Wat kost een CRM systeem?

Als je overweegt om een CRM systeem voor je bedrijfsvoering te gaan gebruiken, kun je dit tegen zeer gevarieerde prijzen doen. Afhankelijk van het aantal gebruikers en de hoeveelheid aan functionaliteit die je wilt gebruiken, variëren de kosten van een CRM systeem enorm. Lees hieronder wat de CRM-systeem kosten en kijk welk systeem het beste bij jouw onderneming past.

Welke factoren bepalen de kosten van een CRM systeem?

Je doet er goed aan om in een vroeg stadium al na te denken over wat je precies met het systeem wilt. Zou je bijvoorbeeld graag een boekhoudpakket aan je relatiebestand willen koppelen? Wil je ook nieuwsbrieven met het systeem kunnen versturen? Projecten gaan bijhouden? Of gebruik je het systeem eigenlijk alleen als simpele database zodat je makkelijk adresgegevens kunt opzoeken en bijhouden? Wat met een CRM kosten?

Wat ook kostprijs bepalend is, is of je de CRM software aanschaft of deze op abonnementsbasis wilt gaan gebruiken. Er zijn een aantal branche gerelateerde CRM pakketten op de markt waar veel van de functionaliteiten die je zoekt al standaard ingebouwd zijn. Heb je bijvoorbeeld een kapsalon en wil je jouw klantcontact efficiënter maken? Kies dan voor een systeem dat door- en voor kappers is ontwikkeld. Zo’n systeem maakt het mogelijk om alle belangrijke gegevens over jouw klanten op te slaan zoals verjaardagen of een haarverf kleurnummer. Nog voordat de klant weer in de kappersstoel zit, weet jij al welke spullen je in huis moet hebben en van tevoren klaar kunt zetten. Klanten kunnen desgewenst ook online een afspraak inplannen als jouw CRM pakket deze optie biedt. Dat scheelt weer een paar telefoontjes per dag zodat je je volledige aandacht bij je afspraken kunt houden.

Standaardpakketten zijn in de regel voordelig geprijsd. Veel CRM bedrijven bieden klanten ook (gratis) trainingen aan zodat je snel de fijne kneepjes van het programma leert kennen. Tegenwoordig is het ook heel normaal dat je van een gratis proefperiode gebruik kunt maken van de software. Op die manier kost het je alleen tijd om te kijken of dit het beste CRM pakket voor jou is. Zo heb je bij Monday een proefperiode van 14 dagen, bij Zoho 30 dagen en kun je e-Boekhouden zelfs 15 maanden gratis proberen.

Wil je nog andere gratis CRM-systemen met elkaar vergelijken? Lees dan hier verder.

Hoe ga je de CRM toepassing in de toekomst gebruiken?

Naast functionaliteit is bijvoorbeeld het aantal gebruikers dat met het CRM systeem gaat werken ook van belang. De aanschaf van een CRM systeem kan voordelig zijn als je min of meer voor een standaard pakket kiest en met een beperkt aantal collega’s hetzelfde programma gebruikt.

kosten crm systeem

Wil je liever niet de software meteen aanschaffen, kies dan voor een Cloud oplossing. Op die manier krijg je bijna onmiddellijk online toegang tot de programma’s en heb je geen technische kennis nodig om het programma op je server te installeren. De Cloud oplossing maakt je ook flexibeler in de toekomst. Je neemt het CRM pakket tenslotte per gebruiker af. Als jouw bedrijf dan groeit, kun je gemakkelijk een paar extra abonnementen afsluiten. Wil je juist met minder mensen met de software gaan werken, dan zijn de abonnementen weer gemakkelijk op te zeggen.

Dit geldt ook voor uitbreidingen. Als je eenmaal een pakket hebt gekocht en toch meer toepassingen wilt, dan kun je met een Cloud oplossing vaak een extra module toevoegen aan je abonnement. Dit zal je abonnementskosten per persoon wel weer hoger maken.

Om een inschatting van de kosten voor een CRM te maken, stel jezelf de volgende vragen:

  • Schaf je het pakket zelf aan?
  • Kies je voor een cloud oplossing (abonnementsvorm)?
  • Laat je een programma op maat maken?
  • Met hoeveel mensen ga je het CRM systeem gebruiken?
  • Heb je met dit aantal ook rekening gehouden met eventuele groei van je organisatie?
  • Welke functionaliteiten zijn voor jouw bedrijfsvoering van belang?
  • Is flexibiliteit nodig of is dat niet direct van toepassing?

De kosten van een CRM systeem

Zoals hierboven al genoemd, hangen de kosten sterk af van een aantal factoren. Als je eenmaal weet hoe het meest ideale CRM pakket er voor jou uit moet komen te zien, dan kun je een gerichte keuze maken. Veel aanbieders van CRM pakketten bieden de software eerst gratis aan. Maak hier gebruik van en benoem een kleine testgroep in jouw organisatie. Als alleen jij het gaat gebruiken hoeft dit natuurlijk niet maar als je meerdere gebruikers krijgt, zal je zien dat elke gebruiker weer een andere behoefte heeft. Iemand die klantenservice vragen beantwoordt, zal andere toepassingen nodig hebben dan de afdeling marketing. Door dit in het begin al te onderzoeken, loop je het minste risico om veel tijd kwijt te zijn aan het invoeren van alle klantinformatie.

Tot slot

Vergeet ook niet om naar de 100% gratis aanbieders te kijken. Zeker als jouw bedrijf nog in de kinderschoenen staat, kan dit een hele prettige manier zijn om een CRM pakket te leren kennen zonder al te veel investering te hoeven doen. Het gaat dan vaak om een aantal basisfunctionaliteiten waar je als beginner goed mee uit de voeten kunt. Ga je groeien en wil je meer functionaliteit? Doe dan een upgrade en ga van een gratis gebruiker naar een betaalde gebruiker.