Ondernemen staat eigenlijk gelijk aan risico’s nemen, zij het verantwoorde risico’s. Onnodige risico’s kun je beter vermijden. Dat doe je door niet overambitieus te zijn of onvoldoende onderbouwd grote beslissingen te nemen. Maar je vermijdt ook onnodige risico’s door goed voorbereid te zijn op verschillende situaties. Er kan immers van alles gebeuren dat problemen kan opleveren voor je bedrijf. Zoals zieke leveranciers, digitale storingen of langdurig uitval van personeel. Het hebben van een goed back-upplan is daarom geen overbodige luxe, maar een essentieel onderdeel van gezond ondernemerschap. Toch ondernemen veel ondernemers pas actie als het al mis is gegaan. We bespreken waarom elke ondernemer een back-upplan zou moeten hebben.
Waarom een back-upplan onmisbaar is
Met een back-upplan bedoelen we niet een idee voor een ander soort bedrijf, dienst of product. Het gaat om een noodplan, een overzicht van wat je moet doen als je bedrijf wordt getroffen door een onverwachte situatie. Dat klinkt misschien als iets dat vooral voor grote bedrijven is. Maar dan onderschat je in welke mate kleine en middelgrote ondernemingen juist extra kwetsbaar zijn. Die hebben immers minder reserves en zijn vaak sterk afhankelijk van één of enkele leveranciers of opdrachtgevers. Er zijn allerlei zaken die je zouden kunnen overkomen. Je laptop met klantgegevens wordt bijvoorbeeld gestolen. Een vaste koerier valt uit en je product komt niet op tijd bij je klanten. Je belangrijkste medewerker meldt zich ziek tijdens een drukke periode. De koelinstallatie in je horecazaak begeeft het op een warme dag. Als je op dat moment geen plan van aanpak paraat hebt, is de kans op paniek groot. Met een back-upplan heb je tenminste al nagedacht over alternatieven en kun je dus ook veel sneller schakelen naar passende oplossingen.
“Dat overkomt mij niet”
Hoe weet je dat veel mkb’ers te makkelijk denken over risico’s? Nou, bijvoorbeeld omdat ze de gok nemen om geen arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zichzelf af te sluiten. Maar ook omdat ze denken dat hun bedrijf te klein is om echt geraakt te worden door rampscenario’s en dat ze wel even iets kunnen regelen als er wat anders loopt dat gehoopt of verwacht. Dat kan in de praktijk nog vies tegenvallen, want je bent wel degelijk afhankelijk van allerlei zaken die voor grote problemen kunnen zorgen als ze wegvallen. Hoe sneller je kunt reageren in zo’n situatie, hoe kleiner de schade. Dan hebben we het niet alleen over financiële schade, maar ook over reputatieschade, want ook dat ligt op de loer.
De belangrijkste onderdelen van een back-upplan
Een goed back-upplan hoeft niet heel uitgebreid en ingewikkeld te zijn. Juist het nadenken over een eenvoudige, duidelijke aanpak zorgt ervoor dat je in crisissituaties snel kunt handelen. De eerste stap is het in kaart brengen welke processen essentieel zijn voor je bedrijf en vervolgens waar de grootste risico’s zitten. Dan is het zaak om per scenario een praktisch alternatief te bedenken, bijvoorbeeld weten waar je een koelcontainer als je koelinstallatie uitvalt. Een lijstje met contactpersonen en leveranciers die je snel kunt inschakelen is een belangrijk onderdeel van een back-upplan. Denk ook alvast na over crisiscommunicatie: hoe ga je je klanten of medewerkers inlichten als er iets misgaat? Ook belangrijk is om alvast verantwoordelijkheden te verdelen onder je personeel, zodat iedereen weet wie wat moet doen als het plan in werking treedt.
Maak het plan niet en om het daarna te vergeten
Een valkuil waar men regelmatig in trapt, is om één keer een back-upplan op te stellen en er vervolgens niet meer naar om te kijken. Je bedrijf is constant in beweging, en dat betekent dat je je plan moet blijven actualiseren. Controleer minstens één keer per jaar of alles nog wel klopt, of je nieuwe risico’s erbij hebt gekregen en of je bedachte alternatieven nog wel beschikbaar en toereikend zijn. Daarnaast kan het geen kwaad om af en toe is te oefenen met je personeel. Hoe gaan we er samen mee om als de internetverbinding een halve dag plat ligt, bijvoorbeeld? Zo voorkom je dat het werk alsnog stil komt te liggen op momenten dat er iets onverwachts gebeurt.
Goed voorbereid zijn is een belangrijk onderdeel van professioneel ondernemen. Verkeerd of niet reageren in crisissituaties kan tot aanzienlijke problemen en schade leiden. Door alvast preventief na te denken over risico’s en noodscenario’s, kun je sneller reageren en de schade beperken als het daadwerkelijk een keer misgaat. Het is, zeker voor een mkb’er, vaak een relatief kleine investering in tijd die zich in de toekomst dubbel en dwars kan terugbetalen als je plan ooit nodig blijkt te zijn. Stel jezelf daarom vandaag nog de vraag: als het morgen misgaat, ben ik er dan klaar voor om dat snel en adequaat op te vangen? Probeer die vraag zo objectief mogelijk te beantwoorden en niet in de eerdergenoemde valkuil van ‘ik regel dan wel iets’ te trappen.
