Image default
Ondernemen

Wat zijn de voor- en nadelen van een flexkantoor?

Door de pandemie moesten we (bijna) allemaal noodgedwongen vanuit huis werken. Dit was in het begin even wennen. Misschien zorgde dit bij jouw personeel voor interne kortsluiting; “help… verandering”. Inmiddels zijn we meer dan twee jaar verder en is het thuiswerken door heel veel Nederlanders omarmd. Nu dient zich een volgend probleem aan; hoe krijg je jouw personeel weer terug naar kantoor? Voor veel bedrijven ligt het antwoord in het hanteren van een hybride werkbeleid. Dit wil zeggen; deels vanuit kantoor en deels vanuit huis werken. Een manier om dit kostenefficiënt te maken is het hanteren van een flexkantoor. De vaste plekken zijn immers niet meer nodig! In deze blogpost gaat Ciao je vertellen wat de voor- en nadelen van een flexkantoor zijn. Lees je mee?

Wat is een flexkantoor?

First things first; want misschien is de term “flexkantoor” jou geheel nieuw. Een flexibel kantoor draait om het idee dat personeelsleden niet langer meer een vast bureau toegewezen krijgen. In de praktijk komt het hierdoor ook vaak voor dat er minder bureaus nodig zijn ten opzichte van het aantal werknemers. Een personeelslid kiest een bureau op basis van beschikbaarheid. Deze bureaus zijn zo “clean” mogelijk, zonder persoonlijke spullen. Een clean desk policy wordt dan ook veel gehanteerd binnen een flexkantoor.

Wat verder belangrijk is aan een flexibele werkplek is dat hij moet voldoen aan veranderende wensen en eisen van het bedrijf zelf en de personeelsleden. Je kunt dan denken aan het lanceren van nieuwe afdelingen, personeels wisseling, herstructurering et cetera. Flexibiliteit van je kantoorruimte kan de evolutie van je bedrijf een groot stuk vooruit helpen.

De voordelen van een flexkantoor

Het hebben van een flexkantoor model brengt veel voordelen met zich mee. Wij zetten de belangrijkste graag voor je op een rijtje!

1. Je bespaart kosten

Niemand is ongevoelig voor kostenbesparing: ook jij als onderneming niet. Dat is ontzettend logisch. Geld dat je kunt besparen kun je weer gebruiken voor andere zaken. Een groot voordeel van een flexkantoor is dat de totale kantoorruimte geoptimaliseerd en optimaal benut kan worden. Hoe? Doordat werknemers beschikbare bureaus delen. Het kantoor kan zo worden ingericht aan de behoeften van de organisatie, wat kan zorgen voor een besparing van ruimte en vastgoedkosten.

Door een hybride werk beleid te integreren kunnen werknemers namelijk zelf bepalen wanneer ze wel en niet naar kantoor komen. Met een werkplek reserveringssysteem kunnen werknemers zelf aangeven wanneer ze wel en niet naar kantoor gaan en een bureau reserveren. Op die manier zien andere collega’s wie er op kantoor zijn en of er voor hen een plek beschikbaar is. Voor jou als werkgever is dit handig omdat je inzicht krijgt in de daadwerkelijke bezetting op kantoor en je kunt dit koppelen aan de reiskostenvergoeding.

Je speelt in op autonomie

2. Je speelt in op autonomie  

Toen we voorheen nog met vaste werkplekken werkten was lang niet iedereen even blij met zijn of haar toegewezen bureau. Misschien zat jij net weggestopt in het hoekje bij het tochtende raam. Of wie weet werd jij als introvert geplaatst in de kantoortuin voor extraverte kletskousen. Met het werken met flexbureaus kunnen werknemers zelf bepalen waar ze gaan zitten en afwisselen van plek. Dit speelt niet alleen in op de autonomiteit van je personeel. Dat dit belangrijk gevonden wordt blijkt uit een onderzoek van Acerta. Het blijkt dat autonomie op de werkvloer zorgt voor een hogere werktevredenheid en meer motivatie. Daarnaast prikkel je hiermee ook de productiviteit van je personeel. Uit onderzoek blijkt namelijk dat je met het krijgen van meer vrijheid als personeelslid je ook meer verantwoordelijkheid voelt richting je werk. In the end is het geven van autonomie aan je personeel dus niet alleen goed voor je werknemers, maar bovenal voor je bedrijf! Een goed voorbeeld hiervan is Voys. Zij zijn uitgeroepen tot beste hybride werkgever van 2022 in Groningen.

3. Het stimuleert creativiteit

Het veranderen van omgeving zorgt voor een verhoogde creativiteit en erkent activiteit gerelateerd werken (ABW). Door de balans van op kantoor en vanuit huis werken en het kunnen kiezen van flex desks stimuleer jij dus de creativiteit van je personeel. Je kunt dit nog meer aanwakkeren door de kantoor zo inspirerend mogelijk in te richten. Bijvoorbeeld met veel planten, diverse soorten ruimtes afgestemd op verschillende werknemers. Denk hierbij aan de akoestiek, de ruimte zelf, de apparatuur et cetera. Vergeet uiteraard ook de koffiehoek niet!

De uitdagingen van een flexkantoor

Het hanteren van een flexkantoor brengt ook wat uitdagingen met zich mee. We hebben ze hier voor je op een rijtje gezet;

1. Mogelijke ICT-problemen

Het hanteren van een flexkantoor kan zorgen voor ICT problemen. Iedereen moet immers overal op kantoor kunnen inloggen en de omstandigheden moeten overal gelijk zijn. Anders kan er een stormloop ontstaan op de “goede werkplekken”, wat het idee van flex plekken juist teniet doet. Dit vergt enige voorbereiding, maar werpt uiteindelijk haar vruchten af!

2.Het vergt aanpassingsvermogen

Waar het personeel eerst moest wennen aan volledig vanuit huis werken, kan deze nu moeten wennen aan weer naar kantoor moeten gaan en dan geen eigen bureau hebben. Werknemers zijn doorgaans gehecht aan hun bureau. Dit zie je terug in de persoonlijke items die je er soms vindt, zoals notitieblokken, dossiers en foto’s.

Ook kan een medewerkers zich gestresst voelen wanneer deze naar kantoor komt en niet zeker weet of er wel een beschikbare plek voor hem of haar is. Het principe “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” werkt niet stimulerend om naar kantoor te gaan. De ervaring om een dag vanuit kantoor te werken voelt dan bijna als een strijd. Dit werkt averechts op de employee experience.

Daarnaast kan het knap vervelend zijn als je een geruime tijd moet reizen naar kantoor om er vervolgens achter te komen dat er geen plek is. Of wellicht ga je juist naar kantoor voor het sociale aspect om er vervolgens achter te komen dat al je andere collega’s vanuit huis werken. Frustrerend! Gelukkig zijn er manieren om deze problemen op te lossen. Bijvoorbeeld met een “werkplek reserveren app” waarmee je zelf een bureau kunt boeken voor een bepaalde dag en tijdslot. Tevens kun je direct zien of jouw collega ook naar kantoor gaat. Handig voor als je face-to-face wilt vergaderen!

Wij zijn heel benieuwd; werk jij al met een flexkantoor model en hoe bevalt het? Welke voor- en nadelen kom jij tegen? We horen het heel graag! Mocht je graag een tool willen gebruiken om bureaus te kunnen boeken op kantoor en te zien wie van je collega’s er aanwezig is? Boek dan gerust een gratis demo bij Ciao.

Related posts

Internationaal ondernemen

Danny Bijl

Personeel behouden begint bij jezelf

Mathijs

De voordelen van offline zijn

Mathijs

Leave a Comment