Verandering aanbrengen in één of meerdere bedrijfsprocessen kan een lastige opgave zijn. Vaak is een bepaald systeem of proces zo gegroeid, zijn verschillende processen afhankelijk van elkaar en zijn er gaandeweg wat inefficiënte patronen ontstaan die je niet van de ene op de andere dag omgooit. Tijd om die processen onder de loep te nemen en te optimaliseren. Maar hoe doe je dat?
Van management tot facturatie
Een bedrijfsproces kun je omschrijven als een reeks samenhangende activiteiten die zich steeds herhalen. Ieder middelgroot tot groot bedrijf heeft ermee te maken. Van de grotere interne en externe processen tot deelprocessen zoals een Facturatieproces of inkoopproces: alle processen bij elkaar zorgen ervoor dat een bedrijf goed functioneert. Grofweg kun je processen indelen in primaire, management- en ondersteunende processen. Vaak hangen processen met elkaar samen en is het zaak om alles voor een komende verbeterslag in kaart te brengen. Dit zijn de verschillen tussen de processen:
- Primaire processen
Primaire bedrijfsprocessen zijn alle ondersteunende financiële processen binnen het bedrijf.
- Managementprocessen
Managementprocessen zijn overkoepelende processen die zorgen dat iedereen in het bedrijf goed kan functioneren. Denk bijvoorbeeld aan het aansturen van werknemers. Ook het optimaliseren en inrichten van andere bedrijfsprocessen hoort bij een managementproces.
- Ondersteunende processen
Ondersteunende processen omvatten bijvoorbeeld financiële processen zoals een order to cash, facturatieproces, of administratieve processen.
Van overzicht naar optimalisatie
Wanneer je alle processen binnen het bedrijf in kaart gebracht hebt, weet welke processen van elkaar afhankelijk zijn en waar de knelpunten zitten, komt de volgende stap. Meestal komt er bij een optimalisatie tegenwoordig een automatisering kijken. De mogelijkheden op het gebied van software en computersystemen blijven zich ontwikkelen en kunnen een overzichtelijk geheel maken van complexe bedrijfsprocessen.
Voordelen van automatisering
Vaak zijn bepaalde systemen of patronen gaandeweg op een bepaalde manier gegroeid, maar werken niet efficiënt. Denk aan veel handmatig werk en daardoor een hoge werkdruk. Wanneer je één of meerdere bedrijfsprocessen automatiseert, kun je overgaan op een snellere werkwijze. Automatische processen zijn minder foutgevoelig, waardoor je op den duur geen inkomsten misloopt.
Een bedrijfsproces optimaliseren kost tijd. Het is nodig ieder proces en de afhankelijkheden in kaart te brengen, om te ontdekken waar het misgaat. Vaak zorgt een automatisering voor verlichting van werkdruk en minder fouten in bijvoorbeeld een facturatie- of order to cash-proces.
