Ondernemers kunnen niet zonder urenregistratie. Het is essentieel voor het in kaart brengen van de kosten, bij succesvol projectmanagement en voor een gezonde boekhouding. Maar zeker als beginnende ondernemer heb je misschien nog niet het geld om hierin te investeren. Is het nodig om direct geld te gaan besteden aan een pakket waarvan je niet weet of je het wel zal blijven gebruiken? Nee hoor. Er zijn diverse programma’s waarin je de urenregistratie van jezelf en / of je personeel gratis kunt bijhouden. Zo kun je bijvoorbeeld een gratis app downloaden of gebruikmaken van Excel voor een gratis urenregistratie. Hieronder geven we je drie tips als je gratis je uren wilt bijhouden.
Gratis urenregistratie voor jezelf en / of personeel
Ook met een gratis programma voor urenregistratie kun je prima de gewerkte uren bijhouden van jezelf en eventueel personeel. Het bijhouden van uren vormt een belangrijk onderdeel van projectadministratie, geeft inzicht in de werkzaamheden van medewerkers, en geeft het aan welke werkzaamheden het meeste opbrengen. Hiermee is het handige tool voor het inschatten van arbeidskosten bij het opstellen van offertes. Welke opties zijn er al je gratis je werkuren en dat van personeel wilt bijhouden?
1. Gratis app voor urenregistratie
Ben je veel onderweg of werk je vaak bij klanten? Vooral voor ZZP’ers is het handig om een gratis online urenregistratie bij te kunnen houden in een app. Een gratis app voor de urenregistratie kun je downloaden voor zowel een iPhone als telefoon met Android, maar de data is vaak ook in te zien op een tablet of je laptop. Met een gratis download voor je urenregistratie kun je in de app bij klanten je gewerkte uren invoeren, maar ook direct je klanten inzage geven in je werkzaamheden. Let er op dat het wel handig is als je bij de gewerkte tijd een specificatie geeft van je werk. Dit komt ook goed van pas bij de facturatie van de uren later.
Heb je personeel dat veel onderweg is en wil je dat zij ook gebruikmaken van de online gratis urenregistratie? Vraag dan ook hen altijd een specificatie op te geven van hun werkzaamheden. Kies een gratis app voor tijdregistratie waarin de software zo gebruiksvriendelijk mogelijk is voor de urenregistratie, om te voorkomen dat het anders toch niet gebruikt wordt. Daarnaast geldt dat eenvoudiger de gratis app werkt, hoe minder kans je hebt op invoerfouten bij de urenregistratie.
2. Gratis Excel downloaden voor een urenregistratie
Wil je geen extra software hoeven te downloaden, dan kun je ook een gratis urenregistratie opzetten met behulp van Excel. Dit is vaak ook voldoende voor mensen die vaste tijden werken en niet veel verschillende uren hoeven te registreren. Voordelen hiervan zijn de privacy (er is geen bedrijf met inzage in eventuele gevoelige bedrijfsdata), het feit dat een officepakket op de meeste computers wel aanwezig is en dat je er zelf functionaliteiten aan toe kunt voegen. Een groot nadeel van een gratis urenregistratie in Excel is – vooral wanneer je personeel in dienst hebt waarvan alle uren gefactureerd moeten worden aan klanten – dat je nog handmatig facturen op moet stellen.
Je kunt zelf een gratis urenadministratie opzetten in Excel, maar je kunt ook tal van templates downloaden die een goede opzet geven. Door de sheets op te slaan in Google Drive of bijvoorbeeld Dropbox heb je ze altijd bij de hand en kun je er vanaf iedere device en elke plek wijzigingen in aanbrengen. Dit is ook mogelijk als je gebruikmaakt van Excel Online, het gratis online alternatief van Microsoft Excel.
3. Gratis demoversie voor een tijdregistratie
Met de laatste tip die we willen geven, heb je slechts bepaalde tijd toegang tot software voor een urenregistratie. Als je een betaald programma voor tijdregistratie aan wil gaan schaffen, wil je natuurlijk wel weten wat je ervan kunt verwachten. Of het alle functionaliteiten biedt die jij zoekt in een programma, maar ook of de software juist niet ingewikkelder en uitgebreider is dan je zou willen. Veel aanbieders van betaalde software bieden daarom een gratis demoversie, of een bepaalde tijd gratis toegang. Dit geeft je de mogelijkheid gratis de software voor de urenregistratie te testen, zonder dat je gelijk aan de aanschaf of een abonnement vastzit. Hieronder enkele partijen die gratis demoversies aanbieden.
Algemene tips voor een urenregistratie
Om je urenregistratie voor je projectmanagement aan te laten sluiten op je uren voor de loonadministratie, is het belangrijk ook de verlof- en verzuimuren te registreren. Daarnaast moet een programma voor urenregistratie goed bij de werkwijze van jezelf en personeel passen. Met een paar klikken moet het te actualiseren zijn, zorg je ervoor dat de uren constant bijgehouden en up-to-date zijn. Hiervoor is het ook nodig dat een tijdregistratie zo eenvoudig mogelijk is met een minimaal aantal verschillende urensoorten en gemakkelijke ordening per opdracht of project. Ook is het handig voor zowel facturering als de projectadministratie als er een toelichting op de gewerkte uren gegeven kan worden.
