Je hoort de laatste tijd heel vaak dat mensen last hebben van stress tijdens het werk. Natuurlijk hoor je daar pas iets over als het eigenlijk al te laat is – de werknemer gaat kampen met gezondheidsproblemen, is vaker ziek en krijgt in het ergste geval een burn-out. Als ondernemer is het natuurlijk jouw taak om deze problemen bij jouw medewerkers zoveel mogelijk te voorkomen. Maar hoe kun je nou eigenlijk voorkomen dat jouw medewerkers last krijgen van werkstress? Wij bieden je 37 praktische tips waarmee jij de werkstress in jouw bedrijf kunt verminderen!
Voorbereiding op het werk
- Al bij het sollicitatiegesprek kun je erachter komen of een nieuwe werknemer stressbestendig is. Niet iedereen kan tegen werkdruk en stress, dus moet je daar al van tevoren rekening mee houden. Stel dus de juiste vragen tijdens het gesprek!
- Maak van tevoren duidelijk welke doelstellingen je hebt en welk beleid wordt gevoerd. Maak je verwachtingen duidelijk, zodat de werknemer niet te veel van zichzelf verwacht en weet waar hij/zij aan toe is.
- Wees transparant over de taak en de functie van de nieuwe medewerker. Dit is trouwens ook een waardevolle tip voor medewerkers die al langer bij je bedrijf werken: het zal je verbazen hoeveel mensen niet precies weten wat wel en niet bij hun takenpakket hoort.
- Geef je medewerkers takenlijstjes, zodat ze overzicht houden over het werk. Doe dit al meteen wanneer je begint ze in te werken, want zo weten ze meteen waar ze aan toe zijn.
Optimaliseer de manier van werken
- Communicatie is het punt waarop het het vaakst misgaat. Zeker wanneer er meerdere schakels zijn, kan de communicatie onderweg onduidelijker worden. Wees altijd duidelijk in je communicatie, wees direct en zorg ervoor dat iedereen weet waar hij/zij aan toe is.
- Definieer je verwachtingen. Veel mensen denken dat er veel meer van hen verwacht wordt dan ze aankunnen, waardoor ze zichzelf onnodig extra druk bezorgen. Maak duidelijk wat je verwacht (dit moet vandaag af zijn) en zorg dat dit behapbaar is voor de medewerker.
- Maak je grenzen duidelijk. Mensen mogen best veel extra dingen doen onder werktijd, maar maak duidelijk waar de grenzen liggen. Niet door het stellen van heel veel regeltjes, maar wel door duidelijk te maken hoe ver mensen kunnen gaan.
- Laat medewerkers ook gerust eens offline zijn. In het meeste werk is het helemaal niet nodig elk uur de mail te checken en het geeft werknemers veel meer rust als ze niet steeds bereikbaar hoeven te zijn.
Inrichting van de werkplek
- Zorg voor minder technologie om de medewerkers heen. Onderzoek heeft uitgewezen dat draadloze apparatuur veel achtergrondstraling teweegbrengt, wat kan leiden tot problemen met stressbestendigheid.
- Zorg voor prettige gebruiksruimtes zoals toiletten. Een vieze of ongezellige toiletruimte zorgt voor aanzienlijk meer stress bij je werknemers, met name bij de dames!
- Laat mensen hun eigen werkplek inrichten zoals ze dat willen. Het is belangrijk dat mensen niet werken in een steriele omgeving, maar hun eigen smaak en stijl mogen uiten.
- Richt je bedrijf prettig in. Zachte kleuren (niet te veel wit!), planten en rust in de ruimte creëren een prettige werksfeer.
Blijf in beweging
- Biedt de mogelijkheid tot beweging, bij voorkeur sportief. Stimuleer hen daarin ook, bijvoorbeeld door in de pauze een sportclubje op te richten. Geef in ieder geval de mogelijkheid, zelfs als er maar weinig mensen gebruik van maken.
- Niet alleen sport, maar beweging in het algemeen is belangrijk. Zorg voor die mogelijkheid, bijvoorbeeld door mensen vrij door het kantoor te laten wandelen.
- Laat werknemers niet te lang zitten, want zitten geeft spanning. Geef ze dus ook taken waarvoor ze moeten lopen – koffie halen, kopiëren…
- Biedt de mogelijkheid tot yoga als daar de ruimte voor is. Wees niet bang om medewerkers hier een kwartiertje aan te laten besteden – als de overige gewerkte tijd daardoor efficiënter een nuttiger wordt besteed, is het de pauze waard!
Werkondersteuning
- Zorg voor goede begeleiding tijdens het werk, onder andere door cursussen en persoonlijk contact. Probeer de medewerkers te stimuleren hun zelfkennis te verbeteren, want als je jezelf beter kent weet je ook waar je grenzen liggen.
- Informeer bij je werknemers en wees geïnteresseerd in hun leven. Let daarbij op signalen van stress, maar hou er rekening mee dat iets voor de één stressvol kan zijn en voor de ander niet.
- Zorg voor de mogelijkheid om steun te krijgen, bijvoorbeeld door de arbo-arts of door hulp van een vertrouwenspersoon binnen je bedrijf. Biedt zelf ook steun waar nodig – alleen vriendelijke woorden kunnen al een enorme stimulans bieden.
- Laat mensen emoties uiten zonder straf en geef ze de ruimte af en toe eens lekker te klagen. Stel hier wel grenzen aan, want te veel geklaag is negatief voor de werksfeer.
Positiviteit
- Blijf positief redeneren. Ook stressvolle momenten kunnen waardevol zijn. Zo kun je zeggen: het is nu wel even aanpoten, maar aan de andere kant levert het op de langere termijn wel veel voordelen op.
- Laat mensen meer (kleine) taken afronden. Een takenlijstje helpt hierbij: hoe meer dingen afgevinkt kunnen worden, hoe beter de werknemer zich voelt. Deel grotere werkzaamheden op in kleine, behapbare delen die afgestreept kunnen worden.
- Prijs medewerkers wanneer taken zijn afgerond of als het een goede werkdag was. Overdrijf niet: mensen prijzen na een slechte dag werken heeft meestal een omgekeerd effect.
- Bedank mensen af en toe voor hun werk. Laat merken dat je het op prijs stelt dat ze voor je werken, bijvoorbeeld door een kleine attentie of gewoon door vriendelijke woorden tijdens werkoverleg.
Bedrijfsindeling
- De inrichting van je bedrijf bepaalt hoe gelukkig mensen daar zijn tijdens het werk. Zorg dan ook voor een gezellige koffiehoek, waar mensen zich kunnen ontspannen.
- Zorg voor een rustig muziekje op de werkvloer, dat zachtjes op de achtergrond speelt. Te harde op te levendige muziek kan mensen afleiden, maar een zacht muziekje stimuleert ze juist in hun werk.
- Water is ontspannend. Heb jij de mogelijkheid een mini-vijvertje of mini-fonteintje aan te leggen op de afdeling, dan kan dit een gouden greep zijn in het verminderen van werkstress.
- Zorg voor voldoende natuurlijk licht in het hele gebouw, het liefst door middel van grote ramen. Uiteraard moet je denken aan zonwering, maar natuurlijk licht is beter voor het lichaam waardoor je medewerkers minder snel klachten zullen krijgen.
Geef mensen de ruimte
- Geef je medewerkers de ruimte hun ideeën aan te dragen over werkverbetering. Vaak hebben ze wel ideeën over hoe ze efficiënter of sneller zouden kunnen werken aan bepaalde taken. Omdat ze ervaring hebben met het werk, is het zeker de moeite waard om hier rekening mee te houden!
- Geef medewerkers de ruimte zichzelf te kunnen ontplooien. Zorg voor duidelijke regels, maar geef ook de mogelijkheid om die regels te ‘overtreden’ mits dit in goed overleg gebeurt.
- Collega’s zijn een belangrijke factor. Mensen die goed overweg kunnen met collega’s werken efficiënter, zijn vrolijker en hebben meer zin in hun werk. Geef dit de ruimte tijdens de pauzes en doe aan teambuilding.
- Heb je kritiek op medewerkers? Laat dit nooit merken waar hun collega’s bij zijn! Dit kan ervoor zorgen dat ze zich voor paal gezet voelen, waardoor ze slechter gaan presteren. Kritiek, op welke manier dan ook, kun je het beste geven wanneer er geen anderen bij zijn. Bij complimenten geldt het omgekeerde!
Wat als je medewerker wel stress heeft?
- Wanneer je te laat bent, heeft je medewerker al last van werkstress. Dit kun je verminderen door de mogelijkheid van vakantie te bieden.
- Zoek naar de oorzaak van de stress en praat daarom uitgebreid met de medewerker en zijn naaste collega’s. Vaak ontdek je vanzelf wat de oorzaak zou kunnen zijn.
- Overvraag medewerkers niet en laat ze geen werk mee naar huis nemen! Wees hierin duidelijk, want overijverige medewerkers die hun werk mee naar huis nemen zijn nu heel fijn en efficiënt, maar kunnen over enkele maanden ineens bezwijken onder de druk.
- Geef je werknemer regelmatig even ‘domme’ werkzaamheden. Heb je niet de mogelijkheid hem fysieke werkzaamheden te geven, dan kun je kijken of je niet wat domme klusjes hebt die hem wel bezighouden, maar zonder te stressen.
- Laat de medewerkers weten dat je hun werk op prijs stelt! Het is al genoemd, maar het is superbelangrijk en wordt vaak vergeten. Mensen die weten dat hun werk op prijs wordt gesteld (ongeacht de werkzaamheden) voelen zich hier beter over. Dit geldt voor al het werk, van degene die de kopieermachine bedient tot de topmanager van de maand.
Je kunt heel erg veel doen aan het verminderen van werkstress binnen jouw bedrijf. Het mooie is dat de meeste oplossingen helemaal geen geld kosten en gemakkelijk kunnen worden doorgevoerd. Zorg dat, als je een groter bedrijf hebt, niet alleen jij maar ook je managers op de hoogte zijn van deze tips. Zo kun je heel wat werkstress met de bijkomende problemen voorkomen binnen jouw bedrijf!
