Een leaseauto is een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde en voor sommige werknemers noodzakelijk. Deze auto stel je ter beschikking via een leaseconstructie. Hiervoor sluit je een overeenkomst met een leasemaatschappij. De leaseauto blijft dus in bezit van de leasemaatschappij en je hebt geen omkijken naar kosten voor onderhoud en wegenbelasting. Dit zijn drie veelgestelde vragen van werkgevers over een leaseauto.
Hoeveel kost een leaseauto?
De kosten voor een leaseauto bestaan uit de leasekosten voor de betreffende auto. De hoogte is afhankelijk van het model, de leaseperiode en het aantal vrije kilometers. Dit leg je allemaal vast in de overeenkomst met de leasemaatschappij. De kosten voor de autoverzekering, wegenbelasting en onderhoud zijn doorgaans inbegrepen in deze prijs. Daarnaast betaal je alleen nog de brandstofkosten. Deze worden meestal afgerekend met een tankpas die wordt meegeleverd met de leaseauto. Let er wel op dat je bij schade aan een leaseauto deze niet altijd kunt doorberekenen aan de werknemer. Schade veroorzaakt onder werktijd hoeft de werknemer in de regel niet te betalen. Er kan sprake zijn van een uitzondering bij bewuste roekeloosheid of opzet van de werknemer.
Wie betaalt de bijtelling?
Er moet bijtelling betaald worden bij privégebruik van de leaseauto, wanneer dit meer dan 500 kilometer per jaar is. Doorgaans is dit 22 procent van de catalogusprijs van het voertuig. Bij elektrische auto’s kan sprake zijn van een lagere bijtelling van vier procent. De bijtelling vervalt als een werknemer niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Als bewijsmateriaal moet hier wel een goede rittenregistratie voor bijhouden worden. Woon-werkverkeer ritten gelden in deze context als zakelijke kilometers. De bijtelling geldt als ‘extra inkomen’ op papier voor de werknemer en heeft dus gevolgen voor de belasting die hij betaalt.
Hoe leg je afspraken vast over de leaseauto?
De afspraken die je maakt wil je goed documenteren. Afspraken over leaseauto’s kun je op twee manieren vastleggen: in een autoregeling en een berijdersovereenkomst. In de autoregeling staan vaak algemene afspraken vastgelegd die voor het hele bedrijf gelden. Zo beschrijf je wie er recht heeft op een auto van de zaak en wat de normbedragen zijn per functie. De autoregeling kun je vervolgens opnemen in je personeelshandboek. Voor individuele afspraken stel je een berijdersovereenkomst op. Hierin leg je bijvoorbeeld vast wat de afspraken zijn over de eigen bijdrage bij privégebruik. Als je ervoor kiest om een leaseauto beschikbaar te stellen kun je dit niet zomaar intrekken, bijvoorbeeld omdat jouw medewerker slecht functioneert. De auto van de zaak behoort namelijk tot de secundaire arbeidsvoorwaarden van jouw werknemer.
