Vergaderen is ontzettend belangrijk, of je nu een erg kleine of gigantisch grote organisatie runt. Het geeft je even de tijd om nieuwe ontwikkelingen door te spreken, te brainstormen, plannen te maken en eventuele discussies gelijnd te voeren. Maar het organiseren van een goede vergadering kost tijd, werk en energie. ‘Gewoon’ even samenzitten in een ruimte is namelijk niet genoeg. Wil je ook beter en efficiënter vergaderen? Dan zullen deze tips je zeker op weg helpen!
1. Zorg voor een goede planning
Een goede organisatie en planning wanneer het om vergaderruimtes gaat is ontzettend belangrijk. Zeker wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van een externe locatie, maar er binnen het bedrijf vergaderd wordt, moet dit goed geregeld worden. Je bent natuurlijk niet de enige die wellicht een ruimte nodig heeft; ook andere afdelingen maken gebruik van deze ruimtes. Zorg dus dat je de ruimte op tijd reserveert en op orde brengt voor jouw vergadering. Plan een duidelijk tijdsblok in en zorg dat je voldoende tijd hebt om alles vervolgens terug naar oorspronkelijke staat te brengen. Schakel de hulp van een Room Manager in om het reserveren van ruimten nog gemakkelijker te maken. Ideaal voor grote organisaties met verschillende afdelingen onder hetzelfde dak!
2. Bereid jezelf en de ruimte voor
Nu moet je er natuurlijk voor zorgen dat je zelf goed voorbereid bent en een duidelijke planning voor de vergadering gemaakt hebt. Maar het is net zo belangrijk om de ruimte goed voor te bereiden. Print de speerpunten bijvoorbeeld uit en deel deze vooraf uit aan degenen die deel zullen nemen aan je vergadering. Zorg voor voldoende water en glazen op tafel en indien een lange vergadering kan er ook lunch verzorgd worden. Sluit de laptop aan op de beamer, of zorg voor alle benodigde materialen zodat je tijdens het vergaderen lekker efficiënt door kunt gaan.
3. Zorg voor privacy
Vergaderen kan een intensieve bezigheid zijn, en kleine verstoringen kunnen dan ook veel irritaties opleveren. Het is aan jou om zorg te dragen voor een gevoel van rust, openheid en vooral privacy. Sluit deuren en ramen en laat ook de omgeving weten dat deze specifieke ruimte de komende uren gesloten moet blijven in verband met de vergadering.
4. Bereid anderen voor
Naast het voorbereiden van jezelf en de ruimte moeten ook degenen die aanwezig zijn op de vergadering voorbereid zijn. Zorg dat iedereen weet waar de vergadering over gaat, en laat ze eventueel vooraf al speerpunten doorgeven die je zou kunnen verwerken in het uiteindelijke vergaderplan.
