Alles wat je moet weten over boekhouden

Je gaat je eigen onderneming opzetten en bent druk met de voorbereidingen. Zoals een bedrijfsnaam verzinnen, de inschrijving bij de KvK regelen en bedenken hoe je klanten wil gaan trekken voor jouw producten of diensten. Nog een belangrijk ding tijdens deze fase? Het opzetten van een boekhouding. Maar wat is boekhouden eigenlijk, en waarom moet je dit doen? En wat doet een boekhouder, en wanneer heb je er een nodig? In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het opzetten en bijhouden van een boekhouding voor een financieel gezonde onderneming.

Wat is boekhouden?

Het klinkt een beetje schools. Maar om uit te leggen wat boekhouden is, is het handig om met een definitie te beginnen.

‘Boekhouden omvat alle werkzaamheden die horen bij het verwerken van de financiële administratie.’

De basis van een financiële administratie bestaat uit het bijhouden van de  inkomsten en uitgaven. Als synoniem voor boekhouden wordt ook wel eens het woord ‘administratie’ gebruikt. Dit is echter een meer algemene term die nog meer werkzaamheden omvat. Hierbij kun je denken aan het bijhouden van een urenregistratie, kilometerregistratie, voorraadadministratie, het maken van offertes en bij grotere ondernemingen met personeel in dienst de salarisadministratie en het bijhouden van het ziekteverzuim.

Hoe omvangrijk een boekhouding (of administratie) precies is, welke onderdelen deze allemaal bevat en om welke werkzaamheden het gaat, dat verschilt per onderneming. Dit wordt onder andere bepaald door bijvoorbeeld

• de grootte van de onderneming;
• het aantal klanten en / of leveranciers; en
• of er diensten of producten geleverd worden.

Waaruit bestaat een boekhouding?

Hoewel de grootte en inhoud van boekhoudingen van ondernemingen dus kunnen verschillen, zijn er twee zaken die de kern ervan vormen. Met deze werkzaamheden krijgt iedere ondernemer te maken, zelfs een die alleen maar diensten levert en geen verdere kosten heeft. Het gaat hierbij om

• de facturatie; en
• het doen van belastingaangifte.
• Een uitgebreidere boekhouding bestaat daarnaast verder ook nog uit
• een debiteuren- en crediteurenbeheer;
• een winst- en verliesrekening; en
• grootboekrekeningen.

Facturatie

Allereerst wat meer over de facturatie. Hoewel veel ondernemers het liefst zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn aan hun boekhouding, is dit nog wel de meest favoriete klus. Facturen versturen betekent immers dat er geld binnenkomt voor geleverde of nog te leveren producten of diensten. Als ondernemer ben je verplicht je inkomsten en uitgaven overzichtelijk bij te houden. De inkomsten staan vermeld op rekeningen (verstuurd aan particulieren) of facturen (verstuurd aan zakelijke klanten). Deze dien je minimaal zeven jaar lang te bewaren, dit mag zowel op papier als digitaal.

De Belastingdienst stelt bepaalde regels aan welke informatie er allemaal op een rekening of factuur moet staan. Bovenaan in de factuurkop moeten staan:

• de naam van de onderneming en de adresgegevens;
• het KvK-nummer van je onderneming indien van toepassing;
• je btw-id als je een eenmanszaak hebt;
• de naam en adres van de klant;
• een doorlopend, opvolgend en uniek factuurnummer; en
• de factuurdatum waarop de factuur is gemaakt.

Op de rekening of factuur staat verder wat er precies geleverd is, en tegen welke prijs. De factuurregels bestaan uit:

• een omschrijving van de geleverde of te leveren producten of diensten;
• het aantal geleverde producten of gewerkte uren;
• de datum dat de goederen of diensten geleverd zijn of zullen worden;
• het bedrag dat exclusief btw in rekening wordt gebracht;
• het toegepaste btw-tarief (alleen in het geval van particuliere klanten);
• het bedrag aan btw (alleen in het geval van particuliere klanten); en
• het te betalen bedrag inclusief btw (alleen in het geval van particuliere klanten).

De facturatie kun je helemaal zelf uitvoeren, maar je kunt erbij ook gebruikmaken van een handig facturatieprogramma zoals dat van Afas. Zo weet je zeker dat je facturen en rekeningen voldoen aan alle regels.

De meeste ondernemers zullen naast facturen of rekeningen die ze kunnen versturen, ook facturen ontvangen. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om diverse soorten kosten, zoals de huur van het pand waarin je onderneming gevestigd is, facturen van leveranciers of producten of diensten die je nodig hebt voor je onderneming.

Belastingaangifte: btw- en inkomstenbelastingaangifte

Zoals hierboven al aangegeven was, moet je van de Belastingdienst een overzicht bijhouden van je kosten en opbrengsten. Als ondernemer ben je verplicht per maand, kwartaal of jaar deze cijfers door te geven in de btw-aangifte. Btw staat voor ‘belasting toegevoegde waarde’, ook wel omzetbelasting genoemd. In de aangifte vermeldt je enerzijds hoeveel opbrengsten en btw je in rekening hebt gebracht bij klanten. Anderzijds geef je ook door hoeveel kosten en btw leveranciers bij jou in rekening hebben gebracht.

De btw die je betaald hebt aan leveranciers wordt vervolgens afgetrokken van het totale btw-bedrag dat jij gefactureerd hebt. In de meeste gevallen zal je meer in rekening hebben gebracht dan dat je zelf hebt betaald. Dit bedrag moet je betalen aan de Belastingdienst. Heb je heel veel kosten gemaakt, of een grote investering gedaan? Dan kan het zijn dat bij jou meer btw in rekening is gebracht, dan dat jijzelf bij klanten hebt gedaan. Dit bedrag krijg je terug van de Belastingdienst na het doen van de btw-aangifte. Meestal ontvang je het bedrag binnen twee weken na het doen van de aangifte.

Zo doe je digitaal btw-aangifte

Btw-aangifte is tegenwoordig gemakkelijk digitaal te doen. Log je in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk, dan vind je daar het formulier ‘Aangifte omzetbelasting’. Je kunt overigens ook aangifte doen via een online boekhoudprogramma. De meeste ondernemers doen eenmaal per kwartaal btw-aangifte. Hierbij moet iedere keer in de maand na afloop van een kwartaal aangifte worden gedaan. Moet je bijvoorbeeld btw-aangifte doen over het eerste kwartaal van het jaar, dus de maanden januari, februari en maart? Dan moet je de btw-aangifte uiterlijk 30 april ingestuurd hebben. Blijkt uit de aangifte dat je btw moet betalen? Dan moet dit bedrag ook uiterlijk 30 april op de rekening van de Belastingdienst staan.

De laatste btw-aangifte van het jaar kan iets ingewikkelder zijn dan de voorgaande drie gedurende het jaar. In de laatste aangifte kun je namelijk zaken verrekenen die je eerder niet goed hebt aangegeven, of nog niet kon aangeven. Is hiervan sprake, dan kun je in de laatste aangifte ook een aantal afrekeningen opnemen over het afgelopen kalenderjaar. Heb je als voorbelasting btw afgetrokken van goederen of diensten die tot je onderneming behoren, maar waar je ook privé gebruik van maakt? Dan moet je bij de laatste aangifte dit privégebruik verrekenen en betalen.

Vrijstelling van btw-aangifte: Kleine Ondernemers Regeling (KOR)

Voor het doen van btw-aangifte kunnen sommige ondernemers overigens vrijstelling vragen. Ondernemers met een jaaromzet tot 20.000 euro die ervoor kiezen deel te nemen aan de vernieuwde Kleine Ondernemers Regeling (KOR) kunnen vanaf 1 januari 2020 btw-vrijstelling krijgen. Dit houdt in dat de ondernemer geen btw in rekening brengt aan klanten, en ontheven is van de verplichting om ieder kwartaal btw-aangifte te doen.

Financieel inzicht nodig voor de aangifte inkomstenbelasting

Bij mensen met een eenmanszaak of VOF is een overzicht van opbrengsten en kosten ook nodig voor de inkomstenbelastingaangifte. Bij hen heeft immers de onderneming geen eigen rechtspersoonlijkheid, maar wordt de fiscale jaarlijkse afrekening via de inkomstenbelasting geregeld. Hiervoor is echter wel de nodige kennis van boekhouden vereist, dus dit wordt vaak uitbesteed. Bij ondernemers met een bv of nv ligt dit iets anders. Deze ondernemingen moeten hun cijfers jaarlijks verplicht laten controleren door een accountant. Vaak kiezen ondernemers uit gemak ervoor hun inkomstenbelasting ook uit te besteden hieraan.

Debiteuren- en crediteurenbeheer

Hierboven was bij het onderwerp facturatie al het een en ander besproken over het versturen van facturen of rekeningen. Maar daarmee ben je er nog niet. In de ideale wereld betaalt iedere klant netjes binnen het gestelde betaaltermijn. In de praktijk werkt dit echter niet altijd zo. Klanten (debiteuren) laten soms rekeningen of facturen erg lang liggen, vergeten ze of kunnen ze niet betalen.

Is een factuur of rekening niet op tijd betaald? Dan is het verstandig om eerst even persoonlijk contact op te nemen en te vragen of de factuur wel goed ontvangen is. Of dat er een klacht of andere reden is waarom niet betaald wordt. In de meeste gevallen is het voldoende de klant op deze manier aan de betaling te herinneren. Krijg je echter nog steeds geen betaling voor de geleverde goederen of diensten? Dan volgt er in voor het debiteurenbeheer een vast traject, dat bestaat uit het versturen van een officiële betalingsherinnering, vervolgens een aanmaning en tot slot het inschakelen van een incassobureau.

Naast het debiteurenbeheer bestaat een boekhouding ook uit crediteurenbeheer. Een crediteur is een ander bedrijf dat jij nog geld schuldig bent. Crediteurenbeheer bestaat dan ook uit het betalen van facturen van bijvoorbeeld leveranciers. Voor een goede zakelijke verstandhouding is het belangrijk altijd goed te letten op tijdige betaling van ontvangen facturen. Mocht dit niet lukken, neem dan even contact op met de crediteur om te zien of er een aparte betalingsregeling getroffen kan worden.

Winst- en verliesrekening

Ook een winst- en verliesrekening kan onderdeel uitmaken van een boekhouding. Houd je netjes overzichten bij van de inkomende en uitgaande facturen? Dan ben je eigenlijk al bezig met het bijwerken van de winst- en verliesrekening. Naast de cijfers die voortkomen uit het verwerken van ontvangen en verstuurde rekeningen en facturen houd je hier ook rekening met fiscale zaken. Denk hierbij aan het afboeken van debiteuren, afschrijvingen op investeringen van bijvoorbeeld je inventaris en het opstellen van de balans. Uiteindelijk zijn al deze cijfers nodig voor het opstellen van een jaarverslag of jaarrekening.

Grootboekrekeningen

Wil je echt goed inzicht krijgen in de financiële stromen binnen je onderneming, dan is het tot slot erg handig om te werken met een grootboek met grootboekrekeningen. Veel boekhoudsoftware bevat al een grootboekschema. Een grootboekrekening is een verzameling van inkomsten en uitgaven die aan elkaar gerelateerd zijn. Grootboekrekeningen kunnen onderverdeeld worden in balansrekeningen of resultaatrekeningen. Een balansrekening kan bijvoorbeeld bestaan uit de waarde en afschrijving van een machine. Een resultaatrekening bevat bijvoorbeeld reiskosten.

Hoe een boekhouding opzetten en bijhouden?

Het bijhouden van je boekhouding bestaat dus onder andere uit het inboeken van facturen en  een overzicht maken van alle verstuurde en ontvangen rekeningen en facturen. Deze cijfers heb je nodig voor het periodiek doen van de btw-aangifte en mogelijk het maken van een winst- en verliesrekening.

Een boekhouding in Excel

Hoe dit overzicht gemaakt wordt, dat mag je zelf weten. Startende ondernemers die maar enkele klanten hebben waaraan ze diensten factureren, kunnen boekhouden in Excel. Je kunt zelf een simpele administratie opzetten, maar er zijn ook handige templates te downloaden. Dit kan gratis, of tegen een klein bedrag. Mensen die hier gebruik van maken, vinden het vaak gemakkelijk omdat ze bekend zijn met het programma. Als onderdeel van het Microsoft Office pakket hebben veel mensen hier dan ook al op de middelbare of zelfs lagere school mee leren werken.

Een (online) boekhoudprogramma gebruiken

Heb je veel verschillende klanten en moeten er ook veel ontvangen facturen ingeboekt worden? Dan kun je waarschijnlijk beter gebruikmaken van een boekhoudprogramma. Deze worden tegenwoordig voornamelijk online aangeboden. Online boekhouden zorgt ervoor dat je financiën veilig zijn opgeslagen, en ze altijd en overal inzichtelijk en bijgewerkt zijn. Fijn is ook dat zowel jij als een eventuele boekhouder (waarover later meer) altijd over dezelfde cijfers in realtime beschikken. Tot slot is het ook erg handig dat er allerlei belastingtechnische regels in verwerkt zitten, zodat je deze niet zelf hoeft op te zoeken en toe te passen. Wil je een online boekhoudprogramma gaan gebruiken, dan is het belangrijk diverse aanbieders en pakketten goed te vergelijken. Hier vind je een overzicht met boekhoudsoftware om deze gemakkelijk te kunnen vergelijken, en hier vind je meer informatie over waar je op moet letten bij de keuze van een pakket.

Waarom is boekhouden nodig?

Nu je een idee hebt wat de basis van boekhouden is, vraag je je misschien af waarom je er al die tijd en energie in zou steken. Want ja, ondernemen is al geen 9-tot-5-baantje, en je hebt het waarschijnlijk al druk genoeg met het contact met klanten en het leveren van goederen of diensten.

Verplicht voor de Belastingdienst

Hierboven ging het al een keer of zes over de Belastingdienst. En ja, voor veel ondernemers voelt het alsof het bijhouden van de boekhouding enkel en alleen voor deze partij wordt gedaan. Omdat de meeste ondernemers btw-aangifte moeten doen en de cijfers verwerkt moeten worden in een jaarverslag of in je inkomstenbelastingaangifte, is het efficiënter de boekhouding goed en regelmatig bij te houden. Dit zorgt voor een tijdsbesparing, want als je achteraf alles weer op moet gaan zoeken kost dit je veel meer tijd.

Goed financieel overzicht

Dit is echter zeker niet het enige reden waarom boekhouden nuttig is. Boekhouden geeft je namelijk ook goed inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming, wat nodig is voor een winstgevende toekomst. Door bij te houden hoe het ervoor staat met de betalingen, voorkom je bijvoorbeeld niet betaalde ontvangen of verstuurde facturen of rekeningen. Door voortdurend je boekhouding bij te werken, weet je ook hoe de balans en winst- en verliesrekening eruit zien. Je weet dus altijd of je onderneming financieel gezond is, en of er bijvoorbeeld ruimte is om investeringen te doen.

Wat doet een boekhouder?

Met een eigen onderneming krijg je te maken met een hoop administratieve en financiële zaken. Omdat deze vaak veel tijd kosten, kiezen veel (vooral kleinere) ondernemers ervoor hun boekhouding uit te besteden aan een boekhouder. Wat een boekhouder precies doet? Dat hangt af van hoeveel je uitbesteed. Deze kan je onder andere helpen met het bijhouden van je boekhouding zoals het inboeken van verstuurde en ontvangen facturen, het opstellen van de kwartaalaangifte voor de omzetbelasting, het opstellen en indienen van je aangifte inkomstenbelasting en het uitvoeren van banktransacties. Ook kan een boekhouder jaarstukken opstellen indien dit nodig is, en je belastingadvies geven over je onderneming.

Leestip: 5 dingen waar je op moet letten bij een vinden van boekhouder

Wanneer heb je een boekhouder nodig?

Of, en wanneer, je een boekhouder nodig hebt, hangt van een aantal zaken af. Een aantal jaar geleden is de boekhouding van vooral ZZP’ers een stuk minder ingewikkeld geworden. Onder andere omdat het niet meer verplicht is een jaarrekening op te stellen. Veel ondernemers kiezen er echter wel voor hun boekhouding (gedeeltelijk) uit te besteden omdat ze dan veel productiever kunnen zijn. Ze zijn immers minder tijd kwijt aan het bijhouden van de administratie, en hebben dus meer tijd voor het echte ondernemen.

Daarnaast is er specialistische kennis nodig voor het doen van belastingaangiftes. Ondanks de slogan ‘Leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker’ van de Belastingdienst kan het inhuren van een boekhouder je een hoop opleveren. Er zijn namelijk veel zaken waarover je belasting moet betalen, maar er zijn net zoveel fiscale regelingen waarvoor je mogelijk weer in aanmerking komt die je belastingvoordeel kunnen opleveren. Boekhouders kennen deze, en kunnen je belastingaangifte zo invullen dat deze zo gunstig mogelijk voor jou uitpakt. De kosten van een boekhouder verdien zichzelf vaak weer terug.

Heb je een grotere onderneming? Met meer dan vijftig medewerkers in dienst, meer dan 4,4 miljoen euro op de balans of een netto-omzet van meer dan 8,8 miljoen euro? Dan is het verplicht een accountant in te schakelen. Deze heeft een ander takenpakket dan een boekhouder, hoewel ze vaak over een kam geschoren worden. Zo biedt een accountant bijvoorbeeld financiële controle en is deze bevoegd om verklaringen van financiële betrouwbaarheid, de zogenaamde accountantsverklaring, af te geven.

Ook handig: In het artikel ‘Wat doet een accountant of boekhouder en heb ik er een nodig?’ lees je meer over de samenwerking met een boekhouder of accountant.

Handige tips voor boekhouden

Tot slot hierbij nog enkele tips voor een overzichtelijke boekhouding die zo weinig mogelijk tijd kost om bij te houden.

Je boekhouding regelmatig bijwerken.

Het is hierboven al een keer genoemd, maar het is vooral belangrijk je boekhoudkundige werkzaamheden niet voor je uit te schuiven. De btw-aangifte moet toch weer iedere keer gedaan worden, en zo voorkom je aan het eind van het kwartaal veel extra tijd kwijt bent.

Een cursus boekhouden volgen.

Wil je zelf je boekhouding uitvoeren, en de kans op fouten zo hierbij zo klein mogelijk maken? Volg dan een cursus boekhouden voor een goed inzicht in de financieel administratieve en bedrijfseconomische processen binnen je onderneming. Extra tip: deze opleidingskosten mag je vaak gedeeltelijk aftrekken van je winst.

Een zakelijke rekening openen.

Werk- en privé-administratie gescheiden houden. Boekhouden is een stuk gemakkelijker als je privé en zakelijke kosten gescheiden zijn. Zakelijke rekeningen zijn daarnaast vaak te koppelen aan een boekhoudprogramma zodat je betalingen direct in je boekhouding kunt laten verwerken. Bovendien voorkom je dat bij een eventuele controle er inzicht is in je privéadministratie, en heeft een boekhouder als je deze inschakelt dit ook niet.