Ben jij zelfstandig ondernemer, of heb je een middelgroot of klein bedrijf (werkzaam in het MKB)? Ben je op zoek naar een overzichtelijk en betaalbaar CRM-systeem om je klanten te beheren en je klantrelaties te onderhouden? Dat kan best een uitdaging zijn want het CRM-systeem moet betaalbaar zijn en niet te ingewikkeld zijn. Wat zijn de beste CRM-systemen voor eenmanszaak of MKB? Een lastige vraag om direct te beantwoorden. Gelukkig geven wij hieronder een overzicht van de beste CRM-systemen voor kleine bedrijven.
Waarom CRM-software als ZZP’er of MKB-bedrijf aanschaffen?
Bij een kleine onderneming of als ZZP’er lijkt een CRM-systeem misschien een overbodige luxe. Je kunt toch ook gewoon losgaan in Excel is misschien je gedachte. Maar niets is minder waar want een goed CRM-systeem kan bijdragen aan het succes van je onderneming. Want hoe gestructureerd je ook werkt, hoe langer je werkt aan je onderneming of bezig bent als ZZP’er, hoe meer klantgegevens je verzamelt. Dit kan al snel leiden tot een warboel aan informatie en een onoverzichtelijke hoeveel klantdata. Bovendien kan hier ook nog eens privacygevoelige informatie bij zitten, waarvoor je ook als MKB of ZZP’er verantwoordelijk voor bent. Deze informatie en al die klantgegevens mogen niet zomaar op straat belanden. Een CRM-systeem kan een rol spelen in de veilige bewaring van de gegevens. Ook zijn er veel open source-systemen of gratis systemen, die het ook voor ZZP’ers en MKB’ers mogelijk maakt om gebruik te maken van de voordelen van CRM.
Waar moet je op letten bij het kiezen een CRM-systeem? 7 tips!
Als je een CRM-systeem zoekt voor kleine bedrijven of een CRM-systeem voor een eenmanszaak, dan moet je op andere dingen letten dan een groter bedrijf. Hieronder zetten we op een rijtje wat de belangrijkste dingen zijn om op te letten bij de keuze voor een CRM-systeem voor kleine bedrijven en ZZP’ers.
Tip 1: Breng in kaart waar je de CRM-software voor wilt gebruiken
Ga na waar je het CRM-systeem precies voor wilt gebruiken. Moet het een breed inzetbaar programma zijn, of heb je aan een kleiner systeem met enkele kernfuncties genoeg? Kijk ook of jij de enige gebruiker bent, of dat je ook nog personeel hebt dat gebruik gaat maken van het CRM-systeem.
Tip 2: Wat is je budget?
Waarschijnlijk heb je minder budget voor een CRM-systeem en nieuwe software in het algemeen. Ga dus eerst na wat je budget precies is. Liever een bescheiden CRM-pakket aanschaffen dat precies doet wat jij ervan verwacht, dan een duurder en zeer hip pakket, dat uiteindelijk veel meer functionaliteit heeft dan je gebruikt en nodig hebt.
Tip 3: Welke functionaliteiten heb je minimaal nodig?
Dit hangt samen met je budget, want hoe groot moet het pakket precies zijn? Welke functionaliteiten heb je minimaal nodig en welke taken moet het CRM-pakket precies voor je automatiseren? Kijk vooral of je het volgende nodig hebt: functionaliteit voor e-mailmarketing, en het volgen en opvolgen van leads. Tot slot is het belangrijk om in kaart te brengen in hoeverre je verwacht dat het systeem te integreren is met andere software die binnen jouw MKB wordt gebruikt.
Tip 4: Kan je makkelijk bij klantgegevens via mobiel en app?
Als ZZP’er en MKB’er ben je meestal vaak onderweg. Dan is het wel heel erg handig als je belangrijke klantgegevens ‘on the go’ kunt raadplegen. Houd dus in de gaten of het CRM-systeem dat je gaat kiezen via mobile devices of een app te openen is.
Tip 5: Wil je ook offreren en factureren?
Denk goed na of je ook wilt dat je via het CRM-systeem kunt offreren en factureren. Het ene CRM-systeem ondersteunt dit wel en het andere systeem niet. Waarschijnlijk heb je als ZZP’er of in het MKB vooral een handige tool nodig om je klantgegevens te beheren, maar wellicht kan een feature om te offreren en factureren je veel tijd en geld besparen.
Tip 6: Hoe is je data beveiligd en opgeslagen?
Is je klantdata nu veilig opgeslagen? Of kan je wel een CRM-systeem gebruiken dat hier een handje bij helpt? Dit is een belangrijke vraag om jezelf te stellen, zodat je bij het uitzoeken van CRM-software oplet hoe de beveiliging binnen het CRM geregeld is.
Tip 7: Hoe zit het met rapportages maken?
Kun jij jouw beschikbare data makkelijk exporteren, bijvoorbeeld om rapportages te maken?. Veel CRM-systemen bieden hiervoor functionaliteit aan, maar als je dat zelf redt met MS Office, dan is het waarschijnlijk overbodig.
Geschikt voor ZZP en MKB: Open source of gratis
Als ZZP’er of MKB’er kun je ook kijken naar de mogelijkheid om een gratis of open-source CRM systeem te gebruiken. Hieronder lees je de belangrijkste verschillen tussen deze systemen.
1. Gratis CRM-systemen: Een gratis CRM-systeem is een systeem waar je geen geld voor hoeft te betalen. In ruil daarvoor moet je wel rekenen op beperkte mogelijkheden. Je moet wel rekening houden met de limiet op het aantal gebruikers bij deze ‘Freemiums’ (een ander woord voor een gratis CRM). Ook is er beperkte opslagruimte en beperkte functionaliteit. Hoewel je hier als ZZP’er of MKB’er waarschijnlijk niet wakker van ligt, is toch goed om te weten.
2. Open source CRM-systemen: Een open source-systeem is onbeperkt toegankelijk via het internet. Wel is het belangrijk dat je veel van ICT weet, want je moet bij een dergelijk open source-systeem veel zelf installeren en configureren. Een beetje handige ZZP’er kan natuurlijk veel, maar het is maar de vraag of je daar tijd voor hebt. Als je budget hebt om iemand in te huren, dan is open source wel een goede optie.
4 CRM-systemen voor ZZP en MKB
Er zijn veel CRM-systemen die geschikt zijn voor ZZP’ers en MKB’ers. We geven hieronder een overzicht van 4 CRM-systemen die speciaal geschikt zijn voor de eenmanszaken en kleine bedrijven.
1. Pipedrive
Pipedrive is een fijn CRM-systeem voor het MKB. Het is betaalbaar en heeft de focus op het creëren van verkoopkansen en het beheren van je sales activiteiten. Dit maakt het systeem overzichtelijk en goed inzetbaar in het MKB en bij ZZP’ers.
2. Insightly
Dit pakket is zeer geschikt voor de ZZP’er, aangezien het gratis en goed schaalbaar is. Met de basis van Insightly heb je al een goed CRM-pakket te pakken, maar ook de geavanceerde opties zijn goed in te zetten (zoals mijlpalen, projectmanagement en het beheren van je sales funnel).
Ga naar de website van Insightly.
3. Zoho CRM
Zoho CRM is een uitgebreid pakket. Het is de vraag of je alle functionaliteiten van dit CRM-systeem echt nodig hebt als MKB’er of ZZP’er. Maar een groot voordeel van deze software is dat het gratis is tot 10 gebruikers. Mocht er dus plotseling een personeelsuitbreiding zijn, dan houd je de kosten voor het CRM-systeem vrij lang beperkt.
4. CapsuleCRM
Ook een fijn CRM-systeem voor ZZP en MKB: CapsuleCRM. Dit is een uitgebreid pakket dat gratis is tot 2 gebruikers. Misschien is het wel een nadeel voor sommige ondernemers dat het systeem alleen Engelstalig is. Wel heeft dit programma een overzichtelijke interface met een tijdlijn waarin je al je klantcontacten goed kunt overzien.
Ga naar de website van Capsule.
Eindoordeel CRM-systemen voor MKB en ZZP
Nu weet je waar je op moet letten als je ZZP’er bent of werkt in het MKB. Breng vooral goed in kaart wat de behoefte en benodigde functionaliteiten zijn binnen jouw onderneming. Waar een groter bedrijf misschien behoefte heeft aan uitgebreide functionaliteit voor projectmanagement, urenregistratie en allerlei extra’s, kun je als ZZP’er al heel gelukkig zijn met alleen het opvolgen van je leads en overzicht in de belangrijkste klantgegevens. CRM-systemen als Pipedrive, Insightly, Zoho en CapsuleCRM hebben een duidelijke focus en kunnen zo bijdragen aan de succes van je onderneming, zonder dat je al te diep in de portemonnee hoeft te duiken.