Voor een ZZP’er is het belangrijk om goed overzicht te hebben over de gewerkte uren door middel van een urenverantwoording. Hierin kun je bijhouden hoeveel tijd je aan een bepaald project of bepaalde opdracht hebt besteed. Handig voor je projectadministratie om te zien of het aantal bestede uren nog wel in de pas loopt met je begroting, gemakkelijk om facturen mee op te stellen en informatief voor het opstellen van toekomstige offertes. Maar hoe zorg je als ZZP’er nu eigenlijk voor een perfecte urenverantwoording?
Een wettelijke urenverantwoording als ZZP’er
Naast de bovengenoemde voordelen van een urenadministratie, is er overigens zelfs een wettelijke verplichting tot een urenverantwoording voor een ZZP’er. As je tenminste van de fiscale voordelen voor zelfstandig ondernemers of freelancers gebruik wilt maken, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Deze aftrekposten kunnen al snel duizenden euro’s bedragen, maar hiervoor wil de Belastingdienst wel bewijs van de uren dat jij als ZZP’er actief bent. Hiervan mag je namelijk enkel gebruik maken als je als ZZP’er voldoet aan het urencriterium. Dit urencriterium houdt in dat je als ZZP’er minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming moet besteden.
Pas als je als qua gewerkte uren voldoet aan het urencriterium zoals dat door de Belastingdienst is opgesteld, wordt je echt gezien als ZZP’er met een onderneming. Voor de Belastingdienst maakt het overigens niet uit hoe je de uren vastlegt, zolang hier maar uit is te halen hoe actief je bent als ZZP’er. Let er trouwens op dat het urencriterium geldt per kalenderjaar. Als jij aan het eind van het jaar start als ZZP’er, mag je het wettelijk verplichte minimum van 1.225 uur niet naar rato verdelen over de gewerkte maanden. Je kunt dan pas in het volgende kalenderjaar gebruikmaken van de aftrekposten.
Urenverantwoording in Excel of een app
Er zijn diverse manieren waarop je als ZZP’er je werkuren in een tijdadministratie kunt registreren. Voor veel ZZP’ers voldoet een urenregistratie in Excel of bijvoorbeeld Google Spreadsheets. Hierin kun je gemakkelijk en snel het aantal gewerkte uur per project of opdracht vastleggen, met een kleine toelichting op de werkzaamheden. Er zijn ook sjablonen gratis te downloaden, zodat je niet veel tijd hoeft te stoppen in de opzet. Werk je veel bij klanten op locatie, dan is het wel zo gemakkelijk het document in de cloud te plaatsen. Zo kun je deze op ieder moment, met elk device, op elke plek inzien en aanvullen.
Tegenwoordig zijn er echter ook diverse apps te downloaden voor een urenadministratie. Een app voor een urenverantwoording kan handiger zijn als je voor veel verschillende opdrachtgevers werkt, of vaker op een dag korte tijd aan vele verschillende projecten werkt. De meeste apps hebben namelijk een timer, waarmee je snel de gewerkte tijd kunt klokken. Hieronder zie je enkele populaire programma’s om uren mee te registreren. Bij Rodeo en Exact Online kun je een gratis proefperiode starten om te bekijken of het pakket je bevalt.
Wat moet er staan in een urenverantwoording?
Het liefst wil je zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn aan je administratie. Maar voor je eigen overzicht, de tijdwinst die het geeft bij het factureren en de genoemde eis van de Belastingdienst is het toch belangrijk een en ander vast te leggen. Door dit consequent gedurende de dag te doen voorkom je namelijk dat er veel tijd ‘verdwijnt’. Uren die niet direct worden geregistreerd worden vaak vergeten, en het is jammer als je op deze manier veel declarabele uren en daarmee inkomen verliest. Op welke manier je het ook vastlegt, het is handigst om minimaal de datum te vermelden, de begin- en de eindtijd, de opdrachtgever of klant, het eventuele project, het uurloon, de totale omzet en een toelichting op je werkzaamheden. In Excel heb je zelf de keuze wat je vastlegt. Gebruik je een template of een app, let er dan ook op dat al deze onderdelen in te vullen zijn.
Heb je een urenverantwoording in een app, dan zijn er vaak gemakkelijk overzichten te downloaden. Voor een goed overzicht in Excel is het handig om per maand of kwartaal een tabblad te gebruiken.
Ook indirect tijd verwerken in je urenadministratie
Verwerk in de urenverantwoording ook de tijd die je kwijt bent aan bijvoorbeeld het opstellen van offertes, tijd die je steekt in voorbereiding of verzorging of onderhoud van je product, het bezoeken of bellen van (potentiële) klanten, het maken en bijhouden van je zakelijke website, het volgen van cursussen of opleidingen en het bijhouden van je financiële administratie. Alleen een volledige en kloppende urenadministratie scheelt tijd bij het factureren, en kun je gebruiken om je eigen productiviteit te beoordelen en zo nodig te verbeteren. Daarnaast kan een parttime ZZP’er hiermee voor de Belastingdienst aantonen aan het urencriterium te voldoen.
