Als baas kun je denken dat je alles op orde hebt voor je personeel. Maar weet je ook wat er zich allemaal afspeelt op de werkvloer, dan wel binnen of buiten het zicht? Het kan zijn dat een werknemer slachtoffer wordt van pestgedrag op het werk, of discriminatie of (seksuele) intimidatie. Naar wie kan zo’n werknemer om daarover te praten? Naar jou, denk je wellicht. Maar ben jij echt een neutrale partij? Misschien ben jij het zelf wel het probleem waar de werknemer in kwestie over wil praten. Voor zulke situaties is het belangrijk dat je als een bedrijf een vertrouwenspersoon aanstelt die neutraal is.
Niet verplicht
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is niet verplicht voor bedrijven. Je bent dus als ondernemer niet in overtreding als er geen vertrouwenspersoon binnen je bedrijf is. Overigens hoeft een vertrouwenspersoon niet per se iemand te zijn die in het bedrijf werkt. Zeker bij kleine MKB-bedrijven met weinig werknemers is het vaak beter om een voor een externe vertrouwenspersoon te kiezen, omdat de kans te groot is dat de vertrouwenspersoon iemand is waar de werknemer mee samenwerkt. Dat verhoogt de drempel om het probleem bespreekbaar te maken en gaat ten koste van echte neutraliteit van de vertrouwenspersoon. Het is mogelijk om een externe vertrouwenspersoon in te huren via je arbodienstverlener of brancheorganisatie.
Interne vertrouwenspersoon
Is je bedrijf groot genoeg om intern een vertrouwenspersoon te kunnen aanstellen die door veel medewerkers ook echt als neutraal beschouwd kan worden? Vaak wordt gekozen voor een persoon die deze rol uitvoert naast zijn of haar eigen functie. Dit omdat vertrouwenspersoon zijn doorgaans geen fulltime taak is. Maar eigenlijk kan iemand niet ‘zomaar’ vertrouwenspersoon worden. Het kan geen kwaad om die rol te onderleggen met een opleiding. Daar moet je als werkgever geld en tijd voor uittrekken. Daarnaast moet de vertrouwenspersoon ook binnen zijn of haar werkschema de ruimte krijgen om deze rol uit te voeren.
Veilige werkomgeving
Als een vertrouwenspersoon aanstellen niet verplicht is, waarom zou je het doen? Omdat jij als werkgever de plicht hebt om te zorgen voor een veilige (en gezonde) werkomgeving voor je medewerkers. Je zult niet op de vingers getikt worden op het ontbreken van een vertrouwenspersoon, maar het laten plaatsvinden van pesterijen, discriminatie en intimidatie onder jouw leiding is wel laakbaar. Omdat je niet alles zelf kunt zien gebeuren en onder controle kunt houden, is het verstandig als je ervoor zorgt dat er iemand is die zijn of haar oor te luister kan leggen en een rol kan spelen in het oplossen van de situatie.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Maar wat doet zo’n vertrouwenspersoon nu precies? De vertrouwenspersoon biedt in de basis een luisterend oor en een veilige omgeving voor een werknemer om zijn verhaal kwijt te kunnen over ongewenste ervaringen. De vertrouwenspersoon kan de werknemer handvatten bieden voor mogelijke oplossingen. Dat kan ook het organiseren van een gesprek tussen betrokken personen zijn. Ook kan een vertrouwenspersoon helpen bij het indienen van een officiële klacht of de persoon doorverwijzen naar een specifieke instantie of hulpverlener. Daarnaast houdt de vertrouwenspersoon een anonieme registratie bijhouden van klachten en meldingen, waarover hij of zij kan rapporteren aan de werkgever. Autoriteit heeft een vertrouwenspersoon niet.
Geheimhoudingsplicht
Een vertrouwenspersoon staat vooral medewerkers ten dienste en is er niet om jou als werkgever van informatie te voorzien. Voor de gesprekken die de vertrouwenspersoon voert geldt een geheimhoudingsplicht. Als dat niet het geval was, zouden medewerkers waarschijnlijk ook geen gebruikmaken van de vertrouwenspersoon. Als de werknemer aangeeft dat de informatie wel met jou als werkgever gedeeld mag worden, ligt de situatie natuurlijk anders. Is er sprake van een misdrijf waar de vertrouwenspersoon van op de hoogte is, dan geldt het verschoningsrecht niet en kan er wel een verplichting zijn om mededelingen te doen over datgene dat hem of haar is toevertrouwd.
Wellicht klinkt het alsof een vertrouwenspersoon eigenlijk maar weinig doet. Maar onderschat niet de waarde voor mensen om iemand te hebben om hun verhaal aan kwijt te kunnen en advies van te ontvangen in moeilijke situaties op het werk. Wil je voorkomen dat mensen ongelukkig worden binnen jouw bedrijf door de manier waarop ze door een ander bejegend worden, dan is het zeker raadzaam om een vertrouwenspersoon aan te stellen.
