Bij beveiliging van bedrijfsdata wordt tegenwoordig vaak als eerste aan cybersecurity gedacht. Er gaat ook haast geen dag voorbij waarin in het nieuws geen melding wordt gemaakt van bedrijfsdata, zoals informatie over klanten, medewerkers of financiën, die door hackers buit is gemaakt. Maar hoewel het natuurlijk zo is dat er steeds mee data digitaal bewaard wordt, zijn er in bedrijven vaak alsnog veel papieren documenten aanwezig, zoals door klanten of medewerkers ondertekende contracten. Daarom moet naast digitale beveiliging door middel van encryptie, wachtwoorden en firewalls zeker niet de fysieke diefstal en beveiliging over het algemeen van bedrijfsdata vergeten worden. Welke stappen kun je hierin nemen?
Beveiliging tegen diefstal van bedrijfsdata
De beveiliging van een bedrijfspand kun je stap voor stap inrichten door in cirkels te denken die steeds kleiner worden. Inbrekers schrik je af door rond het bedrijfsterrein degelijke hekken en poorten te plaatsen. Hier moet een inbreker niet alleen over- of doorheen om bij het pand te komen, maar beperken ook het aantal vluchtwegen. De gevels van een bedrijfspand dienen goed verlicht te zijn met op minimaal 2,7 meter hoog geplaatste energiezuinige lampen met bewegingssensoren, die voorzien zijn van een slagbehuizing.
Kies voor buitendeuren altijd cilindersloten met minimaal een 2-sterren SKG-certificaat, zodat je zeker weet dat de sloten bestand zijn tegen de meeste vormen van sabotage. Om geen grote sleutelbos te krijgen kun je trouwens voor alle buitendeuren gelijksluitende cilindersloten bestellen.
Doordat er in veel kantoren geen vaste werkplekken meer zijn, maar flexplekken, hebben medewerkers tegenwoordig veel vaker een laptop dan een desktop. Mogen (tijdelijke) medewerkers hun laptops niet meenemen naar huis, dan zijn ze extra veilig op te bergen in een laptopkast.
Bedrijfsdata beveiligen tegen brand
Naast het voorkomen van inbraak (of in ieder geval zoveel mogelijk beperking van verlies door diefstal) zijn er nog meer zaken om aan te denken bij beveiliging. Noodverlichting zodat medewerkers in geval van calamiteiten het pand veilig kunnen verlaten bijvoorbeeld. Maar je kunt ook denken aan brandpreventie. Zorg dat jijzelf en medewerkers niet onzorgvuldig nagloeiende lucifers, sigaretten of andere brandbare materialen weggooien, dat er niet teveel apparaten die erg veel stroom verbruiken zijn aangesloten op een wandcontactdoos en stoppengroep in de meterkast en kies altijd voor voldoende dikke elektrische bedrading met veel isolatie.
Mocht er toch brand ontstaan, dan is het zaak te zorgen dat deze zo snel mogelijk wordt opgemerkt met brandmeldingsinstallaties zoals rook- of vuurmelders, en dat de brandweer direct wordt gealarmeerd. Brand kan zelfs in de paar minuten die het de brandweer kost om het bedrijfspand te bereiken al flinke schade aanrichten. Een brandwerende kluis voor belangrijke documenten zoals eigendomspapieren en contracten biedt extra zekerheid.
Belangrijk voor zowel zzp’ers als grotere bedrijven
De beveiliging van bedrijfsdata is altijd iets om goed over na te denken, of je nu als zzp’er vanuit je eigen huis werkt, of een bedrijfspand hebt en medewerkers in dienst.
