Nederland kent steeds meer ondernemingen. Dit betekent dat er meer vergelijkbare bedrijven komen. Als jouw diensten dan niet meer onderscheidend genoeg zijn, zal je bedrijf dat wel moeten zijn. Een goede manier om eruit te springen is het professionaliseren van je bedrijf. Want een klant die kan kiezen uit meerdere leveranciers, moet wel overgehaald worden. Met de onderstaande vijf stappen kun je je bedrijf stap voor stap professionaliseren.
Stap 1: Communicatie optimaliseren
Communicatie is de belangrijkste factor voor wat je als bedrijf doet. En dan niet alleen de inhoud van je communicatie, maar ook de manier waarop je communiceert. Wil je professioneler overkomen, dan is het optimaliseren van de communicatie de eerste logische stap. De inhoud van de informatie-uitwisseling is sterker wanneer je je beperkt tot de feiten. Een mening kun je het beste alleen aan een eindconclusie en een advies verbinden. Het is prettig voor alle partijen als je eerst duidelijk maakt wat het doel van de communicatie is. De ontvanger(s) weten dan waarom er iets wordt gezegd of geschreven. De manier van communiceren moet kort en bondig zijn en alleen in het teken van het communicatiedoel staan.
Stap 2: Uitstraling (huisstijl)
Omdat veel communicatie schriftelijk is, is de uitstraling van je bedrijf belangrijk. Uniek zijn is goed, maar het moet wel professioneel zijn. Je kunt als autobedrijf prima een logo hebben waarin een auto is te zien. Maar je pand van binnen volledig behangen met behang, met twintig autootjes per vierkante meter, is niet erg professioneel. Neem daarom eens je huisstijl onder de loep. In de meeste branches is een minimalistische uitstraling met maximaal drie kleuren het meest professioneel.
Stap 3: Breng je website op orde
Een website is voor veel ondernemers een marketinginstrument. Maar voor vrijwel iedere website geldt dat dit de eerste weergave van je bedrijf is voor de bezoekers. Breng daarom je website op orde en zorg dat deze een goed beeld van je bedrijf geeft. Doe je veel zaken met het buitenland? Zorg dan voor een meertalige website. Het is raadzaam om dit via een vertaalbureau te doen. Woon je in het midden van het land, zoek dan eens naar een vertaaloplossing voor de omgeving van Utrecht. Uiteraard geldt dat ook voor jouw eigen regio. Van een vertaalbureau kun je verwachten dat de tekst op je website tekstueel klopt. Maar belangrijker nog, de boodschap komt duidelijk over in een andere taal.
Stap 4: Je administratie professionaliseren
Het professionaliseren van je bedrijf is niet alleen de uitstraling en communicatie. Ook effectiever werken is daar een onderdeel van. Dit doe je bijvoorbeeld door het optimaliseren van je administratie. Als die accuraat is, weten klanten waar ze aan toe zijn. De bedoeling is dat de klant een professionele offerte en later een opdrachtbevestiging ontvangt. Houd je daarbij aan de afspraken zodat de factuur later geen discussiepunt wordt. Juist het niet op orde hebben van de administratie, zorgt voor fouten en miscommunicatie. En juist dat, is niet professioneel.
Stap 5: Houd je aan je afspraken
Wanneer je je steeds aan de afspraken houdt, kom je professioneel over. Het kan niet anders dat dit gaat opvallen bij je klanten. Dit zorgt voor een goede naam, die ook bij potentiële klanten genoemd gaat worden. Uiteraard overkomt het iedereen dat je een deadline soms niet kan halen. Wacht dan niet tot het zover is, maar informeer de betrokken partijen voordat de deadline is verstreken.
Het professionaliseren van je bedrijf bestaat uiteindelijk uit meer dan vijf stappen. Maar op basis van de genoemde stappen kan iedere ondernemer beter overkomen. Vervolgstappen ontstaan vanzelf als je je bezig gaat houden met het verbeterproces. Het uitgangspunt is dat de manier hoe je overkomt, acteert en oplevert, je professionaliteit het meest beïnvloeden.
