Online Boekhouden

Danny

Alles over online boekhouden

Bijna alle ondernemers kiezen tegenwoordig voor online boekhouden. Niet heel vreemd, want een digitale en online boekhouding biedt vele voordelen. Zo kun je bijvoorbeeld heel gemakkelijk online samenwerken met je boekhouder. Ben jij geïnteresseerd in de mogelijkheden van boekhouden in de cloud? Hieronder lees je alles over het hoe, wat en waarom van online boekhouden.

Table Of Contents

Van papieren naar digitale en online boekhouding

Ondernemen kostte tot nog niet eens heel lang geleden best veel ruimte. Om voorraad op te slaan, of medewerkers een werkplek te geven? Nee, ook ondernemers die geen personeel hadden en diensten leverden hadden deze ruimte nodig. Waarvoor dan? De ruimte was nodig om de boekhouding te bewaren. Voor zakelijke documenten geldt namelijk een fiscale bewaarplicht. Dat betekent dat bij een controle door de Belastingdienst, alle originele documenten tot zeven jaar (sommige zelfs tot tien jaar) geleden nog moeten kunnen worden ingezien.

Nu staat de Belastingdienst niet echt te boek als een partij die snel kan omschakelen en meegaat met maatschappelijke ontwikkelingen. Lange tijd was het dus ook verplicht om alle zakelijke documentatie hardcopy – als papieren versies dus – te bewaren. Hoewel er ondertussen de afgelopen jaren al steeds meer digitaal gewerkt werd, was het vaak alsnog nodig bijvoorbeeld facturen die per email verzonden waren uit te printen en in multomappen op te slaan.

Van papier naar digitaal

Gelukkig is hier verandering in gekomen. De bewaarplicht van zeven jaar van facturen en bonnetjes (en die van tien jaar voor facturen over onroerend goed en facturen voor elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten) bestaat nog steeds. Maar nu mogen de facturen in de vorm bewaard worden waarin je ze hebt ontvangen of verstuurd. Digitale facturen hoef je dus niet meer af te drukken, maar mag je ook digitaal opslaan. Facturen en bonnetjes die je wel op papier hebt, mag je scannen en digitaal bewaren. Let er op dat er een volledige en juiste weergave van het origineel moet zijn, en dat de echtheidskenmerken worden opgeslagen. Voldoen de gescande versies aan de gestelde voorwaarden, dan hoef je de originele bonnen en facturen niet te bewaren.

Er is dus niet veel ruimte meer nodig voor facturen, maar ook andere zaken die bij de boekhouding horen zoals balansoverzichten en btw-opgaves. Een digitale boekhouding kost daarmee tegenwoordig eigenlijk niet heel veel meer ruimte dan een computer. Hierop staan dan alle digitale brondocumenten en een boekhoudprogramma waarin de boekhouding verwerkt wordt.

Niet alleen digitaal, maar ook online

Met de omschakeling naar een digitale boekhouding werd in eerste instantie veel gebruik werd gemaakt van boekhoudprogramma’s die op computers waren geïnstalleerd. De toepassingen van (veilig) internet hebben het afgelopen decennium echter een behoorlijke vlucht genomen. Software wordt daarom ook tegenwoordig steeds meer online aangeboden. Boekhoudingen zijn nu niet meer alleen digitaal, mar staan ook nog eens online. Bij het boekhouden wordt de data niet meer ergens digitaal lokaal opgeslagen, maar staat deze in de cloud op een server van de aanbieder van een online boekhoudprogramma. Op dergelijke programma’s kun je inloggen via een website of een boekhoud app.

Online Boekhouden in de cloud

Welke onderdelen bevat een online boekhouding?

De Belastingdienst heeft regels opgesteld waaraan een boekhouding moet voldoen. De verplichte financiële basisadministratie voor ondernemers bestaat uit

  • inkoopfacturen;
  • kopieën van verkoopfacturen; en
  • bankafschriften.

Deze bronnen geven inzicht in de inkomsten en uitgaven van een onderneming. Programma’s waarmee je online kunt boekhouden zijn op basis hiervan opgesteld. Zo weet je precies dat je boekhouding volledig is, zonder dat je hier zelf informatie over hoeft op te zoeken.

Aanbieders van online boekhoudprogramma’s bieden vaak diverse pakketten of modules aan. Werk je als ZZP’er en lever en factureer je voornamelijk diensten? Dan hoeft je boekhouding niet heel veel uitgebreider te zijn dan zoals hierboven beschreven is. Voor dit type ondernemers is bijvoorbeeld Snelstart handig, dat de optie biedt alleen te factureren. Daarnaast kun je ook kiezen voor een pakket waarin facturatie en boekhouding gecombineerd zijn. Naast facturatie gaat het bij dit laatste pakket bijvoorbeeld ook om het digitaal en automatisch verwerken van banktransacties en debiteurenbeheer.

Online samenwerken met een boekhouder

Veel ondernemers kiezen ervoor (een gedeelte) van hun boekhouding uit te besteden aan een boekhouder. Hoewel dit natuurlijk niet gratis is, levert het veel ondernemers een hoop op. Zo kost het leveren van producten of diensten vaak al veel tijd, net als het contact met de klanten. Door de boekhouding uit te besteden, hoeven ondernemers hier zelf geen (of in ieder geval minder) tijd aan te besteden. Daarnaast is een boekhouder natuurlijk veel beter op de hoogte van de wet- en regelgeving rond boekhouden, en de mogelijkheid in aanmerking te komen voor belastingvoordelen.

Een van de belangrijkste voordelen van online boekhouden, is dat jij en je boekhouder altijd beschikken over dezelfde data. Twee verschillende lokaal opgeslagen versies van je boekhouding, een bij jou op je zakelijke computer en een bij de boekhouder? Dat is verleden tijd.  Ook kun je online veel gemakkelijker data delen met je boekhouder. Zo was het vroeger bijvoorbeeld heel gewoon dat facturen en bonnetjes van zakelijke uitgaven in een doos werden gedaan. De boekhouder moest deze vervolgens vlak voor het eind van het kwartaal maar gaan uitzoeken en verwerken. Met online boekhoudprogramma’s kunnen ondernemers tegenwoordig snel en gemakkelijk scans maken van factureren en bonnetjes en deze zelf automatisch inboeken. De boekhouder heeft via een online applicatie direct de beschikking over deze informatie. Andersom werkt het trouwens net zo. Werkt de boekhouder de balans of winst- en verliesrekening bij? Dan beschik jij als ondernemer direct over dezelfde informatie als je boekhouder.

Boekhouders hebben door online boekhouden veel meer een controlerende functie gekregen. Ondernemers kunnen met diverse gebruiksvriendelijke applicaties zonder grote tijdsinvestering en al teveel kennis te hoeven hebben van boekhouden bepaalde boekhoudkundige werkzaamheden zelf uitvoeren. Hierdoor gaat het doen van btw-aangifte en belastingaangifte, en het opstellen van een jaarrekening door een boekhouder een stuk sneller en gemakkelijker. Als ondernemer heb je hier dus ook een kostenvoordeel aan. Hoeft je boekhouder immers minder tijd aan je boekhouding te besteden, dan zijn de kosten voor de geleverde dienst ook lager.

Boekhouden in de cloud: het beste boekhoudprogramma kiezen

Door de hierboven beschreven voordelen is je interesse in boekhouden in de cloud mogelijk nu serieus gewekt. Dan maar eens gaan kijken welke aanbieders van online boekhoudprogramma’s er zijn? Ondernemers die denken simpel via Google of een andere zoekmachine hiernaar te kunnen zoeken, komen bedrogen uit. Er is namelijk intussen een zeer uitgebreid en divers aanbod van software waarmee je online kunt boekhouden. Dan maar zoeken op ‘het beste online boekhoudprogramma’? Dit heeft niet zo veel zin. Waarom niet? Omdat het afhankelijk is van je onderneming en je eigen wensen en eisen wat jij het meest fijn vindt om mee te werken. Het is dus niet zo gemakkelijk om te zeggen wat het beste programma is. Om je toch op weg te helpen, vind je hieronder een aantal zaken waar je op kunt letten bij het vergelijken van programma’s waarmee je in de cloud kunt boekhouden. Het gaat bijvoorbeeld om:

  • het aantal gebruikers;
  • de geboden functionaliteiten;
  • koppelingen met andere databronnen;
  • een gratis proefperiode;
  • de beschikbaarheid van een helpdesk; en
  • reviews van andere gebruikers.

Hieronder worden deze zaken verder toegelicht. Meer hierover vindt je ook in het artikel ‘Boekhoudpakketten vergelijken’.

Het aantal gebruikers

Allereerst is het belangrijk te letten op het maximaal aantal gebruikers. Sommige pakketten zijn speciaal bedoeld voor ZZP’ers, en kunnen niet door meerdere mensen gebruikt worden. Zijn er binnen je onderneming meerdere mensen die zich bezig houden met de financiële administratie? Let er dan goed op hoeveel gebruikers maximaal van de software gebruik kunnen maken. Ook moet je goed letten op de prijsopbouw van boekhoudprogramma’s. Sommige software lijkt in eerste instantie vrij prijzig, maar biedt dan wel weer bijvoorbeeld gratis de mogelijkheid gebruikers toe te voegen.

Vergelijk de functionaliteiten

De meeste boekhoudprogramma’s voldoen aan de minimale wettelijke eisen. Toch verschillen ze onderling op diverse punten. Welke functionaliteiten nodig zijn, hangt af van je eigen wensen en eisen. Zoals hierboven al een keer genoemd is, zijn er hele simpele boekhoudpakketten voor boekhouden waarmee je enkel kunt factureren. Bovendien is er vaak een maximum gesteld aan het aantal facturen dat je ermee kunt verzenden. Kom je daar niet mee uit, of wil je bijvoorbeeld ook de balans kunnen opmaken, of de Btw-aangifte doen? Kies dan een uitgebreider programma. Of een pakket dat later nog uit te breiden is met aanvullende modules.

Koppelingen met andere databronnen

Een boekhouding bijhouden kost nu eenmaal tijd. Maar het is zaak deze tijdsinvestering zo beperkt mogelijk te houden. Probeer daarom zoveel mogelijk data automatisch te laten verwerken, of in ieder geval te voorkomen dat je deze meer dan een keer moet invoeren. Dit doe je door te kiezen voor een programma dat zoveel mogelijk koppelingen met andere financiële bronnen biedt.

Digitale data heeft als grote voordeel dat het in een boekhouding op meerdere manieren en meerdere keren automatisch verwerkt kan worden. Is een koppeling naar je zakelijke rekening mogelijk? Dan kun je bankafschriften digitaal laten inlezen of papieren facturen inscannen en deze direct betalen en verwerken. Maak je gebruik van bijvoorbeeld branche-specifieke programma’s? Let er dan ook goed op dat je een  boekhoudprogramma kiest met een koppeling hiermee. Gebruikt je boekhouder of accountant een bepaald programma of zijn er goede koppelingen? Ook dan bespaar je door een te koppelen programma te kiezen dubbel werk en kun je gemakkelijker online samenwerken.

Probeer eerst eens programma’s gratis uit

Zeker voor startende ondernemers kan het lastig zijn een programma te kiezen waarmee ze online kunnen boekhouden. Ze hebben immers nog geen ervaring in het bijhouden van een financiële administratie, en weten dus ook nog niet wat zij fijn vinden werken en wat niet. Gelukkig kun je boekhouden in de cloud bij veel aanbieders een bepaalde periode gratis uitproberen. Tijdens dit gratis proefabonnement kun je inhoudelijk precies zien welke mogelijkheden een programma allemaal biedt, en of je het fijn vind om ermee te werken. Bij e-boekhouden kun je als startende ondernemer zelfs vijftien maanden lang het boekhoudprogramma gratis proberen.

Is er een helpdesk?

Weet je van jezelf dat financiën niet je sterkste punt zijn? Helemaal niet erg, want dat geldt voor een heleboel ondernemers. Hoewel online boekhouden tegenwoordig erg gebruiksvriendelijk is en je weinig echte fiscale kennis hoeft te hebben, is het toch fijn om te weten dat je hulp kunt vragen. Zeker voor ondernemers die echt zelf hun boekhouding willen uitvoeren en dit niet uitbesteden aan een boekhouder, kan een helpdesk erg handig zijn.

Reviews van andere gebruikers lezen

Wil je bijvoorbeeld privé een nieuwe tv kopen? Dan is het heel gebruikelijk online te zoeken naar recensies of reviews van mensen die een dergelijke tv in bezit hebben. Ook als je online wil gaan boekhouden is het verstandig om reviews van gebruikers van boekhoudprogramma’s te lezen. Alle aanbieders proberen uiteraard hun eigen programma zo positief mogelijk neer te zetten. Maar hoe weet je dan of alles ook wel goed werkt? Recensies van gebruikers kunnen je veel informatie geven over onder andere het gebruiksgemak en de hulp van een eventuele helpdesk.

Snel zien welke aanbieders goed beoordeeld worden? Bekijk dan de Top 10 Boekhoudprogramma’s.

Waarom zou je online boekhouden (en waarom niet)?

Als ondernemer ben je waarschijnlijk gewend bij het maken van een beslissing alle voor- en nadelen goed tegen elkaar af te wegen. Waarom je zou kiezen voor online boekhouden? Er zijn hierboven al een aantal redenen tussen de regels door genoemd, maar hieronder vind je ze allemaal nog een keer op een rij. Tot slot worden ook nog een paar nadelen van online boekhouden beschreven.

De voordelen van online boekhouden

Ruimtebesparend

Online boekhouden bespaart ruimte. Diverse kasten nodig hebben voor een archief? Een server zelf ergens moeten neerzetten? Dit is niet meer nodig. Doordat al je gegevens digitaal beschikbaar zijn kun je papierloos werken. Dit is ook nog eens heel duurzaam.

Tijdbesparend

Met online boekhouden bespaar je tijd. Je hoeft data immers maar een keer in te vullen. De gegevens worden direct verwerkt, bijvoorbeeld in de balans. Ook kun je gegevens zoals verdiensten of gewerkte uren meteen overal invoeren. Doe je dit direct dan hoef je ze later niet nog een keer op te zoeken. Dat verkleint bovendien de kans op fouten.

Flexibel

Online boekhouden biedt flexibiliteit. De boekhouding bijwerken kan immers overal en op ieder gewenst tijdstip. Je hoeft niet te wachten totdat je weer op kantoor bent. Ben je vergeten iets in te boeken? Dan kun je dat altijd thuis of op locatie bij een klant ook nog even doen. Bovendien kun je overal zien en laten zien hoe jouw onderneming er voorstaat, bijvoorbeeld als je een gesprek hebt bij de bank en zij om gegevens vragen die je niet uit je hoofd weet.

Gemakkelijker samenwerken

Een online boekhouding maakt het gemakkelijker samen te werken. Werken er meerdere personen binnen je onderneming aan de administratie? Geen probleem, want ze kunnen allemaal afzonderlijk en tegelijkertijd inloggen bij het online boekhoudprogramma.

Eenvoudig toezicht regelen

Met een online boekhouding regel je eenvoudig het toezicht. Je accountant of boekhouder kan met toestemming meekijken in jouw boekhouding en je zo goed adviseren. Dat scheelt tijd (en dus geld) doordat jullie realtime inzicht hebben in hoe het de onderneming er financieel voorstaat.

Gemakkelijk te koppelen met andere programma’s

Online boekhoudprogramma’s kunnen gemakkelijk aan elkaar te koppelen zijn. Denk hierbij onder andere aan je zakelijke rekening(en), de inkomende en uitgaande facturen, personeelsadministratie, reserveringen en zelfs bijvoorbeeld een kassasysteem. De persoon die die zich bezighoudt met de boekhouding hoeft zo min mogelijk gegevens over te tikken. Dit werkt sneller en er is minder ruimte voor fouten.

Minder kans op dataverlies

De aanbieder van een online boekhoudprogramma zorgt meestal voor een automatische back-up. Doordat er automatisch kopieën van je administratie worden gemaakt, kun je je boekhouding niet meer kwijtraken door brand of een fout. Ook ben je niet meer afhankelijk van het goed werken van een eigen server. Online aanbieders van boekhoudprogramma’s hebben meerdere grote servers waarop je gegevens veilig opgeslagen zijn.

Altijd up-to-date

Online boekhoudsoftware krijgt als het goed is regelmatig een update. Waar je vroeger een boekhoudprogramma op een cd-rom regelmatig zelf moest updaten, doet een online boekhoudprogramma dit automatisch. De software gaat met de tijd mee en je werkt dus altijd met de meeste recente gegevens.

Nadelen van online boekhouden

Omdat het altijd goed is om kritisch te zijn, is het ook belangrijk te kijken naar redenen waarom je niet zou kiezen voor online boekhouden. Enkele nadelen van online boekhouden.

Verbinding met internet nodig;

Ten eerst heb je altijd internet nodig om te kunnen boekhouden. De verbinding moet bovendien goed en snel genoeg zijn om je boekhoudprogramma te kunnen laten draaien. Dit kan onhandig zijn als je bij je onderneming,  op locatie of thuis niet altijd online bent.

Goede beveiliging van data nodig;

Daarnaast gaat het – zoals bij iedere samenwerking – om vertrouwen. De beveiliging van je gegevens heb je niet meer zelf in de hand. Je zult erop moeten vertrouwen dat je gegevens niet voor iedereen zijn in te zien, dat je softwareleverancier zorgt voor goede en veilige back-ups en dat de software regelmatig een update krijgt zodat jouw boekhouding aan alle regels blijft voldoen. Wel kun je zelf bepaalde maatregelen treffen om de veiligheid zo goed mogelijk te waarborgen. Maak allereerst alleen gebruik van sterke en unieke wachtwoorden, en verander deze regelmatig. Werk je via een openbaar wifinetwerk? Dan kun je beter niet online boekhouden en internetbankieren, omdat hier hackers makkelijker je wachtwoorden en gegevens kunnen onderscheppen.

Maandelijkse abonnementskosten

Voor een programma als Excel of een ander offline boekhoudprogramma betaal je meestal slechts eenmalig een bedrag. Bij online boekhouden zit je vaak aan een abonnement vast. Er zijn overigens ook gratis online boekhoudprogramma’s. Maar gebruikt je boekhouder of accountant een bepaald programma, of wil je meer functies? Dan ben je al snel gebonden aan een abonnement met maandelijkse kosten.

Lastig om over te stappen op een ander programma

Zodra je eenmaal voor een bepaald boekhoudprogramma hebt gekozen is het niet zo gemakkelijk over te stappen op een ander programma. Het is daarom belangrijk de keuze weloverwogen te maken.

Heb jij nog aanvullende tips over online boekhouden? Laat het ons weten!