Het is al jaren een spanningsveld. Veel verschillende leveranciers om over prijs te onderhandelen. Of juist een minimaal aantal vertrouwde leveranciers. Er is geen formule die voor iedere onderneming opgaat. Maar het is wel goed om af te wegen wat voor jouw situatie relevant is. Het besparen op inkoop is bijvoorbeeld geen besparing, als de tijd die je er mee kwijt bent, meer kost. In dit artikel enkele afwegingen of je veel of weinig leveranciers moet hebben.
Prijsonderhandelingen
Koop je veel artikelen in die door veel leveranciers worden aangeboden, dan is prijs belangrijk. Zeker als het om grote aantallen gaat, dan is het goed om bij drie partijen de prijs op te vragen. Bij grote aantallen zijn een paar centen per product, op de hele order veel geld. Hou daarbij wel rekening met secundaire voorwaarden. Zaken zoals levertijd, verzendkosten en retourneren mogelijkheid zijn ook onderdeel van je inkoop. Denk ook aan de kwetsbaarheid van de levertijd. Een leverancier met een JIT-strategie heeft door het ontbreken van buffers sneller een leverprobleem.
Vertrouwensrelatie
Een andere visie het aangaan van een vertrouwensrelatie. Je gaat voor bijvoorbeeld een jaar de samenwerking aan met een leverancier. Vervolgens wordt er zonder onderhandelen bij deze partij besteld. Over de prijs kan vooraf worden onderhandeld, door bijvoorbeeld een vaste kortingspercentage. Het kan zijn dat je op deze manier niet altijd je artikelen het meest goedkoop geleverd krijgt. Maar gewoon vanuit je ERP systeem inkopen zonder veel moeite is efficiënt. Dit levert een enorme tijdsbesparing op voor de afdeling inkoop.
Minder tijd besteden aan inkoop
In veel onderneming wordt er dagelijks onderhandeld over in te kopen materialen. Het maakt nogal verschil als je veel of weinig leveranciers hebt. Als je een grote diversiteit aan onderdelen in moet kopen bij allerlei leveranciers, dan kost dit veel tijd. Als je zoveel mogelijk artikelen bij één vaste leverancier kunt inkopen, dan is de inkoper veel eerder klaar. Vrijwel iedere administratieve afdeling heeft het altijd druk genoeg. Daarnaast vertegenwoordigen zij een grote indirecte kostenpost. Kun je hier een fte op besparen dan levert dat jaarlijks veel geld op. En het is voor de afdeling verkoop van de leverancier net zo goed een tijdbesparing. Voor de leverancier loont het dus ook om inkoopafspraken te maken.
Inkoopafspraken maken
Als je een leverancier voor een bepaalde periode vastlegt, is het maken van afspraken logisch. Als het om grote aantallen gaat dan is een kortingspercentage belangrijk. Daarnaast zijn levertijden en verzendkosten ontzettend belangrijk. Ben je daar alsnog weer geld of tijd aan kwijt? Dan heeft het kortingspercentage niet veel zin. Gaat het niet om grote aantallen maar specialistische (half)fabrikaten? Dan kun je afspraken maken over materiaalprijzen en uurtarieven.
Veel of weinig leveranciers
Wil je met veel of weinig leveranciers werken? Dan is het dus bepalend wat je inkoopt. Als je veel inkopen kunt bundelen door bij één of weinig leveranciers te bestellen, dan levert dit altijd wat op. Bespaar je tijd door onderhandelingen achterwege te laten, dan betaal je misschien iets meer. Maar bereken dan de prijs verhouding daartussen. Koop je slechts een kleine selectie artikelen in grote aantallen in? Dan is het lonend om vooraf met minimaal drie partijen te onderhandelen.
Het hebben van veel of weinig leveranciers hebben beide hun voor- en nadelen. Maak voor jouw situatie de afweging. Vergeet daarbij niet dat de tijd die je aan inkopen kwijt bent ook geld kost.
