Een van de fijnste dingen van het ondernemerschap, is het kunnen versturen van facturen voor je geleverde werk of producten. Dat zijn immers de momenten waarop het ondernemerschap zich loont. Zo’n factuur moet wel aan bepaalde eisen voldoen. We zetten ze voor je op een rijtje.
Uniek factuurnummer
Op je factuur moet een factuurnummer vermeld staan. Dit is van administratief belang. Daarnaast moet de betaler ernaar kunnen verwijzen zodat het duidelijk is wat de factuur is die wordt voldaan. Zowel voor je eigen administratie als die van de tegenpartij, is het belangrijk dat het factuurnummer in kwestie uniek is. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan en kun je zelf de order en de factuur ook makkelijk terugvinden. Het meest praktisch is het om je factuurnummer oplopend te laten zijn. Je kunt eventueel ook overwegen om het jaartal erin te vermelden.
Naam en adresgegevens
Uiteraard moet duidelijk zijn van wie de factuur afkomstig is en aan wie deze gericht is. Daarom moet jij jouw eigen bedrijfsnaam erop zetten plus je adres en vestigingsplaats of woonplaats. Ook moeten bedrijfsnaam of naam van je klant op de factuur staan plus diens adresgegevens.
KvK-nummer en btw-nummer
Op je factuur moet je kunnen aantonen dat je als bedrijf geregistreerd bent en dat je belastingplichtig bent. Dat eerste doe je door je KvK-nummer aan te geven op je facturen. Daarnaast moet je ook je btw-nummer vermelden. Tegenwoordig is dat niet meer het persoonsgebonden btw-nummer waarmee je inlogt bij de belastingdienst om aangifte te doen, maar een vereenvoudigd nummer dat men btw-id noemt. Let erop dat je inderdaad je btw-id vermeld en niet het volledige btw-nummer.
Datum en betaaldatum
Je wilt natuurlijk wel dat je klant binnen afzienbare tijd zijn rekening betaalt aan je. Om die noodzaak duidelijk te maken, vermeld je een uiterste betaaldatum op je factuur. Gebruikelijk is dat deze twee tot vier weken na de datum waarop de factuur verstrekt is licht. Het is daarom zaak om de datum waarop je de factuur verstrekt ook te vermelden op de factuur. Ook voor administratieve doeleinden is dat van belang.
Duidelijke omschrijving
Facturen komen niet altijd binnen bij degene met wie jij contact hebt. Waar het voor de klant zelf helder kan zijn Waarvoor de factuur is, is dat niet vanzelfsprekend voor degene die de factuur moet verwerken. Om die reden, maar ook omdat dat voor het later terug zoeken van een factuur praktisch is, moet je een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten vermelden op de factuur. Is er sprake van meerdere verschillende zaken op een factuur, vermeld deze dan separaat met de desbetreffende kosten erbij.
Bedrag inclusief en exclusief btw
Uiteraard kun je geen factuur uitreiken zonder daar een factuurbedrag op te vermelden. Dit bedrag dien je op te breken in het bedrag exclusief btw, de btw die berekend wordt en het bedrag inclusief btw. Zo is het voor zowel jou als de ontvanger duidelijk van hoeveel btw er sprake is.
Lager dan 100 euro inclusief btw
In principe is het mogelijk dat je een factuur moet versturen voor minder dan 100 euro. Als het factuurbedrag lager is dan 100 euro inclusief btw, zijn er wat minder verplichtingen voor de gegevens die op de factuur moeten staan. Je mag dan een vereenvoudigde factuur versturen. Een aantal zaken moet daar alsnog op vermeld staan. Dat zijn de datum waarop je de factuur uitreikt, de naam van je onderneming en de adresgegevens, informatie over de goederen of diensten die je hebt geleverd, de btw en, wanneer er sprake is van een correctie van een andere factuur, een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. In een aantal gevallen mag je geen vereenvoudigde factuur uitreiken terwijl het bedrag wel onder de 100 euro is. Dat is zo bij intracommunautaire leveringen, leveringen naar een EU-land waar je niet bent gevestigd en waarbij je de BTW verlegd is naar de afnemer en bij een levering in een EU-land waar je wel gevestigd bent maar deze vestiging niet bij de levering betrokken is.
Factuur naar het buitenland
Doe je zaken met het buitenland? Dan kunnen er andere regels van kracht zijn voor je factuur. Het gaat dan om gegevens die je extra moet toevoegen. Wat die gegevens zijn, verschilt per land. Zelfs binnen de Europese Unie is dat het geval. Check dus bij het land in kwestie welke gegevens er op je factuur moeten staan.
Minder leuk is natuurlijk wanneer je een factuur verstuurt en deze niet binnen de uiterste termijn betaald wordt. Dan moet je tijd en energie gaan steken in het achter je geld aan gaan, en dat is erg vervelend. In dat geval kun je eventueel gebruik maken van de diensten van een incassobureau, hoewel je beter eerst zelf je klant aan de factuur kunt herinneren.
