Er zijn maar weinig mensen die op vakantie gaan en niet hun Google Maps of TomTom navigatie aanzetten. Je wil graag weten hoe je moet rijden, hoe laat je aankomt en welke obstakels zoals files je gaat tegenkomen. In bedrijfsprocessen is het niet anders, alhoewel het daar toch vaak lijkt dat er juist geen navigatie aan staat.
Operationele planning als kip zonder kop
In veel bedrijfsprocessen wordt wel gepland, maar we zien vaak dat dit dan over de korte termijn gaat. Dus wie gaat wat doen vandaag en morgen. Misschien wordt hier wel een planningstool voor gebruikt, maar in het algemeen zien we veel gebruik van Excel spreadsheets. Als er dan plotseling een probleem voordoet, zoals een zieke medewerker of een spoedopdracht, dan gaan veel mensen rennen en zoeken naar ad hoc oplossingen. Niemand die de vraag kan beantwoorden wanneer het project precies af is of wanneer het product uitgeleverd kan worden. Het is alsof er gereden wordt zonder de navigatie aan te zetten.
Navigeren op met Capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning is de afstemming van vraag en aanbod naar capaciteit op de middellange termijn. De vraag naar capaciteit wordt bepaald door het werk wat er ligt, wat er (mogelijk) aan komt en welke vaardigheden daarvoor nodig zijn. Het aanbod van capaciteit wordt bepaald door de beschikbaarheid en vaardigheden van medewerkers en de mogelijke inzet van een flexibele schil.
Het doel van capaciteitsplanning is het krijgen van inzicht in de toekomstige knelpunten en het nemen van maatregelen om die te voorkomen. Capaciteitsplanning geeft je inzicht in wanneer projecten klaar zijn en welke leverdatums je kan beloven aan je klanten. Precies hetzelfde als de navigatie die vertelt hoe laat je aankomt.
Planning in de kinderschoenen
Je kunt organisaties indelen in fasen in een volwassenheidsmodel voor capaciteitsplanning. Dit model bevat vijf fasen, variërend van ad hoc met Excel op korte termijn plannen tot volledige geoptimaliseerd plannen in de keten met scenario’s en financieel inzicht. Het volwassenheidsmodel is een groeimodel om aan te geven wat de logische verbeterstappen zijn.
Het zal je niet verbazen dat het merendeel van de organisaties nog in de kinderschoenen (fase 1 of 2) staan. In de praktijk blijkt het ook erg lastig om vanuit daar verder te groeien. Hiervoor is naast goede software ook een goed plan en bereidwilligheid in de organisatie nodig. Maar het resultaat van capaciteitsplanning mag er zijn: veelal meer dan 10% capaciteitswinst, kortere doorlooptijden en minder achterstanden.
Ben je benieuwd waar jouw organisatie staat in het volwassenheidsmodel? Of heb je direct een betere capaciteitsplanning voor jouw processen nodig? Anago helpt organisaties te groeien door iedereen efficiënt in te zetten.
