Het lijkt misschien simpel om de boekhouding via een papieren document of online spreadsheet bij te houden. Wanneer je dit doet, is het belangrijk dat alle berekeningen in het document goed staan ingesteld. Met een klein foutje kun je al heel wat cijfers vergeten en meestal heeft dit een negatief effect op je totale inkomsten/uitgaven. Daarnaast is het ook lastig om aan alle ‘kleine regeltjes’ te voldoen als je dit document zelf hebt gemaakt. Boekhoudsoftware voor ZZP’ers is daarom een goede investering, omdat het op de lange termijn alleen maar geld oplevert.
Normaal gesproken is het bij een ZZP’er zo dat hij zijn administratie/boekhouding zelf bijwerkt. Dit is te begrijpen omdat een extern persoon vaak veel kosten met zich meebrengt. Echter zijn er de laatste tijd ook veel online platformen waarbij je gebruik kan maken van verregaande automatisering waardoor je eigenlijk helemaal niet meer hoeft te boekhouden. Het enige wat je hoeft te doen is te factureren, inkoopfacturen in te sturen en de bankenkoppeling aan te zetten. Het grootste deel van je boekhouding is dan volledig geautomatiseerd, en wordt periodiek gecontroleerd door een ervaren boekhouder.
De boekhoudsoftware van Minox doet het volgende:
- Mogelijkheid voor een bankkoppeling die je bank inleest en waarmee je automatisch betalingen kunt betalen.
- Betalingen worden automatisch verwerkt in de administratie. De bankrobot zorgt er voor dat betaling worden gekoppeld aan de juiste facturen zodat ze automatisch kunnen worden verwerkt.
- Inkoopfacturen worden herkend en geautomatiseerd geboekt in de administratie. Handmatig boeken van inkoopfacturen is hiermee verleden tijd.
- Doormiddel van een klantenbestand met alle gegeven worden facturen automatisch gemaakt en verstuurd.
- De boekhoudsoftware is makkelijk te koppelen aan andere softwareprogramma’s. Op deze manier maakt het niet uit wat voor software de klanten of collega’s hebben, er kan altijd een koppeling gemaakt worden.
- Het is mogelijk om te werken met split screen. Op deze manier kan het boekingsscherm en de facturen op 1 scherm getoond worden. Makkelijk, efficiënt en overzichtelijk dus!
Enkele voordelen bij het gebruik van boekhoudsoftware
Doordat heel veel zaken automatisch gaan, bespaart de ZZP’er heel veel tijd. Hierdoor komt er meer tijd vrij om je te richten op de belangrijke zaken van je business, namelijk de in- en verkoop of de kwaliteit van je product/dienst verhogen. Een hogere kwaliteit betekent langdurige samenwerkingen en meer klant tevredenheid. Uiteindelijk levert dit meer winst op natuurlijk!
Doormiddel van het geoptimaliseerde systeem worden er ook minder fouten gemaakt en is alles makkelijk te corrigeren. Je komt een stuk professioneler over als de facturen elke maand netjes in hetzelfde template worden verstuurd zonder fouten als het verkeerde factuurnummer etc. Dit oogt uiteindelijk een stuk professioneler en zorgt voor meer betrouwbaarheid.
Zelfs op korte termijn kun je de investering in boekhoudsoftware ruimschoots terugverdienen. Daarnaast bespaar je veel tijd, en deze tijd kun je weer steken in de belangrijkere zaken, zoals het runnen van je bedrijf!
