De cloud is een eenvoudige en goedkope manier om data op te slaan, overal te raadplegen, te delen en te beheren. Dropbox, Google Drive en SkyDrive klinken waarschijnlijk niet onbekend in de oren. Voor zij die grotere databestanden delen, kunnen we bovendien ook nog MediaFire en WeTransfer aan dat lijstje toevoegen. Handig en snel, maar dergelijke services zijn vaak niet geheel zonder risico. Zeker indien het gaat om bestanden die beter niet uitlekken of verloren gaan, is het belangrijk om de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen. Wij brengen dan ook vijf tips om veilig data te delen.
# 1. Zorg voor afscherming van de bestanden
Diverse cloudservices bieden de mogelijkheid om jouw bestanden ook openbaar te delen. Op die manier kunnen de bestanden echter gewoon in de zoekresultaten van Google verschijnen. Bij gevoelige informatie is dat uiteraard niet de bedoeling. Het is dan ook belangrijk om iedere cloudservice goed te configureren en vooraf de visibility na te gaan. Hierbij werkt iedere cloudservice op een andere manier en zal je eventueel vooraf informatie moeten inwinnen.
# 2. Kies voor een enkele cloud
Voorgaande cloudservices zijn uitermate geschikt voor het delen van bestanden met familieleden, maar voor professioneel gebruik zijn er vaak betere mogelijkheden. Idealiter kies je bovendien ook voor een enkele cloudservice. Op die manier blijf je het overzicht bewaren en kan je bij problemen sneller en efficiënter ingrijpen. Ook menselijke fouten worden zo eenvoudig voorkomen. Welke cloudservice voor jou geschikt is? Dat is afhankelijk van de wensen van jouw onderneming. Toch zijn er ook enkele aanraders. Virtual Vaults biedt bijvoorbeeld werk- en projectruimtes die de voorgaande genoemde services allemaal combineren in een enkel cloudpakket. Bovendien werden deze datarooms speciaal ontworpen voor professionele toepassingen, wat je zowel merkt op veiligheidsniveau als op vlak van gebruiksgemak.
# 3. Let op met metadata
Uiteraard spring je zorgvuldig om met de gegevens die je deelt met derden. Eventueel anonimiseer je documenten om zo persoonlijke informatie achterwege te laten. Toch volstaat ook dat lang niet altijd. Documenten kunnen immers onzichtbare metadata bevatten die alsnog informatie over de maker van het bestand bevatten. Zo kan een derde toch nog de identiteit van de klant achterhalen, wat uiteraard niet de bedoeling kan zijn. Onder andere via MetaStripper kan je de achterliggende metadata van bestanden eenvoudig verwijderen.
# 4. Kies voor verschillende beveiligingslagen
De diverse clouddiensten bieden vaak een eerste beveiligingslaag. Toch is het belangrijk om ook zelf nog een stap verder te gaan. Zowel tijdens de informatieoverdracht als op het moment van het raadplegen kan er bij de gebruiker immers nog heel wat misgaan. Om die reden blijft het aangeraden om jouw meest gevoelige bestanden te versleutelen. Onder andere via WinRar kan je een wachtwoord toevoegen aan jouw bestanden.
Kies je voor een virtuele dataroom? Dan beschik je vaak over extra beveiligingsmogelijkheden. Instellen in welke Europese(!) regio je data opslaat, een beveiligde log-on (2FA), een versleuteling via 256-bit encryptie en een GeoTrust-encryptie zijn wat ons betreft een must.
# 5. Beveilig ook jouw apparaten
Ieder apparaat dat met de clouddienst verbonden is, dient ook van een gedegen beveiliging voorzien te zijn. In het andere geval kan de gevoelige informatie immers daar onderschept worden.
Intern impliceert dat onder andere een goed en up-to-date antivirusprogramma voor ieder apparaat. Indien data ook met externe partijen gedeeld wordt, heb je uiteraard minder vat op die situatie. Wel kan je de andere partij een vertrouwelijkheidsdocument laten ondertekenen met daarin verschillende bepalingen met betrekking tot de beveiliging. Op juridisch vlak biedt dat al heel wat mogelijkheden in het geval het mis zou gaan. Bovendien zal dat de ook aanzetten om aan die beveiligingsvereisten te voldoen.
