CRM-pakketten vergelijken: wat is het beste CRM-pakket?

Op zoek naar het juiste CRM-pakket voor jouw bedrijf? Zie je door de bomen het bos niet meer en vraag je je af: wat is nou het beste CRM-pakket? In deze software-overview worden verschillende CRM-pakketten met elkaar vergeleken.

Nadat we kort uitleggen wat CRM-software precies is en wat we er onder mogen verstaan, vergelijken we enkele veel gebruikte pakketten: van Zoho CRM tot Monday. Zo weet jij na het lezen van dit artikel precies welke CRM-software welke features heeft, en welk CRM-pakket uiteindelijk het beste past bij jouw bedrijf.

Wat is CRM-software?

Misschien vraag je je eerst af wat CRM-software precies is en wat je ervan kunt verwachten. CRM staat voor Customer Relations Management. Het is software die ondernemingen helpt bij het stroomlijnen van hun klantrelaties. CRM-software beheert en bewaart klantgegevens, en automatiseert klantrelatie processen (zoals de customer journey, de offertes, facturen, project pipelines en de urenregistratie).

Drie soorten CRM-systemen

Er zijn momenteel drie verschillende soorten CRM-systemen, gebaseerd op de manier waarop ze geïntegreerd zijn in het ICT-netwerk van een organisatie: desktopsystemen, cliënt- en serversystemen en cloudgebaseerde systemen. Hier zie je de belangrijkste verschillen tussen deze CRM-systemen op een rijtje:

1.      Desktopsystemen: deze systemen worden uitgevoerd op één pc.

2.      Cliënt- en serversystemen: deze systemen functioneren via een centrale database die op een server staat. De server wordt meestal door het bedrijf dat het CRM gebruikt gehost. Iedere werknemer van het bedrijf kan via een pc of laptop bij de CRM-software en de database.

3.      Cloudgebaseerde systemen: deze systemen worden gehost door een externe partij. De systemen staan volledig online (in de cloud). Via een computer die verbonden is met internet kan zo’n systeem vanuit elke locatie benaderd worden. Het maakt dan als werknemer niet uit waar je bent: thuis, op kantoor of op het vliegveld. Je kunt overal bij de gegevens van klanten.

Welk CRM-systeem is geschikt?

Je wilt je klantrelaties natuurlijk goed beheren, en zinvolle en waardevolle samenwerkingen aangaan. Hiervoor kun je een CRM-systeem heel goed gebruiken. Maar welk CRM-systeem moet je kiezen? Als we kijken naar de manier waarop CRM-systemen draaien in een ICT-architectuur, dan kan gesteld worden dat een desktopsysteem eigenlijk alleen bij een éénmanszaak geschikt is.

Je kunt dan namelijk niet met meerdere personen tegelijkertijd inloggen op het CRM-systeem. Cliënt- en serversystemen zijn geschikt als je als bedrijf zelf je server kunt beheren. Het systeem met de meeste mogelijkheden en flexibiliteit is een cloudgebaseerd systeem. Dit is vooral geschikt als je zelf heel veel weet van de configuratie en integratie met andere softwaresystemen, of je budget hebt om mensen aan te nemen die hier verstand van hebben.

Waar op letten bij het kiezen van een CRM-systeem?

Naast de manier waarop je het CRM-systeem kunt integreren in de ICT-architectuur, is het belangrijk om te kijken naar de CRM-software zelf. Hieronder 5 tips met kenmerken waar je op kunt letten bij het kiezen van het juiste CRM-systeem.

Tip 1: Gebruiksgemak en support

Het loont om goed te letten op het gebruiksgemak of de ‘usability’ van een CRM-systeem. Er zijn verschillende soorten en maten CRM-systemen en het ene systeem is gebruiksvriendelijker dan het andere systeem. De gebruiksvriendelijkheid en de interface van een CRM-systeem zijn zo belangrijk, omdat de kans groot is dat verschillende soorten medewerkers moeten kunnen werken met het systeem. Medewerkers hebben vaak een verschillende set vaardigheden en computer skills. Het is van belang dat het CRM-systeem hierbij aansluit. Verder is het goed om op de supportfuncties en -afdeling van de leverancier te letten. Een snelle assistentie bij problemen of technische mankementen draagt namelijk enorm bij aan het succes van een CRM-implementatie.

Tip 2: Features

Uiteraard is het van belang om te checken welke features het CRM-systeem heeft dat je op het oog hebt. De features moeten voldoen aan datgene wat je binnen jouw bedrijf nodig hebt om het klantbeheer op een effectieve en succesvolle manier te overzien.

Enkele features waar je aan kunt denken, zijn:

  • Content management software (CMS);
  • Social media management;
  • Sales pipelines bijhouden;
  • Overzichten van deals en taken;
  • Rapportage functionaliteit;
  • Dashboards en mobiele applicaties.

Het is aan te raden om de must haves op het gebied van features op een rijtje te zetten voordat je je verder verdiept in verschillende systemen.

crm vergelijken

Tip 3: Veiligheid

Ook zeer van belang is de veiligheid van je CRM-systeem. Je bent misschien wel beheerder van privacygevoelige informatie, waarvan je niet wilt dat die uitlekt. Vooral als je in de CRM-software een CMS-systeem (Content Management Systeem) hebt, is het belangrijk dat de gegevens die daarin zijn opgeslagen, goed beveiligd en beschermd zijn. Kijk dus wat het CRM-systeem voor geïntegreerde veiligheidsmaatregelen heeft om de bedrijfs- en adresgegevens van jouw klanten tegen aanvallen door cybercriminelen te beschermen.

Tip 4: Configureerbaarheid

In hoeverre kun je het CRM-systeem naar jouw situatie aanpassen? Je wilt misschien unieke elementen in de software integreren en inrichten. Is dit mogelijk met het CRM-systeem waar je voor kiest? Of heb je geen aanpasbaar CRM nodig en kun je met een one-size-fits-all-oplossing je ding doen? Dit is een belangrijk kenmerk van CRM-systemen om bij aanschaf op te letten.

Tip 5: Integratie

Je wilt dat het CRM-systeem goed aansluit bij andere software die je gebruikt. Daarom is het belangrijk om te kijken in hoeverre de CRM-software die je wilt gaan kiezen, te integreren is met software van derde partijen. Denk bijvoorbeeld aan een integratie met boekhoudsoftware, of Google Drive en Dropbox. Als alle gegevens en databases met elkaar gesynchroniseerd en geïntegreerd kan worden, scheelt dit tijd, moeite en fouten.

CRM-systeem vergelijken

Als je een keuze voor een CRM-pakket moet gaan maken, dan kan het gebeuren dat je overweldigd raakt door alle verschillende CRM-programma’s en de uitputtende lijst met mogelijkheden. Want ga je voor een CRM dat on premise draait, of toch in de cloud? En wil je alleen je klantbeheer optimaliseren, of wil je ook kunnen factureren en offertes sturen met jouw CRM-systeem? Dit zijn allemaal dingen die je helder moet hebben, voordat je een keuze maakt. Ook kan het de moeite waard zijn om CRM-pakketten goed met elkaar te vergelijken. Je kunt dit doen door proefversies te downloaden en de verschillende CRM’s voor een periode uit te proberen. Of je leest de onderstaande vergelijking van 5 veel gebruikte CRM-pakketten, waarmee jezelf heel wat tijd en moeite bespaart.

CRM-pakket 1: Zoho CRM

Algemene kenmerken

Zoho wordt veel gebruikt binnen kleinere en middelgrote bedrijven (het MKB). Het bedrijf is leverancier van zo’n 45 SaaS-oplossingen. Het CRM-systeem is het bekendste en is al zo’n 15 jaar beschikbaar voor ondernemers.

Features

De belangrijkste functies van Zoho CRM zijn:

  • Leadmanagement
  • Automatisering van salesprocessen;
  • Klantcontactmanagement;
  • Omnichannel klantinteractie;
  • Gamification.

Integratie en Rapportage

Zoho CRM is te integreren met verschillende andere softwarepakketten. Een voordeel van Zoho is dat het een breed pakket is en dat het bedrijf ook andere software oplossingen aanbiedt. Zoho CRM kun je dan ook heel goed integreren met programma’s als Zoho Books en Zoho Projects. De rapportagemogelijkheden springen niet direct in het oog, maar zijn wel aanwezig in dit systeem.

Voordelen en nadelen

De grootste voordelen van Zoho zijn dat het gratis is tot 3 gebruikers, dat je heel veel opties hebt voor e-mailmarketing en dat je gamification kunt gebruiken om je sales medewerkers te motiveren. De nadelen zijn onder andere dat je Zoho niet kunt koppelen met boekhoud tools voor het MKB en dat je alleen een jaarabonnement kunt afsluiten.

Ga naar de website van Zoho CRM

CRM-pakket 2:  Simplicate

Algemene kenmerken

Simplicate heeft twee kantoren en bestaat sinds 2014. Het bedrijf heeft zo’n 1000 klanten. Simplicate biedt CRM- en projectmanagement software aan, die beide met een eenvoudige flow werken.

Features

Er zijn twee features die in het oog springen:

1.      CRM: voor het klantrelatiebeheer heeft Simplicate veel verschillende functionaliteiten. Ook hun mobiele app is zeer uitgebreid.

2.      Urenregistratie: Simplicate heeft een goede urenregistratie functionaliteit die prettig te integreren is met andere systemen.

Integratie en Rapportage

Simplicate is ontzettend goed te integreren met andere software. De rapportage functionaliteit is ook voldoende.

Voordelen en nadelen

Als voordelen worden genoemd: het eenvoudig starten met Simplicate, de gebruiksvriendelijkheid en de HR-functionaliteit die in het basispakket zit. Nadelen zijn dat een koppeling met boekhoud tools ontbreekt en dat je niet online een offerte kunt accepteren als klant.

Ga naar de website van Simplicate.

CRM-pakket 3: PerfectView

Algemene kenmerken

PerfectView is CRM-software die er al sinds 1984 is. Het bedrijf zit in Den Bosch. Ooit begonnen als een app voor relatiebeheer, is PerfectView uitgegroeid tot een volwaardig en online CRM-systeem (het draait dus in de cloud).

Features                   

PerfectView is een heel compleet pakket met zeer veel features voor je volledige klantrelatiebeheer. Eén van de functionaliteiten die in het oog springt, is het aantal mogelijke koppelingen, bijvoorbeeld met de Kamer van Koophandel. Het CRM-programma haalt alle NAW-gegevens van je klant automatisch op. Een tweede feature is het Social Media Management: dit kun je zeer goed en uitgebreid regelen met PerfectView.

Integratie en Rapportage

Naast een koppeling met de Kamer van Koophandel, kan PerfectView met zeer veel andere systemen worden geïntegreerd. Denk aan Gmail, Exact en andere boekhoudprogramma’s. Ook de rapportages functies binnen PerfectView zijn uitgebreid.

Voordelen en nadelen

Als voordelen van PerfectView komen het gebruikersgemak, de support en helpdesk, en de flexibiliteit van het systeem (de koppelingen die mogelijk zijn) naar voren. Als nadelen wordt de breedte van dit CRM-programma vaak genoemd. Het groot aantal features kan je overweldigen.

Ga naar de website van PerfectView

CRM-pakket 4:  Pipedrive

Algemene kenmerken

Pipedrive is een CRM systeem dat vooral geschikt is voor kleine ondernemingen. Het richt zich voornamelijk op het optimaliseren van salesprocessen. De applicatie van Pipedrive is gemakkelijk in het gebruik. Ook als je een groentje bent op het gebied van CRM-systemen, is dit een heel goed en vriendelijk beginnerspakket. Pipedrive kan op bijna elk besturingssysteem draaien en is cloudgebaseerd.

Features

Dit CRM systeem beschikt over alle functionaliteiten om je salesproces te vergemakkelijken met een sales pipeline. Ook kun je een tijdlijn maken en kunnen sales medewerkers prioriteiten toekennen aan deals. Andere mogelijkheden zijn het toevoegen van een tooltje om het sluiten van deals te automatiseren. Op het gebied van configureerbaarheid kan Pipedrive het volgende: iedere medewerker kan de interface inrichten met functies die hij of zij veel gebruikt, zodat het werkproces optimaal verloopt.

Integratie en Rapportage

Pipedrive kan met de meeste andere softwarepakketten geïntegreerd worden. Denk bijvoorbeeld aan MailChimp, Google Suite, Google Maps en Zapier. Voor rapportages kun je met Pipeline heel goed en eenvoudig alle deals filteren op personen, namen en activiteiten.

Voordelen en nadelen

Voordelen van Pipedrive zijn de gebruiksvriendelijkheid, de configureerbaarheid van alle opties en de mogelijkheid om meerdere pipelines in te stellen. Een veel genoemd nadeel is dat je leads en contacten in het algemeen niet kunt splitsen.

Ga naar de website van Pipedrive

CRM-pakket 5: Monday

Algemene kenmerken

Monday is één van de langstlopende pakketten op de Nederlandse markt. Het bedrijf is in 2012 tot de markt toegetreden. De CRM-software van Monday is sterk visueel en is voornamelijk gericht op projectmanagement.

Features

Het CRM-pakket van Monday is heel compleet en kent veel features. Het is vooral geschikt voor wat grotere bedrijven. De belangrijkste en opvallendste features zijn:

1.      Aantrekkelijke interface: De interface van Monday is heel visueel en daarmee gebruiksvriendelijk. Monday doet denken aan Excel en is dan ook een ideaal systeem om snel en handig lijsten mee op te stellen. Gebruik de kleurschema’s en filter mogelijkheden om inzicht te krijgen.

2.      Drag-and-drop: heel handig is dat je niet klik moe wordt met dit systeem. Je kunt met de muis van alles verslepen, bijvoorbeeld een klant van de ene projectfase naar de andere projectfase. Zo creëer je makkelijk overzicht in Monday.

3.      Projectmanagement: Monday is heel goed te integreren met je projectmanagement software. Dit is ontzettend handig, want je kunt Monday dus als projectboard gebruiken.

Integratie en Rapportage

Monday is zeer goed te integreren met allerlei andere softwaresystemen zoals Slack, Excel, Dropbox, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Zapier en Trello. Als je het meest uitgebreide pakket neemt (het pakket ‘Pro), dan kun je zelfs onboarding doen met deze CRM oplossing. Hoewel rapportages maken niet de focus heeft binnen Monday, zijn er wel mogelijkheden om rapportages uit te draaien en met elkaar te delen.

Voordelen en nadelen

Als grote voordelen van Monday worden vaak genoemd: het gebruikersgemak, het intuïtieve ontwerp en de verscheidenheid aan functionaliteiten. Toch zijn er ook een aantal features die worden gemist. Een ander nadeel is de prijs van Monday, die aan de hoge kant ligt.

Ga naar de website van Monday.com

Conclusie: 5 CRM-systemen vergeleken

In dit artikel hebben we verschillende CRM systemen vergeleken, zodat jij uiteindelijk voldoende informatie hebt om een goede keuze te maken voor een CRM-pakket. Wat duidelijk wordt, is dat ieder CRM-systeem anders in elkaar zit en dat iedere onderneming om een andere CRM-oplossing vraagt. Het loont om je goed te verdiepen in het soort systeem dat nodig is, en om goed te kijken naar de benodigde features, integraties en configureerbaarheid en de veiligheid van een CRM-systeem. Enkele veelgebruikte CRM-systemen zijn Zoho CRM, Simplicate, PerfectView, Pipedrive en Monday. Pipedrive is geschikt voor kleine bedrijven, waar Monday en Zoho meer geschikt zijn voor de wat grotere ondernemingen.

Meer weten over verschillende CRM-systemen?

Wil je meer informatie over welke CRM-systeem je moet kiezen en de verschillende functionaliteiten per pakket? Wil je weten welk pakket het meest geschikt is voor jouw onderneming op basis van gebruikerservaringen? Kijk dan eens bij de verschillende reviews op onze website, van onder andere Pipedrive, Monday en Zoho CRM.