Het is de nachtmerrie van veel ondernemers. Bedrijfsgegevens die op straat liggen. Of nog erger, gegevens van een persoon. Zelfs als je er zelf niets aan kunt doen, kunnen de boetes hoog zijn. Tienduizenden, voor grote bedrijven zelfs honderdduizenden euro’s. Bovendien is de reputatie van je bedrijf naar de vaantjes, of op zijn minst een deel daarvan. Zo ver hoeft het natuurlijk niet te komen. In dit artikel staan handige tips en tricks om de belangrijke gegevens veilig te houden.
Data verwijderen (maar dan goed)
Het klinkt zo simpel hè, je data verwijderen. Alleen hoe doe je dat op een goede manier? Het gaat een stukje verder dan het verwijderen van je internetgeschiedenis en het leegmaken van de prullenbak. De data verwijder je op een goede manier met data wiping. Dat gebeurt met speciale software.
De gegevens op een datadrager worden onleesbaar gemaakt, omdat ze op een specifieke manier worden overschreven. Data verwijdering is een must als je afscheid neemt van bijvoorbeeld je laptop. Ook als je deze wilt verkopen is het slim om de data op deze manier te verwijderen.
Doe het niet zelf
Natuurlijk, je kunt als bedrijf alles zelf doen. Hiermee bespaar je vaak op de kosten. Alleen kun je je afvragen of dit de beste keuze is. Er zijn niet voor niks bedrijven die gespecialiseerd zijn in het op een goede manier verwijderen van data.
Neem bijvoorbeeld Blancco. Dat is een internationaal bedrijf dat gespecialiseerd is in de verwijdering van gegevens en het hergebruiken van computers. Blancco software is een veilige manier om je data te verwijderen. Het is geaccrediteerd door de AIVD, de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst. Daar kom je niet zomaar terecht.
Verzamel geen onnodige gegevens
Het is nu eenmaal een feit dat gegevens snel op straat liggen. Daarom is het slim om als bedrijf alleen de hoognodige gegevens op te slaan. Je kunt je serieus afvragen of het wel nodig is om bijvoorbeeld geboortedata, namen of medische en financiële gegevens op te slaan. Maak van tevoren een goede afweging of het allemaal wel zo relevant is.
En als er persoonsgegevens van bijvoorbeeld oude klanten nog in het systeem staan, verwijder deze dan. Het is een goed idee om eens in de zoveel tijd een check te doen of alle opgeslagen gegevens nog actueel, en daarmee relevant, zijn.
Wees selectief
Hoe minder plekken er zijn waar de gegevens zijn opgeslagen, hoe minder kansen er zijn dat ze in de verkeerde handen belanden. Probeer ook te regelen dat alleen een select groepje van de medewerkers toegang heeft tot de gegevens. Niet dat je personeel niet te vertrouwen is, maar het is nu eenmaal raadzaam om voorzichtig te zijn. De boetes zijn het echt niet waard, en de problemen nog veel minder.
