Waar relatief veel personeel werkt, moet ook een planning in elkaar gezet worden om alle taken gedaan te krijgen. Dit kan vaak een hele puzzel zijn. Om dat een stuk makkelijker te maken, bestaat er software voor personeelsplanning die allerlei interessante opties biedt om het proces efficiënter en geautomatiseerder te maken. We bespreken vijf redenen om hierin te investeren.
Efficiënter plannen
Planningen op papier of in een programma als Microsoft Excel zijn vaak behoorlijk bewerkelijk. Veel is er niet geautomatiseerd, wat betekent dat er echt mankracht voor nodig is om sluitende planningen te maken. Dat zijn niet de mensen die het geld binnenbrengen voor je. Wil je efficiënter kunnen plannen, dan is personeelsplanning software nodig die veel automatisch kan invullen. Ook kan zo’n systeem overzicht bieden en inzicht in kosten, zodat ook daar efficiënter mee omgegaan kan worden.
Snel openstaande diensten vullen
Planningen komen zelden in hun geheel uit. Je kunt altijd te maken krijgen met medewerkers die zich ziek melden, ziek worden tijdens de dienst of nieuwe urgente klussen die tussendoor komen. In plaats van zelf te moeten zoeken wie er nog wél beschikbaar is om de gaten in het rooster op te vullen, kun je dit ook overlaten aan personeelsplanningssoftware die op een eenvoudige manier je opties kan presenteren.
Automatisch betrokken medewerkers inlichten
Verschillende systemen voor geautomatiseerde personeelsplanning gaan ook gepaard met een app die medewerkers kunnen downloaden op hun smartphone. Hiermee hebben zij altijd inzicht in het rooster, maar het is ook meteen een makkelijk instrument om te communiceren tussen de medewerker en de planning dan wel degene die daar achter zit. Zo hoef je bij veranderingen in het rooster niet alle betrokkenen af te bellen of lopen om ze op de hoogte te stellen, want dit gebeurt automatisch via de app.
Seizoenswerk
Je merkt pas echt dat je ondersteuning nodig hebt voor het maken van planningen als het aantal taken en het medewerkersbestand in één keer fors toeneemt als gevolg van seizoenswerk. Ook omdat er vaak snel geschakeld moet kunnen worden omdat het gedurende een korte periode alle hens aan dek is, is het handig als je software hebt die dit faciliteert.
Eenvoudig declaraties en bonnen doorgeven
Een app die gekoppeld is aan een planningsysteem, kan vaak ook gebruikt worden om werkbonnen en declaraties in te dienen. Zo kunnen klussen sneller administratief afgerond worden en hoeft er geen mankracht gestoken worden in het digitaliseren van papieren werkbonnen en declaraties.
Natuurlijk is het een investering en zal er wat tijd en moeite gestoken moet worden aan het inrichten van het systeem. Maar dan bespaar je wel op administratieve processen en dus werkuren. Zeker het overwegen waard dus!
