Brandstofkosten zijn voor veel bedrijven kosten die aan de orde dag van de dag zijn. Hoe groter het wagenpark van het bedrijf is, des te meer administratie daarbij komt kijken. Iedereen moet immers bonnetjes bewaren, die geadministreerd moeten worden om gedeclareerd te kunnen worden en om als bedrijf de btw terug te kunnen vragen. Zeker als er veel gereden wordt voor het bedrijf kan een tankpas handig zijn, of het nu om een groot bedrijf of het midden- en kleinbedrijf gaat. We bespreken de voor- en nadelen en mogelijkheden van een MKB tankpas.
Administratie wordt veel eenvoudiger
Een belangrijk voordeel van het gebruiken van tankpassen voor je wagenpark, is dat je hiermee de administratie van brandstofkosten een stuk eenvoudiger maakt. Alle uitgaven die gemaakt worden met de verschillende tankpassen komen op één maandelijkse factuur terecht, waardoor je meteen duidelijk overzicht over je brandstofkosten hebt. Je hoeft geen bonnetjes meer zorgvuldig te bewaren en te verzamelen om al het verbruik en de onkosten te kunnen administreren. Hiermee kun je je bedrijf dus ook administratiekosten besparen, omdat er aanzienlijk minder tijd en moeite bij komt kijken.
Makkelijker btw terugvragen
Wanneer je kosten maakt voor je bedrijf, kun je in veel gevallen de btw terugvragen. Dit is alleen nogal ingewikkeld als je alle bonnetjes voor alle losse tankbeurten moet verzamelen en bewaren. Omdat alle gemaakte kosten bij een tankpas voor het bedrijf in principe zakelijk zijn, kun je over het geheel de btw terugvragen. Het bedrag in kwestie staat op de factuur, dus zelf rekenen is ook al niet nodig.
Betalen per periode
Ook de betalingen van je gemaakte brandstofkosten worden overzichtelijker en eenvoudiger met behulp van een tankpas. Je betaalt immers niet per tankbeurt, maar per periode. Met andere woorden: alle kosten binnen één bepaalde periode worden verzameld en in één keer afgerekend. Dit voorkomt vele losse afschrijvingen die je transactiegeschiedenis onnodig ingewikkeld maken.
Bijdrage per pas
Een klein nadeel van een tankpas, is dat je voor elke pas een bijdrage betaalt. Dat zijn kosten die je maakt als je géén tankpas neemt, maar via de gewone weg het tanken afrekent. Deze doorgaans maandelijkse kosten zijn echter niet bijzonder hoog. Hierdoor is het wel degelijk de moeite waard om te overwegen of de voordelen die het gebruik van een tankpas oplevert niet toch opwegen tegen de bijdrage die je ervoor moet betalen.
Bij sommige aanbieders moet er een borg worden gestort
Een aantal aanbieders van een tankpas vragen een borg bij het leveren van tankpassen. Dit is geld dat je dus beschikbaar moet hebben en kunt verliezen als je bijvoorbeeld de pas kwijtraakt. Ook dit is maar een relatief klein bezwaar, als je in het achterhoofd houdt dat er alle reden toe is om voorzichtig met je pas om te springen. Wanneer je immers maar één keer zonder je tankpas tankt, zorg je alweer voor onnodige extra administratie.
Hoe gebruik je een tankpas?
We weten nu hoezeer een tankpas je administratie eenvoudiger kan maken, maar hoe gebruik je zo’n pas eigenlijk? Kun je hem ook bij selfservice tankstations gebruiken? Je moet een tankpas in feite zien als een creditcard. Je kunt hem invoeren in een pinapparaat en een pincode intoetsen om ermee te betalen. Dat kan dus zowel bij bemande als onbemande tankstations. Met sommige tankpassen kun je ook gebruikmaken van andere auto-gerelateerde diensten, zoals parkeren of een carwash.
Werkt het ook met elektrische auto’s?
Het begrip ‘tankpas’ suggereert nadrukkelijk het gebruik van brandstof als benzine, diesel of gas. Betekent dit dan dat bij een elektrische auto geen tankpas kunt gebruiken? Nee, dat betekent het niet. Aanbieders van tankpassen bieden wel degelijk ook de optie om ook van laadpalen gebruik te maken. Hiervoor wordt doorgaans een aanvullende oplossing aangeboden die dit mogelijk maakt.
Kun je ook buiten Nederland tanken?
Soms gaan zaken de grens over, begeeft men zich in de Duitse grensregio waar even de grens overgaan een flinke besparing op brandstofkosten kan opleveren. Kun je in het buitenland ook je tankpas gebruiken om af te rekenen? Dat kan, als je hiervoor kiest bij het afsluiten van een abonnement op een tankpas. Komt rijden in het buitenland met enige regelmaat voor voor jouw onderneming, dan kun je aanvullende administratieve handelingen te voorkomen door voor een tankpas met Europadekking te kiezen.
