Iedere onderneming moet factureren om zijn behaalde omzet, betaald te krijgen. Vaak wordt er niet over nagedacht, maar daar gaat best wat tijd in zitten. Daarom is het goed om eens te kijken wat je kunt doen om tijd te besparen. Er zijn bijvoorbeeld middelen die je kunnen helpen. Maar ook werkmethoden die je zelf kunt toepassen. We geven je vijf tips om tijd te besparen op je facturering.
Tip 1 Ga digitaal een factuur maken
Wellicht is deze tip voor veel mensen vanzelfsprekend. Toch worden er nog steeds facturen met de hand gemaakt. Niet iedereen is even handig met een computer, maar het vereist niet heel veel vaardigheid. Met Excel kun je al ver komen. Ongetwijfeld heb je een boekhouder die de btw administratie voor je afhandelt. Deze boekhouder kan je misschien adviseren over een eenvoudige methode. Het grote voordeel van digitaal factureren is vooral de tijdsbesparing. Als je iedere factuur moet uitprinten, in een envelop doen, een postzegel moet zoeken en plakken, en vervolgens op de post moet doen, dan ben je lang bezig. Veel langer dan wanneer de factuur per email naar de klant vertrekt.
Tip 2 Zorg voor een template
Je kunt een factuur handmatig intypen. Wellicht merk je zelf ook dat je veel gegevens vaak in moet voeren. Stel dat je werkuren moet factureren, en je moet per regel steeds ‘werkuren’ intypen en het uurtarief, dan kan dit efficiënter. Als je geen gebruik maakt van boekhoud- of administratiesoftware, kun je ook in Excel een template maken. Hiermee bedoelen we een standaardformulier, de factuur. Vervolgens op een ander tabblad een tabel met de standaard regels. Zoals werkuren voor een bepaald uurtarief. Heb je verschillende tarieven, gebruik dan meer regels. Geef iedere regel een uniek nummer. Met dit nummer kun je een verwijzing in het formulier opnemen. Als je dit goed instelt komt de regel direct te voorschijn zonder dat je steeds hetzelfde typt.
Tip 3 Verzamel alle informatie vooraf
Ga je een factuur maken, zorg dan dat je alle benodigde informatie bij de hand hebt. Het is natuurlijk altijd prettig om z.s.m. na een project te gaan factureren. Maar moet je van je leveranciers nog de factuur krijgen, kun je niet alles doorberekenen. Het gevolg is dat je op een later tijdstip alsnog een factuur moet maken. Voor de belastingdienst moet je nogal wat informatie op de factuur hebben staan. Ook al heb je alle benodigde gegevens, zorg dat je deze vooraf bij elkaar hebt verzameld. Er is niets minder efficiënt dan vanuit een stapel papieren je informatie bij elkaar moet verzamelen. Wellicht kun je per project een bakje maken waarin je alle urenbriefjes, inkoopfacturen en evt. transportfacturen, bewaard. Het beste is om dit ook nog digitaal te doen, zodat je eenvoudig kunt zoeken i.p.v. een avond bladeren.
Tip 4 Gebruik een online boekhoudpakket
Een factuur maken met een online boekhoudpakket is over het algemeen het meest efficiënt. Gedurende een lopend project voer je in feite alle gegevens al in. Ben je aan het einde van een project, dan kun je met enkele handelingen een factuur genereren. Heb je tijdens de looptijd van de klus daar wat minder aandacht aan besteed, dan kun je alsnog vrij snel alles invoeren. Omdat je boekhouding online beschikbaar is kun je ten alle tijde bij je gegevens. Daarnaast kun je met de boekhouder overeenkomen dat hij zijn gegevens uit de software haalt. Scheelt je ook nog tijd bij de btw aangifte en jaarrekening.
Tip 5 Huur een administratieve kracht in
Is administratie echt niet je ding, maar heb je niemand om op terug te vallen? Huur dan een administratieve kracht in. Er zijn best wat mensen die geen, of niet volledig werk hebben, en graag jou willen helpen met de administratie. Zeker als je liever met je ‘echte werk’ bezig ben, kan zo iemand een uitkomst zijn. Dit staat of valt natuurlijk wel met het secuur vastleggen van de gegevens. Omdat je steeds informatie moet uitwisselen moet je wel iemand hebben die snel genoeg begrijpt wat er wordt bedoeld. Als je alles moet toelichten dan kost het jou nog tijd. En dat was niet de bedoeling.
Misschien ben je een zzp`er, en heb je helemaal geen tijd en zin om je met de administratie bezig te houden. Kijk dan eens of het aantrekkelijk is om iemand aan te nemen. Het kan een grote stap zijn, maar je hoeft iemand niet direct fulltime aan te nemen.
