Een projectadministratie, is dat niet iets voor grote bedrijven? Nee hoor, ook als ondernemer kun je veel voordeel halen uit een goede projectregistratie. Met bijvoorbeeld een urenregistratie kun je opdrachten of projecten beter stroomlijnen. Daarnaast krijg je met projectmanagement software duidelijk inzicht in de kosten van je opdrachten.
Voordelen van een urenregistratie bij projecten
Wil je ook graag beter inzicht in hoe een project verloopt, en of het aantal begrote uren wel in de pas loopt met de realisatie? Dan helpt het om gebruik te gaan maken van projectadministratie. Met behulp van een urenregistratie kun je beoordelen of het aantal uur dat je besteed aan projecten wel in overeenstemming is met de uiteindelijke factuur die je de klant kunt sturen. Een projectregistratie maakt het niet alleen mogelijk om de winst en omzet per project te berekenen, maar kan daarmee ook helpen bij het opstellen van toekomstige offertes. Werk je parttime als ondernemer, dan projectmanagement software ook gelijk bewijs leveren voor het aantal uur dat je besteed aan je onderneming. Wil je voor de belastingdienst als ondernemer gezien worden en gebruik kunnen maken van bepaalde fiscale voordelen voor ondernemers, dan geldt er een urencriterium van minimaal 1.225 uur per jaar.
Lees ook: Gratis urenregistratie: 3 tips om gratis je uren bij te houden
Voor wie is een projectadministratie?
Vooral ondernemers die met meerdere projecten bij diverse klanten tegelijkertijd bezig zijn, kunnen veel baat hebben bij een projectadministratie. Een urenregistratie geeft veel inzicht in het aantal manuren dat in een project gestoken wordt. Daarnaast kunnen ook andere kosten voor bijvoorbeeld materialen bijgehouden worden. Een projectregistratie is daarom vooral handig voor bijvoorbeeld zelfstandige aannemers of andere mensen in de bouw, architecten en mensen die zich bezighouden met zakelijke dienstverlening.
Is projectmanagement software noodzakelijk?
Een projectadministratie hoeft eigenlijk helemaal niet zo uitgebreid en ingewikkeld te zijn. Wel is het belangrijk consequent en overzichtelijk de kosten en urenregistratie bij projecten vast te leggen, wil je er ook daadwerkelijk je voordeel mee kunnen doen. De basis van een projectregistratie zet je op door elk project te nummeren. Bij ieder project vermeld je hoeveel arbeidsuren erin gestoken is, en welke materialen gebruikt zijn. Dit kan bijvoorbeeld met inkoopbonnen of werkbriefjes. Je moet op deze manier wel nog veel handmatig verwerken. Het voordeel van projectmanagement software is dat je gemakkelijker en sneller je werkwijze kunt analyseren. Doordat er koppelingen mogelijk zijn met loonadministratie en boekhouding, scheelt het veel handmatig en vaak dubbel invoerwerk.
Hieronder zie je enkele populaire softwarepakketten die gebruikt worden voor projectadministratie.
Projecten opdelen in fasen
Heb je veel verschillende opdrachtgevers of klanten, dan kun je ook te maken krijgen met uiteenlopende projecten. Ieder project vraagt in dat geval om een unieke benadering. Toch kan het voor je eigen overzicht helpen om gebruik te maken van een standaardschema. Hiervan kun je dan afwijken mocht dat nodig zijn voor een bepaald project. Voor een overzichtelijke projectregistratie helpt het om de fasen herkenbare namen te geven. Zo kun je ze bijvoorbeeld vernoemen naar het eindproduct van het deeltraject of de hoofdactiviteit. Bij een standaardfasering kun je denken aan:
- Start van het project: benoem het doel van het project of het project zelf;
- Planning: benoem op welk tijdstip of na hoeveel tijd bepaalde onderdelen van het projecten afgerond moeten zijn;
- Uitvoering: benoem welke activiteiten iedere fase bevat;
- Projectvoortgang: het controleren en vastleggen van zowel de ontwikkelingen als de administratie; en
- Afronding: de fase waarin de hoofdactiviteit of het eindproduct opgeleverd moet worden.
Vastlegging tijdens iedere fase
Bij grote projecten met een looptijd van enkele maanden, is het raadzaam deze in verschillende deeltrajecten op te delen. Na afloop van iedere fase kun je een document maken waarin een overzicht wordt gegeven van de bestede tijd en geld, en ingaan op de kwaliteit van het traject. Hierbij kun je denken aan vragen over het halen van de gestelde specificaties, of de fase gerealiseerd is binnen het budget en of de mijlpaal is behaald zonder onnodige vertragingen.
De voortgang van projecten controleren
Een projectadministratie geeft je de mogelijkheid te beoordelen hoe een project zich ontwikkelt. Hierdoor kom je niet later voor verrassingen te staan, en houd je zicht op het aantal arbeidsuren en het budget. Zo kun je, mocht het niet helemaal lopen zoals gepland, de zaak weer sneller op de rails krijgen. Kleine afwijkingen hoeven niet direct een probleem te vormen. Bij grotere afwijkingen kan het nodig zijn om het project bij te sturen om dit weer volgens plan te laten verlopen. Hierbij kun je denken aan het overnieuw uitvoeren van inhoudelijke activiteiten, het verschuiven van werkzaamheden, het vergroten of verkleinen van de capaciteit en een aanpassing van de planning. Heb je goed overzicht, dan kom je zeker professioneler over wanneer je de voortgang met je klant of opdrachtgever bespreekt.
