Het geldt waarschijnlijk als het minst leuke onderdeel van ondernemen; of hoort in ieder geval in de top 3: het omgaan met wanbetalers. Het klinkt negatief, het voelt niet fijn, en je weet nooit of de energie die je erin steekt wat gaat opleveren. Dat het ook mee kan vallen en dat je zelfs snel resultaat – lees: geld! – kunt zien, is het goede nieuws. De truc is snel te factureren, tactisch te werk te gaan, en een beetje vooruit te denken. En gelukkig kan software je hierbij helpen.

1) Controleer de betalingen scherp
We beginnen met een open deur (of twee). Zorg dat je zelf bovenop je facturen zit. Heb je een klant een betaaltermijn van twee weken gegeven, ga dan niet na een maand eens kijken hoe het ermee staat.

Houd in je administratie dus duidelijk bij wanneer je een factuur verstuurd heeft en vóór welke datum deze betaald dient te zijn. Bij voorkeur stel je een reminder in, zodat je het echt niet vergeet.

2) Reageer snel op debiteuren
Een logisch gevolg van bovenstaande tip is om, zodra je erachter bent dat de betalingstermijn verstreken is, onmiddellijk actie te ondernemen! Dat betekent niet dat er meteen de volgende dag een herinnering bij de klant slash debiteur in de bus moet liggen.

Maar er is niets mis mee om even de telefoon op te pakken en quasi-informeel te informeren naar de status van de betaling. Zet de klant zeker niet het mes op de keel maar laat hem wel weten dat er spoedig een betaling dient te volgen. Maak hier ook duidelijke afspraken over. Zo laat je ook zien dat jij een goed geoliede, professionele onderneming runt.

3) Stuur een herinnering: zélf of met je debiteurenbeheer software
Als er nog steeds geen betaling volgt, is het tijd voor een officiële herinnering. Vaak wordt hier erg lang mee gewacht, zelfs wel 30 dagen. Dat is nergens voor nodig. Iedere dag dat jij langer op je geld moet wachten is er feitelijk een teveel. Dus stuur gewoon die herinnering en laat vriendelijk weten dat er binnen een bepaalde termijn (bijvoorbeeld anderhalve week) betaald dient te worden.

Zo’n herinnering hoeft overigens niet een heel arbeidsintensief proces te zijn. Integendeel. Als je gebruik maakt van software voor facturatie- of debiteurenbeheer kun je zo’n herinnering er zelfs automatisch de (virtuele) deur uit laten gaan op het moment dat de betalingstermijn met x dagen verstreken is. Makkelijk toch?

Voorbeelden van relevante programma’s vind je hier:

4) Sommatiebrief, incassoprocedure, jurist
Debiteurenbeheer software kan ook de sommatiebrief en het opstarten van de incassoprocedure voor je verzorgen. Daar denk je liever niet aan, maar hier moet je toch echt toe overgaan wanneer klanten niet blijken te betalen. Het is een fout te denken dat wanbetalers er gewoon bij horen. Dus wordt er niet betaald: kom dan in actie. Het kan hierbij ook zinnig zijn om een jurist in te schakelen die je hierin advies kan geven.

5) Betalen moet, maar tact is ook wat waard
Wanbetalers zijn niet part of the deal, en je moet ook niet bang zijn om deze klanten na een gepaste termijn te benaderen uit angst dat je ze kwijtraakt. Dan loop je achter de feiten aan. Een klant die zichzelf, zijn zaak, en jullie verhouding serieus neemt, zal ook echt niet verbaasd zijn als jij aan de bel trekt bij een late of uitblijvende betaling.

Tegelijkertijd hoef je er ook niet met een gestrekt been in te gaan of al te onpersoonlijk de zaken af te handelen. Niet ieder klant zit hetzelfde in elkaar of ken je op dezelfde manier. Benader de klant op de manier die hem aanspreekt, niet per se met afstandelijke standaardzinnen. Laat zien dat je jullie relatie in de basis waardeert, maar dat dit wel voor elkaar moet komen.

6) Bonustip: nazorg van debiteuren
Wat te weinig gedaan wordt, maar wel heel waardevol kan zijn, is enige nazorg na een (verlate) betaling. Als er uiteindelijk toch een betalingsregeling getroffen is, waar de klant zich aan heeft gehouden, kun je hierover best je waardering uitspreken. Dat kan geen kwaad voor de zaken die je in de toekomst nog met deze klant zult (of wilt) doen.

Share.

About Author

mm

Online ondernemer. Schrijft en leest graag over ondernemerschap. Beheerder van meerdere blogs en als freelancer werkzaam voor diverse bedrijven.

Leave A Reply