Er zijn meer dan genoeg redenen om wat effectiever te gaan vergaderen. De werkdruk neemt gemiddeld genomen ieder jaar toe. Daarnaast kampen steeds meer sectoren met een tekort aan personeel. De arbeidstijd wordt steeds duurder. Kortom, tijd is geld. Een vergadering die te lang duurt is een grote ergernis voor velen. Zeker als men achteraf het gevoel heeft dat er niets gedaan wordt met de gemaakte afspraken. Gebruik de onderstaande tips als checklist voor effectief vergaderen.
1. Goed voorbereiden
Effectief vergaderen kan alleen als je weet waar de vergadering voor is. Wat is de aanleiding en wat is de gewenste uitkomst? Zorg dat je dit vooraf vastlegt. Stuur vervolgens een uitnodiging naar de betrokken personen. Vraag om hun input zodat je dit eventueel kunt toevoegen aan de agenda. Verlies daarbij niet het doel van de vergadering uit het oog. Gaat de vergadering over duurzaam ondernemen? Dan is een gewijzigd leveringsprogramma niet van belang. Stuur de agenda enkele dagen van tevoren naar alle deelnemers. Geef daarbij aan dat er tijdens de vergadering geen ruimte is voor andere zaken.
2. Tijdsplanning belangrijk
Wanneer mensen met elkaar afspreken, is er altijd wel één die ‘iets’ later is. Wacht daar niet op, maar begin gewoon. Want wachten betekent dat de laatkomer wordt beloont. Daarbij worden de anderen geconfronteerd met onnodige wachttijd. Ander belangrijk punt is dat de vergadering niet te lang mag duren. Als je meer dan anderhalf uur bij elkaar zit, is de effectiviteit klein of zelfs verdwenen. Wat in anderhalf uur wordt besproken is genoeg informatie voor ons brein. Is de agenda nog niet volledig behandeld? Spreek een nieuwe vergadering af.
3. Blijf concreet
Als je effectief wilt vergaderen moet je concreet zijn. Een vergadering met een zakelijk doel is geen sociale bijeenkomst. Begint de vergadering, dan gaat het alleen maar om het doel van de vergadering. Spreek elkaar aan op onnodig uitweiden. Want informatie die niet bijdraagt aan de doelstelling van de vergadering, moet je brein niet eens ontvangen. Hoewel een rondvraag verplicht lijkt, is dit niet zo. Wil je effectief vergaderen, sla de rondvraag dan over. Het is meer een beleefdheidsvorm om iedereen zijn zegje te laten doen. Sluit de vergadering af met de vraag of er nog punten mee moeten naar de volgende vergadering.
4. Vervolgacties snel oppakken
Het doel van een vergadering is het bespreken van een onderwerp en aan de hand daarvan een beslissing nemen. De uitkomst is dus minimaal één vervolgactie. Pak een dergelijke vervolgactie direct op. Want juist het laten liggen van acties zorgt ervoor dat andere deelnemers het gevoel krijgen dat de vergadering geen nut heeft gehad. De motivatie voor de volgende vergadering neemt daarmee af. Daarbij weet je zelf nog goed wat er besproken is. De besproken details zijn na een paar dagen vaak al vergeten.
5. Effectief vergaderen blijven oefenen
Om effectief vergaderen succesvol te maken, moet je blijven oefenen. De eerste paar vergaderingen zal er ongetwijfeld weerstand zijn. Want we willen allemaal graag ons zegje doen. Of dit nu wel of niet met het doel van de vergadering heeft te maken. Maar als na een paar vergaderingen blijkt dat er meer gebeurd, na korter bij elkaar te zijn, komt het begrip vanzelf. Iedereen is er tenslotte bij gebaat als er in een kort tijdsbestek zoveel mogelijk beslissingen worden genomen. Vergeet uiteraard niet dat iedereen ruimte moet krijgen voor zijn of haar inbreng. Bewaak alleen de relevantie.
De bovenstaande regels voor effectief vergaderen kunnen veel tijd besparen. Afhankelijk van je onderneming en het type mensen wat deelneemt, kun je veel zaken elimineren. Neem wel de tijd om de nieuwe werkwijze te laten bezinken. Vergeet niet dat net als ondernemen zonder doel, is vergaderen zonder doel niet effectief is.
