Met elkaar zijn we dagelijks druk met allerlei zaken. We maken onderling afspraken over van alles en nog wat. Onze manier van handelen, leveringscondities, werktijden, teveel om op te noemen. Zonder afspraken te maken zou iedereen naar eigen inzicht handelen. Door afspraken te maken werken we effectiever. Dit vindt vrijwel iedereen de normaalste zaak van de wereld. Toch is het belang van het vastleggen van afspraken minder vanzelfsprekend. Hoe zit dat, en waarom is het belangrijk?

Mondelinge communicatie

We communiceren dagelijks met onze omgeving. Onze mondelinge communicatie loopt vooral via een persoonlijk gesprek of een telefoongesprek. Tijdens een persoonlijk gesprek kunnen we naast de tekst ook het gevoel van de ander ‘lezen’. Tijdens een telefoongesprek mist er een stuk gevoel maar heb je nog wel de intonatie van de stem. Dit zorgt voor een betere informatieoverdracht dan schriftelijke communicatie. Nadeel van een mondelinge conversatie is dat het niet is vastgelegd. Tenzij je er een opname van hebt gemaakt. Maar zonder een opname, kun je later afspraken alleen nog maar herinneren. Je kunt deze niet aantonen mocht dat nodig zijn.

Schriftelijke communicatie

Schriftelijke communicatie heeft ook enkele specifieke eigenschappen. Over het algemeen is het minder direct omdat er een vertraging zit, tussen het noteren en het lezen van de ontvanger. Omdat je geen gevoel van de ander ervaart tijdens het schrijven van je tekst is de inhoud belangrijk. Schriftelijk communiceren kent enkele grote voordelen. Omdat je meer tijd nodig hebt en je de tekst kunt teruglezen voordat je deze verstuurd, heb je de kans om je mening te nuanceren. Daarnaast is de informatie (al dan niet digitaal) vastgelegd.

Vastleggen van afspraken

Wanneer je met één of meerdere mensen afspraken maakt, is het de bedoeling dat iedereen zich eraan houdt. Gebeurd dit niet dan kun je elkaar erop wijzen. Het is dan belangrijk dat de afspraken zijn vastgelegd. Dit voorkomt een discussie achteraf, over wat nu wel of niet de afspraak was. Een duidelijk voorbeeld is een koopcontract of een orderbevestiging. Door schriftelijk vast te leggen wat je als leverancier levert, voorkom je discussie. De klant weet wat hij kan verwachten en tekent daar ook voor. Als achteraf iets ontbreekt bepaald het koopcontract wiens verantwoording het is.

Juist nú is vastleggen belangrijk

In de huidige maatschappij ligt de nadruk op snelle beslissingen. Alles om ons heen verandert in een hoog tempo. Als we onze afspraken niet goed vastleggen is de kans groot dat we achteraf discussie krijgen. Ben je actief als verkopende partij, dan resulteert dit meestal in zaken voor je rekening nemen, die je niet vooraf hebt vastgelegd. Ben je de inkopende partij kun je meerwerkkosten krijgen wanneer je niet alles vooraf hebt vastgelegd. Een mondelinge afspraak is na een paar drukke weken snel vergeten. Het is daarom van groot belang om de afspraken vast te leggen. Een snelle (mondelinge) beslissing kun je het beste direct per e-mail bevestigen.

 

We maken afspraken om een leefbare wereld te hebben. Het is goed om deze afspraken vast te leggen omdat het duidelijkheid schept. Hoe beter omschreven hoe minder ruimte voor discussie. Blijf wel steeds in de gaten houden of afspraken nog relevant zijn.

Share.

About Author

Met mijn bedrijf, Sparringpartner Stout, help ik kleine ondernemingen met het structureren en optimaliseren van de onderneming. Dit onder het motto: “Jij de inhoud, ik de randzaken”. Ik word blij van het resultaat van een verandering, waarbij de ondernemer nauwelijks meer tijd hoeft te stoppen in randzaken.

Leave A Reply