Als zelfstandig ondernemer neem je af en toe deel aan vergaderingen bij klanten, maar als zzp’er hoef je intern in je eigen bedrijf met niemand te vergaderen. Wanneer je personeel in dienst gaat nemen, gaat de gewoonte om te vergaderen wel degelijk ontstaan. Bij het woord ‘vergadering’ krijgen veel mensen al een rolberoerte, omdat men ze vaak saai en langdradig vinden. Daarom is het zaak om jouw vergadering zo prettig en efficiënt mogelijk te maken. We hebben aantal tips voor onmisbare zaken voor een succesvolle vergadering.
Whiteboard
Om tijdens de vergaderingen aantekeningen te kunnen maken die voor iedereen zichtbaar zijn, heb je wel iets nodig om deze aantekening op te kunnen maken. Daarbij kun je een flipover gebruiken, maar een whiteboard biedt doorgaans meer ruimte in de breedte en geeft je ook de mogelijkheid om fouten te wissen. Daarmee is het op z’n minst een goede aanvulling op een flipover, waarbij je weliswaar kunt terugbladeren maar waarbij de lege vullen op een gegeven moment op raken. Whiteboards bestaan in verschillende uitvoeringen en van verschillen materialen, en met of zonder wielen. Wij zouden voor een duurzaam whiteboard glas kiezen als materiaal, omdat het vaak om verhard veiligheidsglas gaat dat moeilijk te beschadigen is.
Comfortabele stoelen
Misschien vind je de noodzaak voor comfortabele stoelen in een vergaderruimte flauw, want er staan toch al stoelen? De vraag is echter of dit ook stoelen zijn waar mensen het twee uur in kunnen volhouden als het om een lange vergadering gaat. Als mensen oncomfortabel beginnen te worden, gaat dit ernstig ten koste van het concentratieniveau. Dan is een kwalitatief goede vergadering eigenlijk nauwelijks meer mogelijk, omdat deelnemers dan vooral willen dat het snel afgelopen is. Dit terwijl je juist spijkers met koppen wilt kunnen slaan tijdens je vergadering, zodat je daarna verder kunt.
Notulist
Ontlast de deelnemers aan de vergadering door ervoor te zorgen dat ze geen of in ieder geval weinig aantekeningen hoeven te maken. Dit doe je door een notulist aan te wijzen. Het beste is, als dit niet iemand is die geacht wordt om actief deel te nemen aan de vergadering, omdat deze voortdurend bezig zal zijn met het verwerken van wat er gezegd wordt. Om te voorkomen dat je dit ook bij andere deelnemers overkomt, is het dus praktisch om ervoor te zorgen dat ze sowieso een samenvatting van de vergadering krijgen. Dan kan het natuurlijk nog steeds zo zijn dat iemand wat moet noteren dat voor hem of haar van belang is, maar dan zit je in ieder geval niet vergaderen met allemaal mensen die de hele tijd aan het schrijven zijn en waar je maar moeilijk een reactie uit kunt krijgen.
Agenda
Het is praktisch om van tevoren een agenda vast te stellen voor de vergadering waar alle deelnemers ook van op de hoogte zijn. Ten eerste geeft dat mensen de kans om zich voor te bereiden op de vergadering, waardoor ze ook meer input zullen hebben. Maar het biedt ook houvast om een lijn te houden in de bespreking en zaken die niet op de agenda staan ook niet toe te laten, of te bewaren voor de rondvraag achteraf. Daarnaast is het prettig voor mensen om te weten hoe de vergadering vordert en wat er allemaal verder nog overlegd moet worden. Zo voorkom je ook dat er te lang bij één punt stilgestaan wordt.
