‘Think green’ en ‘Think before you print’ – het zijn veelgehoorde uitspraken, zeker in het bedrijfsleven. Uiteraard doen we er alles aan om zo milieubewust mogelijk te leven en te ondernemen. Zo zijn inmiddels bijna alle vergaderingen digitaal, wisselen we documenten uit via de cloud en wordt de boekhouding via een handige tool online verwerkt. Hardcopy documenten zijn bijna ondenkbaar in de huidige samenleving. Toch kunnen we nog steeds niet helemaal zonder. Zo zijn geprinte facturen voor de administratie nog steeds een must, is het werken met digitale bestellijsten bijna onmogelijk en lezen we een handleiding liever in boekvorm. Kortom, die printer blijft voorlopig een vereiste in zakelijke omgevingen, maar wat is de beste laserprinter voor jouw organisatie?
De voordelen van een laserprinter
In het bedrijfsleven zien we dat een laserprinter vaak verkozen wordt boven een inkjetprinter. Op zich is dat niet zo gek, als je weet welke voordelen een laserprinter heeft. Wel is het altijd belangrijk om na te gaan wat je met de printer gaat doen. Werk je veel met hoogwaardige foto’s en afbeeldingen? Dan adviseren wij om toch eens te kijken naar inkjet- of fotoprinters. Als je werkt met grote volumes en regelmatig teksten, rapportages of verslagen print, is de laserprinter ideaal.
Waarom is dit apparaat zo populair in een kantooromgeving? Deze printer:
- heeft een hoge printsnelheid.
- is relatief goedkoop in gebruik.
- vereist weinig onderhoud.
- maakt watervaste en droge afdrukken.
- werkt met toners die niet kunnen uitdrogen.
- heeft een hoge afdrukcapaciteit.
- bevat optioneel een extra papierlade.
Multifunctionele printers
Vaak gebruik je een printer niet alleen voor het maken van afdrukken. Het is ook handig als het apparaat kan kopiëren, scannen en misschien zelfs faxen. Deze zogeheten all-in-one printers zijn er in diverse soorten en maten. Zo zijn er modellen verkrijgbaar met wifi, waardoor het heel makkelijk wordt om de printer te delen met anderen. Ook word je in staat gesteld om printopdrachten te versturen vanaf je mobiel of tablet. Een andere optie is bijvoorbeeld de mogelijkheid om te scannen naar de cloud, waardoor je direct een bestand kunt uploaden naar je e-mail of clouddiensten als OneDrive, Google Drive of Dropbox.
Handige extra’s
Duplex (automatisch dubbelzijdig afdrukken) en ADF (automatische documentinvoer) zitten tegenwoordig bijna standaard op iedere printer. Daar kijken we niet meer van op. Toch kan een printer je verrassen op het gebied van functionaliteiten. Zo kunnen sommige printers communiceren met een assistent, zoals Alexa of de Google Assistant. Via je stem kun je het apparaat bedienen, terwijl je ondertussen zit te zwoegen op die naderende deadline. Wat ook de productiviteit ten goede komt, is het instellen van workflows. Sommige printers bieden de mogelijkheid om terugkerende printtaken te programmeren. Zo voltooi je met één druk op de knop gemakkelijk en snel een printopdracht.
Grote volumes
Over het algemeen hebben laserprinters een hoge papiercapaciteit. Dat is prettig, want dat zorgt ervoor dat je niet steeds je werkzaamheden hoeft te onderbreken om het printerpapier bij te vullen. Toch willen we soms nét dat beetje meer. In zo’n geval is het goed om te weten dat bij bepaalde printers een optionele papierlade verkrijgbaar is. Daarmee wordt de capaciteit met gemiddeld 500 vel verhoogd.
Short list opstellen
Nu je weet wat de kenmerken, mogelijkheden en functionaliteiten van een laserprinter zijn, is het goed om verschillende printers met elkaar te vergelijken. Houd altijd in je achterhoofd wat je met het apparaat gaat doen. Wil je gebruikmaken van kleurenprints of is zwart-wit voldoende? Zijn al die leuke opties daadwerkelijk nodig, of is dat iets waarop bezuinigd kan worden? Je zult begrijpen dat al die extraatjes ook een prijskaartje hebben.
Kies een drietal modellen uit en leg alle specificaties naast elkaar. Mocht je het lastig vinden om een goede selectie te maken, bekijk dan eens vergelijkingspagina’s van experts in het vak. Zo kom je snel erachter wat voor jouw bedrijf de beste laserprinter is!
