Veel bedrijven zijn erg druk met het leveren en produceren van hun producten of diensten. De orderportefeuilles puilen uit en er moet steeds een stapje harder worden gelopen om het werk klaar te krijgen. Vaak als men net begint in te lopen op de planning, komt er weer een order tussendoor. Vaak met schijnbaar onmogelijke levertijden. Hoe moet je daar mee om gaan? We geven zeven tips.
Tip 1: Onmogelijke levertijden?
In veel productiebedrijven is een tekort aan uitvoerend personeel. Daarom is het voor velen niet makkelijk om de gestelde productiedoelen te halen. De levertijd van een order is daarbij bepalend. Voor de productieafdeling is het vaak een wens om orders met een ruimere levertijden uit te voeren. Voor de afdeling verkoop betekent een kortere levertijd vaak dat er meer orders binnenkomen. Of een levertijd wel of niet mogelijk is, is voor iedereen weer anders. Zorg daarom dat de verkoopafdeling een duidelijk beeld van de beschikbare capaciteit heeft.
Tip 2: Zeg niet direct ja
Als een klant een order wil plaatsen vraagt hij meestal een offerte op. Als de prijs acceptabel is, wordt de levertijd een punt van onderhandeling. Het is belangrijk dat je niet te snel een order aanneemt met een korte levertijd. Vraag aan een klant of je dat eerst uit mag zoeken, zodat je met de productie kunt overleggen of het wel of niet haalbaar is.
Tip 3: Overleg met je klant
Iedere order moet positief bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Dus een order met veel winst, is een goede order. Maar als de kostprijs hoger wordt omdat er een (te) korte levertijd wordt afgesproken, is de winst al minder hoog. Moeten andere orders wijken voor deze ‘winstgevende’ opdracht, dan gaat dat ten koste van andere orders. Overleg daarom met je klant over de levertijden. Vaak is er nog ruimte vanuit de klant. Anderzijds is het niet erg om een keer een order te verliezen als de huidige orders winst genereren.
Tip 4: Plan op basis van 80% capaciteit
Wanneer je de capaciteit van ieder productiemiddel bij elkaar optelt, heb je de volledige productiecapaciteit. Het is verstandig om te plannen op basis van 80% van deze totale capaciteit. Als er een spoedorder tussendoor komt, is er ruimte. Anderzijds is er ook ruimte als er een calamiteit optreedt. Prettige bijkomstigheid is dat er minder druk op je personeel ligt.
Tip 5: Overleg met je personeel
Als je een grote order kan ‘scoren’ maar dit voor onmogelijke levertijden zorgt, overleg dan met je personeel. Dit creëert veel meer bereidwilligheid. Daarnaast zien juist de mensen uit de productie, kansen om levertijden te halen. Luister vervolgens wel naar het advies van hen, ook als het advies je niet uitkomt.
Tip 6: Vraag meer geld voor korte levertijd
Wanneer er sprake van onmogelijke levertijden is, kun je overwegen om je prijs aan te passen. Een korte levertijd kun je belasten met een toeslag. Dit zorgt vaak voor minder spoedorders. Voorbeeld is een spoedorder met twintig posities. Terwijl er maar één van de artikelen snel nodig is bij de klant. Door een toeslag te vragen zal de klant eerder alleen het benodigde onderdeel met spoed bestellen.
Tip 7: Uitbesteden is ook een optie
Ondanks al deze maatregelen kunnen er orders met onmogelijke levertijden blijven komen. Althans, onmogelijk voor jouw bedrijf om op tijd te leveren. Wellicht zijn er leveranciers waar je het werk kunt uitbesteden. De winst is dan wellicht minder, maar je kunt wel je klanten op tijd van producten voorzien. Houd daarbij steeds je eigen bedrijfsresultaat voor ogen.
Er kunnen onmogelijke levertijden worden gevraagd door je klanten. Op basis van de genoemde tips kun je ongetwijfeld al meer rust creëren. Zet steeds iedere order in het licht van de winstgevendheid voor jouw bedrijf. Een order mislopen is helemaal geen probleem als je maar eerlijk bent naar de klant.
