Mensen die contact met u zoeken, moeten u probleemloos kunnen bereiken. Vooral voor eenmanszaken, als u onderweg of in gesprek bent, kan telefonische bereikbaarheid een lastige zaak zijn. Dit kunt u op de volgende manieren eenvoudig ondervangen:
• Neem ISDN: U heeft dan meerder lijnen. Uw klanten horen dan in ieder geval niet steeds de ingesprektoon en u kunt door middel van wisselgesprek ook andere binnenkomende lijnen overnemen.
• Bent u onderweg, dan kunt de telefoon doorschakelen naar uw privé nummer, uw mobiele telefoon of uw semafoon.
• Bent u veel weg en is het bezwaarlijk als u onderweg wordt onderbroken door uw telefoon (bij bv besprekingen of werkzaamheden die dit niet toestaan), dan kunt u ook gebruik maken van telefonische antwoorddiensten. Zij kunnen uw klanten niet helpen, maar wel een terugbelnotitie maken.
• Ook kunt u gebruik maken van voicemail of antwoordapparaat. Dit is niet een echt klantvriendelijke oplossing, en komt vaak zeer onpersoonlijk over. Zorg er in ieder geval wel voor dat u iedere dag de berichten afluistert en zo snel mogelijk contact opneemt met de klant.
• Heeft u een website zorg dan voor een duidelijke link naar uw e-mail adres. Ook hierbij geldt dat u e-mails zo snel mogelijk moet beantwoorden. Al is het maar met de reactie dat u het bericht heeft ontvangen en later uitgebreid zult beantwoorden.
Bereikbaarheid vergroten
Met deze handige tips komt u al een heel eind met het vergroten van uw telefonische bereikbaarheid.
• Meten is weten. Bel zelf eens een aantal nummers van uw eigen bedrijf en ervaar hoe het gesteld is met de bereikbaarheid. Op deze wijze kunnen mogelijke knelpunten snel in beeld worden gebracht.
• Meer is niet altijd beter. Verschillende telefoonnummers, mobiele nummers, faxnummers, e-mailadressen en websites kunnen bij uw klanten tot verwarring leiden. Visitekaartjes worden steeds onoverzichtelijker. Maak helder en duidelijk op welke wijze uw klanten u het best kunnen bereiken. Wees gedisciplineerd en neem de telefoon snel op, lees uw e-mail en luister de voicemail minimaal één keer per dag af. Bereikbaarheid blijft mensenwerk.
• Gebruik geautomatiseerde beantwoordingssystemen. De wachttijd aan de telefoon kan tijdens piektijden worden bekort door het inzetten van ‘voice response’ of wachtrijmelder.
Als het wachten aan de telefoon te lang duurt, sturen klanten vaak een e-mail. Maar ook hier wil het nog wel eens een tijdje duren voordat ze een ‘reply’ krijgen. Stuur uw klanten daarom altijd direct een ontvangstbevestiging per mail met daarin aangegeven wanneer ze antwoord op hun vraag kunnen verwachten.
• Schakel door naar mobiele toestellen. Op deze wijze bent u bereikbaar ook als u niet op de zaak bent.
TELE-SERVICE
Uw eigen secretaresse!
Het voordeel van een telefoonservice en/of secretariële ondersteuning is dat er geen telefoniste of secretaresse permanente op uw loonlijst staat. Deze zo genoemde tele- service bureau’s bieden u telefoonservice en beantwoordt uw telefoon wanneer, hoe vaak en hoe u dat wilt. U schakelt eenvoudig uw telefoon door naar een voor u gereserveerd telefoonnummer. Deze tele- service bureau’s verrichten het werk efficiënt en goed en denken met u mee. Doordat zij met een klein vast team van telefonistes werken zorgt dit voor herkenning wanneer uw klanten vaker contact met u opnemen.
Service
Tele- service bureau’s verzorgen een compleet assortiment secretariële services. Zij verwerken uw informatieaanvragen en doen de follow-up hiervan. Zij kunnen ook door u aangeleverde tekst verwerken van bijvoorbeeld uw brieven, rapporten, jaarverslagen, etcetera. Zonodig corrigeren en redigeren zij deze. Ook kunnen zij uw vertalingen en uw presentaties verzorgen. Indien u een opdracht heeft met een spoedeisend karakter kunnen deze tele- service bureau’s ervoor zorgen dat de deadline gehaald wordt. Kortom u kunt vrijwel alles wat een secretaresse doet aan deze tele- service bureau’s uitbesteden. Het loont zeker de moeite als u onberijkbaar bent of zelf veel acquisitie gesprekken voert. Uit cijfers blijkt dat Nog steeds kampt meer dan de helft van het Nederlandse bedrijfsleven met bereikbaarheidsproblemen. U als ondernemer weet hoe moeilijk het is om altijd bereikbaar te zijn. Bereikbaarheid is noodzakelijk om geen order te missen en te zorgen voor optimale klanttevredenheid. Laat u informeren naar de mogelijkheden, blijf bereikbaar
