Er zijn twee buitengewoon vervelende dingen die je als werkgever kunnen gebeuren met personeel dat in vaste dienst is: langdurige ziekte en slecht functioneren. Vooral in dat tweede geval is het investeren van tijd en inzet nodig om het probleem het hoofd te bieden. En niet alleen omdat je contractueel aan dit personeelslid gebonden zit en het moeilijk is om tot ontslag te komen zonder dat dit je een hoop gaat geld kosten. Een medewerker die niet goed functioneert zonder dat dit erkend en aangepakt wordt heeft ook een demotiverende invloed op zijn of haar collega’s. Daarom bij deze aantal aanknopingspunten voor het omgaan met een medewerker die niet meer functioneert, aan de hand van het verplicht gestelde verbetertraject bij het disfunctioneren van een medewerker.
Het gesprek aangaan
Als eerste moet je het gesprek aangaan met de medewerker, waarin je duidelijk maakt dat je vindt dat hij of zijn niet goed functioneert en dat je een verbetertraject wilt starten. Pols de bereidheid bij de medewerker om hieraan mee te werken. Wil hij dit niet, laat dit dan schriftelijk vastleggen. Dan sta je sterker bij het in gang zetten van een ontslagprocedure. Is de medewerker wel bereid om mee te werken, dan is het tijd om samen aan de slag te gaan met het verbetertraject.
Op zoek naar het probleem
Het belangrijkste thema om bespreekbaar te maken met je medewerker is motivatie. Demotivatie is immers vaak de reden waarom iemand niet meer optimaal functioneert in zijn of haar baan. Is er sprake van demotivatie, dan is het belangrijk om in kaart te brengen waar dit door veroorzaakt wordt. Is er iets veranderd in taken van de medewerker waardoor deze minder plezier in het werk heeft gekregen? Is er iets gebeurd in de samenstelling van het team of het management wat van negatieve invloed is op de motivatie van je personeelslid? Is er op persoonlijk vlak iets aan de hand wat zorgt voor het disfunctioneren van de medewerker? Is hij of zij teleurgesteld in de ontwikkeling van zijn loopbaan?
Verbeterpunten opstellen
Naast dat je in kaart brengt wat de medewerker demotiveert, moeten er ook duidelijke verbeterpunten met betreft tot het functioneren van de medewerker op papier gezet worden. Dit zijn concrete doelen om naartoe te werken. Formuleer deze doelen duidelijk volgens de SMART-methode: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Stel een periode waarin de verbeteringen waargemaakt moeten worden. Bespreek ook de consequenties voor het geval dat de doelen niet behaald worden in de gestelde periode.
Tijdens het verbetertraject
De medewerker heeft nu tijd nodig om aan de verbeterpunten te werken. Wellicht zijn er ook zaken waar jij als werkgever aan moet werken. Misschien is er een probleem in het team waarin deze medewerker werkt, of moet er iets veranderen aan de taakverdeling. Het kan ook dat je een pad moet uitstippelen dat de medewerker perspectief geeft om door te groeien binnen het bedrijf. Tussentijds evalueer je samen hoe het ervoor staat en of jullie op schema liggen om de problemen op te lossen en de doelen te behalen. Breek het verbetertraject niet binnen de gestelde termijn af, maar geeft de medewerker de beloofde tijd om aan de doelen te werken. Doe je dit toch, dan heb je als werkgever niet aan je verplichtingen voldaan.
Positieve evaluatie
Wanneer de gestelde periode voorbij is, is het tijd voor de eindevaluatie. Hierin maak je de balans op en leg je dit vast in een gespreksverslag. Zijn de resultaten naar wens, dan wordt het verbetertraject formeel afgesloten. Toekomstige evaluaties vinden daarna weer op de gewone manier plaats: door middel van functioneringsgesprekken en werkoverleg. De medewerker krijgt een brief ter bevestiging van de positieve uitkomst van het doorlopen verbetertraject.
Negatieve evaluatie
Natuurlijk is het ook mogelijk dat aan het einde van het verbetertraject de resultaten niet voldoende zijn, terwijl jij als werkgever wel aan al je verplichtingen en afspraken hebt voldaan. Gaat het deze kant op, win dan op tijd advies in bij een specialist om te kijken wat je mogelijkheden zijn. De gangbare opties zijn het aanbieden van ander werk binnen het bedrijf, het uitplaatsen van de medewerker of ontslag. Wil je meer lezen over het verbetertraject, dan kun je online een voorbeeld van een verbeterplan voor het functioneren van een werknemer zoeken.
