De zakenwereld zit vol met terminologie. Maar al te vaak zijn dat Engelse termen die vooral heel duur klinken, maar lang niet altijd meteen evident zijn. Toch gaat het in de regel om concepten die relevant zijn voor het ondernemen. Het loont om af en toe eens zo’n begrip te pakken en uit de doeken te doen. Zo bestaat er een populaire methode van leiding geven aan een bedrijf die ‘lean management’ genoemd wordt. Maar wat houdt dat nu precies in, en hoe kan het je bedrijf organisatie helpen om succesvoller te worden? We proberen de kernprincipes van lean management en de meerwaarde ervan uit te leggen.
Wat is lean management?
Lean management is een manier van leiding geven aan een bedrijf of organisatie die specifiek gericht is op het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Dit doe je gaandeweg door bijvoorbeeld verspilling te elimineren. Maar ook door in te zetten op het maximaliseren van waarde voor de klant en in het gemeen op het continu verbeteren van je processen. Het concept heeft zijn wortels in de Japanse autoproductie, om precies te zijn in het Toyota Production System (TPS). Toyota ontwikkelde zelf deze aanpak. Dit met als insteek om efficiënter te werken, de kosten te verlagen en de kwaliteit te verbeteren. Het bleek een succes dat een grote verandering teweeg bracht in hoe bedrijven wereldwijd processen benaderen. Maar waarom heet het dan lean management? Het woord ‘lean’ betekent ‘slank’ en verwijst naar het slank maken van bedrijfsprocessen. Of met andere woorden: meer doen met minder middelen, zonder concessies te doen aan kwaliteit of klanttevredenheid.
De kernprincipes van de methode
Dat is natuurlijk nog een wat algemene omschrijving van wat lean management inhoudt. Om er nader op in te gaan, moeten we het hebben over de vijf kernprincipes waarop het concept is gebaseerd. Het eerste en belangrijkste uitgangspunt van lean management is dat alles wat je als bedrijf doet waarde moet toevoegen voor de klant. Daarom kijk je vanuit het perspectief van de klant naar je producten, diensten en processen. Voegt iets geen waarde toe? Dan wordt het beschouwd als verspilling. Om dit te identificeren, moet je de waardestroom in kaart brengen. Dat zijn alle stappen die nodig zijn om een product of dienst te leveren. Als je dit in beeld hebt, is het volgende doel om ervoor te zorgen dat processen logisch op elkaar aansluiten en er geen onnodige vertragingen of onderbrekingen zijn. Wat ook onderdeel uitmaakt van het concept, is het principe van push en pull. Dit houdt in dat om overproductie te voorkomen producten en diensten alleen worden geleverd wanneer er vraag naar is. Als laatste is het zo dat lean management staat voor een cultuur van voortdurende verbetering. Je probeert altijd te blijven verbeteren en moedigt medewerkers op alle niveaus aan om problemen te signaleren en met oplossingen te komen.
De voordelen van lean management
Zoals je waarschijnlijk al hebt kunnen inschatten, beidt lean management verschillende voordelen voor bedrijven en organisaties. Het verminderen van verspilling en efficiënter maken van processen, leidt tot lagere kosten. Ook leidt het tot snellere doorlooptijden, want je elimineert overbodige stappen. Daardoor kun je ook sneller leveren, want een concurrentievoordeel oplevert. Omdat je je richt op waarde voor de klant, gaat de klanttevredenheid als het goed is ook omhoog. Daarnaast bevordert lean management een cultuur waarin medewerkers worden betrokken bij het verbeteren van processen. Dat leidt tot betere samenwerking en meer betrokkenheid op de werkvloer. Uiteindelijk maakt het implementeren van lean management je organisatie flexibeler. Dat zorgt er dan ook weer voor dat je beter in staat om in te spelen op veranderingen in de markt of veranderende klantbehoeften.
Hoe implementeer je lean management?
Nu wil je misschien zelf ook lean management implementeren in jouw organisatie. Maar hoe begin je daaraan? Ten eerste is het zaak om in kaart te brengen hoe je huidige bedrijfsprocessen werken en te identificeren waar er verspilling optreedt. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van dubbele handelingen zijn, onnodige voorraad of een goedkeuringsproces dat te lang duurt. Ook moet je al snel je hele team betrekken. Niet alleen omdat zij je kunnen helpen met suggesties voor verbetering en ze ook het gevoel moeten krijgen dat dat gewenst is, maar ook om ze überhaupt te laten begrijpen waarom veranderingen noodzakelijk zijn. Verder zijn er een aantal tools waar je gebruik van kunt maken om lean management te implementeren. Voorbeelden hiervan zijn Kaizen (gericht op continu verbeteren), 5S (gericht op organisatie en netheid op de werkplek) en Kanban (gericht op visuele werkstroombeheer). Vervolgens is het zaak om voortdurend je processen te blijven monitoren om te zien of je verbeteringen daadwerkelijk effectief zijn.
Voorbeelden uit de praktijk
Lean management wordt toegepast in allerlei sectoren. Wellicht is het leuk om een blik te werpen op hoe in het verschillende sectoren van meerwaarde kan zijn. Voor productiebedrijven is lean management een methode om fabricageprocessen te optimaliseren en defecten te verminderen, zoals aangetoond door Toyota. Bij softwareontwikkeling wordt lean management door IT-bedrijven gebruikt om projecten sneller op te leveren en beter af te stemmen op de behoeften van de klant. Maar ook in de publieke sector komt het van pas. Een voorbeeld hiervan is hoe lean management ziekenhuizen helpt om hun wachttijden te verkorten en de zorg voor hun patiënten te verbeteren. Met meer efficiëntie in de processen, kunnen meer patiënten worden geholpen met dezelfde middelen.
Waar we lean management in de inleiding nog omschreven als een methode, en later als een concept, is het wellicht nóg treffender om het een filosofie te noemen. Filosofie klinkt als iets wat dromerig en vaag is, maar lean management helpt bedrijven concreet om efficiënter, flexibeler en klantgerichter te worden. Dat maakt het in plaats van iets vaags een waardevolle filosofie om jezelf als ondernemer eigen te maken en te implementeren in jouw organisatie. Misschien is het even wennen voor zowel jouzelf als je personeel, maar op de langere termijn kan deze manier van werken absoluut een meerwaarde zijn.
