Vergaderen kan fantastische kansen en innovatieve ideeën opleveren. Alleen is het belangrijk om te bewaken dat het ook een productieve vergadering blijft. Vergaderen gebeurt veel in bedrijven, dagelijks vinden vergaderingen plaats op elk uur van de dag om tot beslissingen en inzichten te komen. Er worden problemen opgelost, mogelijkheden beoordeeld en knopen doorgehakt. Niet iedereen is fan van vergaderen, want het proces heeft vaak tijd nodig om tot het gewenste resultaat te komen. (Nog) beter en efficiënter vergaderen doe je zo!
Maak het doel van de vergadering concreet
Door het doel op een sterke manier te formuleren, is voor iedereen duidelijk wat het gewenste resultaat van de vergadering is. Ook werk je met elkaar concreet naar dit doel toe. Hoe concreter, hoe duidelijk voor iedereen de boodschap is en als het doel wordt gehaald dan creëer je ook tevredenheid bij de aanwezigheden. Dit werkt stimulerend en motiverend!
Hou de planning in de gaten
De tijd die voor de vergadering ingepland is, moet worden bewaakt. Maak daarom van te voren een goede agenda zodat er ook niet kan worden afgeweken van de planning. Geef ook een indicatie van de duur van de vergadering, zodat hier door de betrokkenen rekening mee gehouden kan worden. Hoe korter een vergadering, hoe efficiënter de tijd wordt benut om het doel te bereiken. Duurt de vergadering langer? Overweeg dan een pauze in te lassen om iedereen scherp te houden als de concentratieboog op is. Ook kan het prettig zijn om de vervolgagenda te bespreken en een nieuwe datum te prikken. In de tussentijd kan iedereen over de besproken vraagstukken nadenken, zodat de nieuwe vergadering succesvol kan worden voltooid.
Verdeel de rollen tijdens het vergaderen
Wie neemt de leiding in de vergadering en bewaakt de planning? Wie zorgt dat iedereen aan het woord komt? Zal de vergadering ook worden vastgelegd door een notulist? Dan is het belangrijk om ook deze verantwoordelijkheden onder het team te verdelen. Rouleer met deze taken zodat iedereen een keer aan bod komt als dat mogelijk is, zo hou je de betrokkenheid hoog. Al deze verschillende taken hoef je niet bij jezelf te houden, wanneer je de vergadering initieert. Door de juiste verdeling stimuleer je het samenwerken en werk je op basis van goed vertrouwen met elkaar. Geef elkaar de ruimte om te groeien in deze rollen.
Conclusie van de vergadering
Sluit af met een samenvatting van de vergadering en een vragenrondje waar iedereen op mag reageren. Zo formuleer je waar je nu staat en blik je terug op het doel van de vergadering. Is de vergadering afgerond? Bedenk dan voor jezelf wat er goed ging en hoe de volgende vergadering (nog) efficiënter en beter kan verlopen. Zo ontwikkel je door ervaring en leer je van zelfreflectie.
Vergader je vaak? Zijn al deze vergaderingen productief en nodig?
