Tenzij je zelf boekhouder bent, is het bijhouden van je administratie waarschijnlijk niet één van je meest geliefde taken als ondernemer in het midden- en kleinbedrijf. Toch is het bijhouden van een volledige en waarheidsgetrouwe administratie een plicht waar je niet onderuit komt. Daarom besteden sommige MKB’ers deze taak uit aan een professionele accountant. Dit kan echter niet elke ondernemer zich zomaar veroorloven. Dit is ook niet per se nodig als je jouw administratie in eigen handen wilt houden en bereid bent te investeren in een goed boekhoudprogramma dat je administratie op orden houden een stuk makkelijker maakt. Is dat het geval voor jou? Wij geven je graag een aantal tips voor het kiezen van een boekhoudprogramma voor het MKB.
Hoe uitgebreid wil je het hebben?
Het ene boekhoudprogramma is het andere niet. De mogelijkheden van de software kunnen sterk variëren. Daarom is het belangrijk om duidelijk te hebben voor jezelf wat je wilt automatiseren. Je kunt geen voor een programma waarin je zelf al je bonnetjes invoert dat een volledig geautomatiseerd finance & control systeem waarbij je enkel nog betalingen voor akkoord voorgelegd krijgt en je met maandelijkse overzichten op de hoogte gehouden wordt. Wil je vooral zo min mogelijk zelf hoeven doen, dan moet je kiezen voor een breed pakket. Neem je een flexibel pakket, dan kun je er altijd nog voor kiezen om dit later uit te breiden met zaken als facturering, CRM, salarisadministratie, sales en begrotingen.
De aanbieder doorlichten
Aanbieders van boekhoudsoftwarepakketten zijn er inmiddels meer dan genoeg. Dat is prettig, want er valt dus wat te kiezen en door de concurrentie blijven de prijzen scherp. Maar niet alle aanbieders zijn even berekenbaar en betrouwbaar. Omdat het om een noemenswaardige investering gaat die jouw administratieve proces eenvoudiger moet maken in plaats van ingewikkeld, wil je wel de juiste aanbieder hebben waarbij je zo min mogelijk klachten gaat hebben. Kijk dus naar wat andere gebruikers erover zeggen en naar de geschiedenis van de aanbieder. Hoe wordt de helpdesk beoordeeld? Zijn hun servers waar jouw administratie op komt te staan goed genoeg beveiligd? Staan ze bekend om het doorontwikkelen van hun software? Is het een gezond bedrijf dat niet binnenkort omvalt?
Wat krijg je voor je geld?
Dat met een boekhoudprogramma kosten komen is natuurlijk geen verrassing. Maar het is wel goed om te kijken wat je krijgt voor je geld. Dat betekent dat je niet alleen moet kijken naar de mogelijkheden die je geboden worden met de software, maar ook naar de ondersteuning die geboden wordt. Komen er bijkomende kosten bij? Sommige aanbieders laten je extra betalen voor zaken als de installatie van de software, updates, hosting van je administratie, onderhoud en gebruik van de helpdesk. Zo lopen de kosten alsnog op.
Lees de kleine lettertjes
Boekhoudsoftware wordt veelal geleverd als een soort van abonnement. Dat betekent dat het belangrijk is om goed te kijken naar de voorwaarden, de zogenaamde kleine lettertjes. Wanneer je bijvoorbeeld besluit dat je jouw abonnement stop wilt zetten, hoe makkelijk is het dan om het op te zeggen? Hoe lang is de opzegtermijn? Misschien wil je liever de software eerst testen voordat je je definitieve besluit maakt. Is het mogelijk om een proeftermijn te hebben? In het geval dat er calamiteiten ontstaan, bijvoorbeeld wanneer de servers waarop jouw administratie gehost wordt plat komen te liggen, wie is er dan aansprakelijk?
Koppelen met je andere software en je accountant
Het is ook handig om je boekhoudprogramma te kunnen koppelen met andere software die je in gebruik hebt. Daarom hebben aanbieders vaak een lijst met softwareproducenten met wiens programma’s er een koppeling gemaakt kan worden. Dit kan processen binnen je bedrijf nog verder automatiseren, want dan dus ook weer betekent dat er minder werkuren nodig zijn voor administratieve werkzaamheden. Maak je wel gebruik van de diensten van een accountant, dan is het goed om te weten welke software hij of zij gebruikt. Wanneer er een koppeling gemaakt kan worden tussen het programma waar jouw administratie in gedaan wordt en de software die de accountant gebruikt, vergemakkelijkt dit de overdracht van gegevens weer. Wellicht heeft je dure accountant dan ook minder uren nodig om de door jou gewenste diensten te leveren.
