Het is een van die dingen over het zakenleven die iedereen denkt te weten: zakenlunches kunnen van de belasting worden afgetrokken, en dus gaan zakenmensen geregeld buitenshuis lunchen met een zakenpartner. Omdat de kosten aan de Belastingdienst opgegeven kunnen worden, kunnen ze elkaar eindeloos trakteren op luxe lunches in chique horecagelegenheden. Maar klopt dit beeld eigenlijk wel met de realiteit? Natuurlijk kan er tijdens zo’n lunch over werk gepraat worden, maar betekent dit ook meteen dat de kosten van het eten en drinken op kosten van de Belastingdienst kunnen? Deze vraag proberen we hier voor je te beantwoorden.
Wat is een zakenlunch?
Wanneer komt iets te boek te staan als een zakenlunch? Zakelijk wil zeggen dat er kosten gemaakt worden in het belang van de onderneming. Die kosten moeten binnen redelijke grenzen blijven. Wanneer je een lunch promoveert tot een zakelijke lunch moet je aannemelijk kunnen maken dat het in het belang van je onderneming is. Ga je lunchen met een zakenpartner, een (potentiële) klant of een leverancier dan is dit vaak wel aannemelijk te maken.
Financiële tegenvaller
Vooral voor zzp’ers is het interessant om te weten of hun lunchkosten aftrekbaar kunnen zijn van de belasting. Het komt geregeld voor dat zij door hun boekhouder of account op de vingers getikt moeten worden aan het eind van het jaar omdat ze, ondanks het feit dat ze wel netjes de bonnetjes bewaard hebben, ten onrechte de volledige btw teruggevraagd hebben. Het gevolg is een financiële tegenvaller.
Aftrekbaarheid btw hangt af van locatie
Normaliter kun je gewoon de btw over zakelijke inkopen terugvragen bij de aangifte van de omzetbelasting. In het geval van eten en drinken is het wat ingewikkelder. Ga je buitenshuis lunchen in een horecagelegenheid of laat je een cateraar de lunch verzorgen in een ruimte die daar speciaal voor ingericht is, dan mag je de btw niet terugvorderen. De btw bij eten in een restaurant is dus niet aftrekbaar. Maar haal je de lunch af bij een horecagelegenheid of koop je hem in een supermarkt om vervolgens op kantoor te lunchen, dan mag je de btw wél terugvorderen.
Ten laste van de winst
De volgende vraag is hoe het met de rest van de kosten zit. Mag je de kosten van een zakelijke lunch ten laste van de winst boeken? De regels zijn hierbij niet hetzelfde als voor noodzakelijke investeringen. In het geval van een zakenlunch gaat het om representatiekosten. De kosten mogen niet volledig worden opgevoerd als bedrijfsmatige kosten, maar wel ten dele. Dat kan op twee manieren. Tot de drempel van 4.600 euro aan jaarlijkse kosten voor eten en drinken krijg je niets terug. Passeer je die grens, dan mag je voor het restant 100 procent van de kosten ten laste van de winst opvoeren. Een zzp’er komt echter niet snel aan die drempel. Een andere, meer gangbare optie is om voor gedeeltelijke aftrek te gaan. Dan voer je 80 procent op als kosten en de andere 20 procent zijn voor je eigen rekening. Hiervoor geldt geen drempelbedrag.
Jaarlijks een correctie op representatiekosten
Ga je voor die laatste optie, dan moet je kiezen hoe je dit administratief wilt gaan doen. Je kunt bij iedere transactie voor representatiekosten een correctieboeking van 20 procent maken, maar dit is erg bewerkelijk. Handiger is om aan het eind van het jaar één correctieboeking te maken op het totaal van de representatiekosten. Hieronder vallen overigens ook zaken als het bezoek aan seminars en congressen plus studiereizen.
Lunch voor je personeel
Heb je personeel en verstrek je daar al dan niet tegen een lage vergoeding eten en drinken aan, dan zou je ook kunnen spreken van zakelijke kosten op het gebied van eten en drinken. De btw op de kosten en inkoop hiervan mag beperkt afgetrokken worden. Je kunt in de loop van het jaar alle btw hierover aftrekken en aan het eind van het jaar berekenen of je een deel van de afgetrokken btw moet terugbetalen. Voor de aanschaf van kantine-inventaris en andere aanverwante zaken geldt hetzelfde. Het maakt niet uit hoe je eten en drinken verstrekt, of je dit nu in een kantine doet, via automaten of via afhaalmaaltijden die op de werkplek genuttigd worden.
