Boekhouden is op allerlei manieren mogelijk, waaronder in Excel. Dit spreadsheetprogramma van Microsoft biedt uitgebreide rekenfuncties en is daardoor erg geschikt voor financiële berekeningen. Niet zo gek dus dat het al ruim dertig jaar marktleider bij de rekenbladsoftware is. Wil je weten of zelf je boekhouding doen in Excel ook iets voor jou is, en wat de voor- en nadelen ervan zijn? Of ben je op zoek naar een handige template voor de boekhouding van je onderneming in Excel? Hieronder lees je alles over het bijhouden van boekhouding in Excel, en vind je gelijk een praktisch gratis sjabloon.
De voordelen van zelf je boekhouding doen in Excel
Als ondernemer ben je verplicht een boekhouding bij te houden. De Belastingdienst wil namelijk weten wat je inkomsten en uitgaven zijn. Daarnaast is het natuurlijk ook erg belangrijk om zelf te weten hoe je onderneming er financieel voorstaat. Ben je net gestart als freelancer of ZZP’er, of ga je binnenkort voor jezelf beginnen? Vooral startende ondernemers kiezen vaak voor boekhouden in Excel. Waarom?
Zelf je boekhouding doen in Excel heeft diverse voordelen. Het grootste voordeel is dat je het programma waarschijnlijk al hebt, of je nu gebruikmaakt van een pc, laptop of tablet met Microsoft Windows of macOS. Met Excel kun je dus gratis boekhouden, je hoeft geen extra kosten te spenderen aan boekhoudsoftware. Vooral startende ondernemers die niet veel facturen versturen en ontvangen en een relatief eenvoudige boekhouding hebben, kunnen deze prima zelf doen in Excel.
Een template voor een boekhouding in Excel kan overigens wel erg handig zijn. Een sjabloon voor een boekhouding in Excel zorgt ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan de opzet en het bijhouden ervan, en verkleint de kans op het maken van fouten. Zo zijn er templates waar je ook facturen in Excel mee kunt maken, en deze gelijk in je boekhouding kunt laten verwerken.
De nadelen van een boekhouding in Excel
Aan boekhouden in Excel kleven echter ook nadelen. Zo zul je altijd zelf je boekhouding moeten doen in Excel, omdat het niet mogelijk is dit uit te besteden aan een boekhouder of accountant.
En dit houdt gelijk verband met een ander nadeel: een boekhouding in Excel is niet heel gemakkelijk te koppelen aan andere databronnen zonder technologische en boekhoudkundige kennis. Veel andere online boekhoudpakketten zijn dat tegenwoordig wel, waardoor data gemakkelijk uitgewisseld kan worden. Twinfield bijvoorbeeld biedt koppelingen met meer dan driehonderd andere programma’s. Hierbij kun je denken aan facturatieprogramma’s, urenregistraties, CRM’s, document management beheersystemen, voorraadsystemen, kassa’s en webshops. Doordat data in Excel niet automatisch uitgewisseld kan worden en veelal handmatig ingevoerd moet worden, is de kans groter dat hierbij fouten worden gemaakt.
Tot slot heeft boekhouden in Excel ten opzichte van een online boekhouding als nadeel dat je kans loopt al je gegevens kwijt te raken. Gaat het apparaat waar de boekhouding op staat kapot, crasht het of wordt het gestolen? Heb je geen back-up, dan is je boekhouding in een keer helemaal weg.
Template / sjabloon voor een boekhouding in Excel
Specialistische boekhoudsoftware is ontwikkeld met maar een doel: het bijhouden van een boekhouding. Excel is dat niet, en dus wat beperkter qua functionaliteiten voor een boekhouding. Toch kan het voor een startende ondernemer met een eenmanszaak voldoende opties bieden voor een basisboekhouding. Deze bestaat in de basis uit facturen, overzichten met inkomsten en uitgaven en btw-aangiftes.
Sommige ondernemers kiezen ervoor Word te gebruiken voor het maken van facturen. Excel wordt dan enkel gebruikt voor een financieel overzicht met in de rijen de verstuurde en ontvangen facturen, en in de kolommen de bedragen inclusief en exclusief btw. Het is echter nog veel gemakkelijker om een template te gebruiken voor een boekhouding in Excel. Zo hoef je niet zelf aan de slag te gaan met een overzicht van je verstuurde facturen en inkoopfacturen. Bovendien bieden sommige Excel sjablonen voor een boekhouding nog allerlei aanvullende functies. Hierbij kun je denken aan de mogelijkheid facturen te maken, een overzicht met btw-aangiften en een overzicht met al je zakelijke relaties.
Deze handige template voor een boekhouding in Excel bijvoorbeeld is zeer compleet. Zo biedt het een overzicht van je verkopen en opbrengsten, van je inkopen en uitgaven, van de btw-aangiften, van al je relaties en een financieel overzicht. Ook kun je facturen maken die automatisch in de boekhouding worden verwerkt. Bovendien komen de inkomsten en uitgaven terug in een overzicht voor de btw-aangiften, zodat je weet hoeveel omzetbelasting je moet afdragen. Met dit Excel sjabloon kun je snel aan de slag met je boekhouding, voldoen je boekhouding en de facturen aan de eisen van die de Belastingdienst hieraan stelt en heb je zelf een goed financieel overzicht.