Tijdens het werken worden er veel vergaderd. Voordat een besluit wordt genomen, wordt er vaak eerst vergaderd over het onderwerp. Wie heeft welke mening en welke inzichten zijn nieuw voor ons? Een vergadering zorgt voor meer betrokkenheid van verschillende partijen. Tijdens een vergadering kan je je stem laten horen. Deel jouw mening met anderen en vertel hoe jij tegen iets aankijkt. Door te vergaderen komen er nieuwe inzichten en ideeën tot stand. De wekelijkse vergadering wordt vaak als iets nutteloos gezien. Niemand heeft eigenlijk wat te vertellen en het levert uiteindelijk niks op. Wij geven jou graag een aantal tips voor een effectieve vergadering. Het is geen verspilde tijd als jij alles uit jouw vergadering haalt.
1. Tijd voor een vergadering
Een wekelijkse vergadering is wellicht iets te veel van het goede. Je kunt de week natuurlijk afsluiten met elkaar om te bespreken wat er goed ging en wat er minder goed. Door deze ervaringen met elkaar te delen, kun je van elkaar leren. Als de vergadering iedere week plaatsvindt, maar niemand heeft wat te melden, vraag je dan af of de vergadering wel effectief is. Wellicht is het beter om de vergadering eens in de twee weken te laten plaatsvinden. Op een termijn van twee weken kan iedereen diep nadenken over de verschillende zaken en eventueel dingen voorbereiden.
2. Stel agendapunten op
Door agendapunten op te stellen, creëer je overzicht in een vergadering. Laat iedereen de periode voordat de vergadering plaatsvindt, agendapunten op de lijst zetten. Vlak voor de vergadering ga je het op de juiste volgorde zetten. Het belangrijkste komt als eerste. Als de vergadering te lang duurt, dan haken sommige mensen af. Ons advies is om daarom eerste de belangrijke punten te behandelen in de vergadering. Doordat iedereen de agendapunten kan bekijken, kunnen er vooraf eventuele voorbereidingen worden getroffen.
3. Sluit de vergadering af met een vragenronde
De vergadering wordt altijd afgesloten met een vragenronde. Zorg dat het een vragenronde blijft en voorkom discussies. Discussies hoeven niet plaats te vinden aan de kantoortafels. Deze kunnen later één op één of met een beperkte groep plaatsvinden. Als het onderwerp van de discussie belangrijk genoeg is, dan kan het worden genoteerd als agendapunt voor de volgende keer.
