Boekhoudpakketten vergelijken

Om boekhoudpakketten goed met elkaar te kunnen vergelijken, is het allereerst belangrijk te bedenken wat je eigen wensen en eisen zijn. Voordat je een online boekhoudpakket kiest is het bijvoorbeeld onder andere goed om na te denken over het gewenste aantal gebruikers, de omvang van je boekhouding en wat je er allemaal mee moet kunnen. En ja, de prijs speelt waarschijnlijk ook een rol. Dus dat aspect mag ook zeker meegenomen worden in de vergelijking. Er worden diverse goedkope boekhoudpakketten aangeboden, maar kijk goed of een hiervan wel aan je wensen en eisen voldoet. Wil jij weten waar je allemaal op moet letten bij het kopen van een boekhoudpakket? Hieronder lees je het!

Vergelijken voordat je een online boekhoudpakket kiest

Als mensen tegenwoordig op zoek zijn naar een bepaald product of een bepaalde dienst, is het heel gebruikelijk aanbieders hiervan online op te zoeken. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van Google of een andere zoekmachine. Maar ja, typ je daar ‘boekhoudprogramma’ in, dan zie je al snel dat er een zeer divers en uitgebreid aanbod is van boekhoudpakketten. Als drukke ondernemer heb je geen tijd om al die pagina’s met zoekresultaten door te gaan lopen. Maar hoe weet je nu of een van de eerste zoekresultaten (die meestal als enige aandacht krijgen) ook het beste (online) boekhoudpakket voor jou en je onderneming is?

Dit is afhankelijk van onder andere de volgende zaken:

• het type onderneming en aantal gebruikers;
• de omvang van je boekhouding;
• de geboden functionaliteiten;
• de prijs van een boekhoudpakket;
• de vorm: lokaal, een website of app;
• de mogelijke koppelingen met andere programma’s;
• de aanwezigheid van een helpdesk;
• meningen van andere gebruikers; en
• de mogelijkheid een programma gratis te proberen.

Hieronder lees je per onderwerp meer over zaken waar je op kunt letten bij het vergelijken van boekhoudprogramma’s.

Type onderneming en aantal gebruikers

Bij het vergelijken van boekhoudpakketten is het allereerst belangrijk te kijken naar het type onderneming. Werk je nu als ZZP’er, en ben je ook in de toekomst van plan deze bedrijfsvorm aan te houden? Dan voldoet een (online) boekhoudpakket dat maximaal door een persoon gebruikt kan worden. Heb je een MKB- of een nog grotere onderneming, en houden meerdere mensen zich bezig met de financiële administratie? Voor een dergelijke boekhouding zijn er weer andere programma’s beter geschikt. Vaak geeft de naam van een specifiek boekhoudprogramma al aan voor welke doelgroep het vooral erg geschikt is.

Ben je pas net gestart met je onderneming maar verwacht je in de toekomst hard te gaan groeien? Let dan bij het vergelijken van boekhoudpakketten ook op flexibiliteit. Goedkope boekhoudpakketten kunnen dan in eerste instantie erg interessant lijken, maar dan bijvoorbeeld bieden later niet de mogelijkheid (of alleen tegen hoge extra kosten) meerdere gebruikers toe te voegen.

Omvang van je boekhouding

Naast het aantal gebruikers is het ook goed om te kijken naar de grootte en complexiteit van je boekhouding. Lever je zakelijke diensten waarvoor je maandelijks een paar facturen stuurt, en heb je weinig tot geen kosten of inkoop? Dan is het niet nodig een heel uitgebreid boekhoudpakket te kopen waarin je een zeer omvangrijke boekhouding kunt bijhouden. Moneybird bijvoorbeeld hanteert het aantal maandelijkse banktransacties om een inschatting te maken van de grootte van je administratie. De pakketten onderscheiden maximaal twintig, vijftig of een onbeperkt aantal maandelijkse transacties.

Welke functionaliteiten hebben boekhoudpakketten?

De Belastingdienst stelt bepaalde eisen aan een zakelijke boekhouding. Boekhoudprogramma’s voldoen over het algemeen tenminste aan deze minimale eisen. Toch zijn er verschillen zichtbaar als je boekhoudpakketten met elkaar gaat vergelijken. Bijvoorbeeld als je kijkt naar welke functionaliteiten een programma allemaal biedt. Hierbij spelen je eigen wensen en eisen een grote rol. Wil je alleen factureren? Daarvoor zijn er prima pakketten, maar let er wel op dat er meestal een maximum is gesteld aan het aantal facturen dat je maandelijks kunt verzenden. Wil je ook via de online boekhoudpakket btw-aangifte doen? Of een grootboek gebruiken? Dan is het beter om een boekhoudpakket te kopen met meer functionaliteiten, of in ieder geval een pakket dat met modules is uit te breiden.

Prijs-kwaliteit: goedkope boekhoudpakketten

Er worden diverse goedkope boekhoudpakketten aangeboden waar je al vanaf een paar euro per maand gebruik van kunt maken. Prima als je een relatief simpele boekhouding hebt en niet heel qua functionaliteiten vraagt. Met deze goedkope boekhoudpakketten kun je bijvoorbeeld maandelijks een maximum aantal facturen sturen en een basisboekhouding bijhouden. Ze zijn vaak erg gebruiksvriendelijk opgezet voor ondernemers die niet veel tijd willen en kunnen besteden aan hun administratie, en kunnen in dat geval een prima keus zijn. Je kunt overigens zelfs gratis boekhouden, maar dit heeft wel diverse nadelen zoals nog beperktere functionaliteiten, niet altijd een online beschikbaarheid en de vraag of je financiële data wel veilig is opgeslagen.

De vorm: lokaal, een website of een app?

Boekhoudpakketten komen voor in drie vormen. Voordat het internet een grote vlucht nam, was het gebruikelijk dat software met behulp van een cd-rom lokaal op een pc werd opgeslagen. Dit geeft de beste beveiliging tegen hacken, maar heeft als nadeel dat het niet overal inzichtelijk is. Hierdoor wordt steeds minder vaak gekozen voor deze vorm. Sinds de toepassingen en beschikbaarheid van internet uitgebreider werden, is er steeds meer overgeschakeld op online boekhouden. Je logt hierbij in op een website, waar het boekhoudpakket online wordt aangeboden als SaaS-oplossing (software as a service).

Nu tot slot steeds meer mensen meer werken met behulp van smartphones en tablets in plaats van pc’s, groeit de populariteit van boekhoud apps. Zowel bij een website als een boekhoud app wordt de data die je invoert in het programma opgeslagen op servers van de aanbieder van de software. Waar je vroeger voor een cd-rom met boekhoudsoftware in een keer een groot bedrag betaalde, kun je voor minder dan tien euro per maand al gebruikmaken van een online boekhoudpakket.

Wil jij ook op ieder moment van de dag en vanaf elke locatie toegang hebben tot je boekhouding, en werk je veel zakelijke aangelegenheden af met behulp van een smartphone of tablet? Dan is het goed om te kijken welke boekhoudsystemen als app beschikbaar zijn, of waarvan ook een mobiele applicatie wordt aangeboden.

Welke koppelingen met andere programma’s zijn mogelijk?

Het grote voordeel van een digitale boekhouding ten opzichte van werken op papier? Digitale data kan meerdere keren, in diverse programma’s en geautomatiseerd verwerkt worden. Het bijhouden van een boekhouding kost nu eenmaal tijd, maar digitalisering van je boekhouding kan je wel tijd besparen. Door data zoveel mogelijk automatisch te laten verwerken (of er in ieder geval voor te zorgen dat je deze niet meer dan eenmaal hoeft in te voeren) hoef je minder tijd te stoppen in je boekhouding. Dit is mogelijk door bij het vergelijken van boekhoudpakketten te letten op de koppelingen met andere bronnen met financiële data die ermee mogelijk zijn.

Maak je bijvoorbeeld bij het verwerken van orders gebruik van een branche-specifiek programma? Of wil je graag een koppeling naar je zakelijke rekening zodat je bankafschriften digitaal kunt laten inlezen, en facturen kunt scannen en vervolgens direct kunt betalen en verwerken? Of maak je gebruik van de diensten van een boekhouder of accountant en hij gebruikt hij of zij bepaalde software? Koppelingen besparen zowel bij jou als bij andere partijen dubbel werk. Je kunt gemakkelijker en sneller samenwerken, wat weer geld bespaart. Daarnaast kan het combineren van data zeer waardevolle informatie opleveren.

Is er een (Nederlandstalige) helpdesk?

Veel ondernemers zijn goed in het bedenken en aan de man brengen van een product of dienst, maar cijfermatig minder sterk. Als je weet dat je financieel niet zo onderlegd bent, kun je gelukkig toch met een aantal boekhoudsystemen prima uit de voeten. Bij de meeste is veel aandacht besteed aan gebruiksvriendelijkheid. Ook als je weinig tot geen fiscale kennis hebt, kun je zo goed zelf je boekhouding bijhouden. Wil je je boekhouding toch zoveel mogelijk zelf uitvoeren zonder hulp van een boekhouder, en wil je zeker weten dat je hulp kunt vragen als je ergens niet uit komt? Check dan bij het vergelijken van boekhoudpakketten of er een helpdesk is waar je terecht kunt met vragen over je boekhouding.

Wat vinden andere gebruikers van boekhoudpakketten?

Een aanbieder zal zijn eigen product of dienst natuurlijk altijd positief aanprijzen. Hoewel je ervan uit kunt gaan dat de waarheid wordt gesproken, is het toch goed om eens verder onderzoek te doen. Online kun je tegenwoordig vrij eenvoudig recensies of reviews vinden van diverse artikelen of diensten. Zoek daarom ook eens op wat andere gebruikers van bepaalde boekhoudpakketten er nu echt van vinden. Wat vinden zij plus- en minpunten? Hebben ze bepaalde problemen ervaren die niet goed opgelost zijn? Deze informatie kan je veel vertellen over bijvoorbeeld de gebruiksvriendelijkheid en de hulp van een helsdesk, en je zo helpen bij het kiezen van het beste programma.

Gratis proefperiode

Als je eenmaal voor een bepaald boekhoudpakket kiest, zit je er voor langere tijd aan vast. Maar startende ondernemers hebben nog geen ervaring in het bijhouden van een financiële administratie. Ze weten dus nog niet precies wat zij fijn werken vinden. Dat maakt het lastig om in een keer het beste (online) boekhoudpakket voor jouw onderneming te kopen. Gelukkig bieden veel aanbieders van een boekhoudpakket in de cloud een gratis proefabonnement aan. Tijdens deze gratis proefperiode kun je beoordelen of het fijn werken vindt ermee, en precies zien welke mogelijkheden allemaal geboden worden.