Als je een bedrijf begint, krijg je te maken met administratie. Het is cruciaal om dit goed op te pakken. Als je hier namelijk een potje van maakt, loopt alles in de soep. Maar als ondernemer moet je aan heel veel dingen denken. Daarom is het belangrijk (en nodig) dat je je taken zo makkelijk mogelijk maakt voor jezelf en voor je medewerkers. In dit artikel gaan we het hebben over de administratie en hoe je dit op een goede manier kunt verwerken. Je zult merken dat als je de administratie helemaal onder controle hebt, dat er een last van je schouders valt.
Het verwerken van je facturen
Het verwerken van je facturen is een belangrijk proces in je bedrijf. Dankzij speciale factuurverwerking software kun je dit proces makkelijker maken dankzij automatiseringen. Door als eerste stap in het proces gebruik te maken van inkoopsoftware, kun je ervoor zorgen dat de factuur automatisch wordt gematcht aan de inkooporder. Op die manier kan de factuur automatisch goedgekeurd geboekt worden in je boekhoudpakket. Je kunt dit heel makkelijk gebruiken; je maakt namelijk als eerst een inkoopaanvraag aan in de software. Na goedkeuring wordt de inkooporder automatisch verzonden. Daarna kun je de ontvangsten registreren. Het systeem leest het ordernummer automatisch af en zorgt voor een match in het systeem tussen het ordernummer, de prijs en de ontvangsten. Zo wordt het makkelijk en leuk om je administratie bij te houden.
Hoe kun je het beste jouw contracten beheren
Als bedrijf zijnde heb je veel te maken met contracten. Contracten van leveranciers, met medewerkers, klanten en zakenpartners. Om deze contracten goed te beheren hoef je helemaal niet tientallen ordners te kopen, dat kan tegenwoordig prima digitaal. Er bestaat namelijk speciale contractbeheer software die dit allemaal voor jou bewaart en ordent. In deze software zit namelijk een centrale opslag waar al jouw contracten worden opgeslagen op een manier waarop je deze makkelijk kunt terugvinden. Je kunt dus altijd snel en makkelijk bij de contracten die je nodig hebt. Je verspilt geen tijd meer aan het zoeken naar een contract dat kwijt blijkt te zijn. In deze software kun je ook bepaalde rechten aan iemand verlenen om de contracten in te zien, maar je kunt ook mensen ‘buitensluiten’. Zo heb je precies in de hand wie wat kan zien.
Waarom is het zo belangrijk om dit goed te regelen?
Je hebt een bedrijf en het is noodzakelijk om professioneel over te komen op je klanten en leveranciers. Als jij er als bedrijf zijnde een potje van maakt, dan kun je in serieuze problemen komen als er dingen niet kloppen. Zorg er daarom voor dat je te allen tijde dit soort administratieve dingen goed geregeld hebt. Dankzij dit soort software wordt het natuurlijk een stuk makkelijker. Je kunt ook iemand in dienst nemen die dit soort dingen voor jou gaat managen. Dat zorgt ervoor dat je je er zelf niet actief mee bezig hoeft te houden, al moet je natuurlijk wel een oogje in het zeil houden.
