige boete kan oplopen tot maximaal 5278 euro (in 2015). Het is dus erg belangrijk dat je de ritten juist registreert, hierbij is het van belang dat er een goed onderscheid wordt gemaakt tussen privé- en zakelijke kilometers.

Wanneer zijn het zakelijke- en wanneer zijn het privékilometers?

Een lunchafspraak, een rit naar huis, en alle andere kilometers die je maakt voor je werk vallen onder zakelijke ritten. Daarentegen vallen de kilometers naar de supermarkt, een familielid of een skivakantie naar Oostenrijk niet onder zakelijke- maar onder privékilometers. Onder privéritten vallen ook de kilometers die je omrijdt om even snel je kind weg te brengen naar de crèche, of om naar de winkel te gaan voordat je naar werk gaat. Uiteraard zijn dit dan wel weer zakelijke kilometers als de crèche of de winkel op de route naar je werk ligt.

Wat moet je precies bijhouden?

Een globale schatting van de kilometerstanden is niet voldoende. Daarom hier een lijstje met de gegevens die vermeld moeten worden (door Belastingdienst):

  • Automerk
  • Autotype
  • Kenteken
  • Periode waarin je de auto tot je beschikking hebt
  • Ritgegevens

Per rit moeten de volgende punten vermeld worden:

  • Gebruiker
  • Datum
  • Ritnummer
  • Of de rit privé of zakelijk is
  • De begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Het vertrek- en aankomst adres
  • De route (wanneer het geen gebruikelijke route is)

Hou houd ik het makkelijkst mijn kilometers bij?

Er zijn verschillende manieren om je kilometers bij te houden. Je kunt dit handmatig doen met een Excel-bestand maar veel ondernemers vinden dit tijdrovend en vervelend werk. Daarvoor is het blackboxsysteem ontworpen, wat een prima hulpmiddel is voor de rittenregistratie. Dit is een geautomatiseerd systeem dat via GPS de kilometers nauwkeurig bijhoudt, waardoor je dat niet meer zelf hoeft bij te houden. Maar ook met het blackboxsysteem moet je aan de eisen voldoen en de ritten als privé of zakelijk opgeven. Met dit systeem moet je dus alsnog veel bijhouden.

Een oplossing hiervoor is het rittenregistratie software pakket. Voor een klein bedrag wordt maak je gebruik van software dat de rittenregistratie linkt aan de urenregistratie software. Vaak kan deze registratie via een mobiele app worden geregeld. Zo kun je gemakkelijk de gereden kilometers op je telefoon invoeren en heb je alle kilometers en uren in een nauwkeurig bijgehouden overzicht. Deze software maakt het makkelijker, sneller en verminderd de kans op foutjes.

Heb ik genoeg aan rittenregistratie software?

Dit software pakket brengt een hoop voordelen met zich mee. Maar zorg daarnaast zelf dat je geen schattingen maakt, maar kom met precieze getallen. Vergeet daarnaast ook de privékilometers niet, haal privé en zakelijk niet door elkaar en denk er goed om wanneer je je bedrijfsauto uitleent. Lees in dit artikel nog meer over het bijhouden van de rittenadministratie.

Zorg er dus voor dat de registratie van je gereden kilometers voor privégebruik in de bedrijfsauto nauwkeurig bijgehouden worden. Het is niet het meest leuke werk, maar met deze software, gaat het allemaal een stuk makkelijker en sneller. Hiermee voorkom je dat de Belastingdienst je verrast met onnodige boetes.

Share.

About Author

mm

Online ondernemer. Schrijft en leest graag over ondernemerschap. Beheerder van meerdere blogs en als freelancer werkzaam voor diverse bedrijven.

Leave A Reply