Misschien heb je een ideaalbeeld in je hoofd van hoe het is om baas te zijn van een succesvol bedrijf. Je ziet een groot kantoor voor je met dure, imposante meubels en een schitterend uitzicht. Misschien zie je ook voor je dat je dan beschikking zou hebben over een secretaresse. Maar van de andere kant vind je dat misschien wel decadent en onnodig, en overweeg je hoogstens het inhuren van een virtual assistant. Feit is dat het gewoon een vak is dat op waarde geschat mag worden, en dat een secretaresse weliswaar een kostenpost is, maar ook uitstekend van pas komen voor een directeur van een onderneming of organisatie. We bespreken vijf goede redenen om een secretaresse te nemen.
Je agendabeheer is een chaos
Een secretaresse kan verschillende taken voor je uitvoeren, maar één ding waar een opgeleide secretaresse in ieder geval ook goed in dient te zijn, is het beheren van de agenda van de baas. Nu denk je misschien: dat kan ik zelf ook wel. Maar kijk eens goed naar je eigen agendabeheer. Maak je wel eens dubbele boekingen, vergeet je afspraken of mis je deadlines? Raak je het overzicht wel eens kwijt? Dan mag je je agendabeheer gerust een chaos noemen. In dit geval komt een secretaresse uitstekend van pas om je afspraken en taken gestroomlijnd te houden. Dat komt jouw professionele uitstraling ook ten goede, want het staat niet goed als andere merken dat je aan het worstelen bent met je agendabeheer.
Je moet veel reizen voor werk
Als je veel moet reizen voor het werk, kan dat ook een reden zijn om een secretaresse aan te nemen. Ten eerste omdat je die tijd op je kantoor kunt doorbrengen, waardoor je administratieve taken niet kunt uitvoeren. Maar zeker ook omdat met reizen veel planning gemoeid kan zijn. Een secretaresse kan je helpen met het regelen van reisplannen, accommodaties boeken en helpen met het bijhouden van belangrijke documenten tijdens je reizen.
Je hebt te veel telefoontjes en e-mails om te beheren
Overstroomt jouw inbox en krijg je zo veel telefoontjes dat je het allemaal niet meer kunt bijbenen en niet aan de rest van je werk toekomt? Zo loop je het risico belangrijke berichten te missen en klanten en andere belangrijke personen te lang te laten wachten. Dit is een volstrekt legitieme reden om een secretaresse aan te nemen. Deze kan je helpen bij het beheren van communicatie en het prioriteren van wat echt belangrijk is. Een secretaresse kan een essentiële schakel zijn om de communicatie soepel te laten verlopen en daarmee een essentieel onderdeel van je bedrijfsvoering worden.
Je hebt behoefte aan professionele vertegenwoordiging
In zakelijke omgevingen, waar interacties met klanten, partners en andere professionals aan de orde van de dag zijn, is het van groot belang dat je een professionele uitstraling weet te behouden. Een secretaresse kan hierbij zeer goed van pas komen. Deze fungeert vaak als het eerste aanspreekpunt voor externe contacten en kan een positieve eerste indruk creëren. Ook kan een secretaresse bijdragen aan het opbouwen en onderhouden van waardevolle zakelijke relaties. Door op een professionele en hoffelijke manier te communiceren, laat ze zien dat je bedrijf betrouwbaar en klantgericht is. Dit kan een groot verschil maken in hoe externe partijen jouw bedrijf waarderen.
Je hebt hulp nodig bij het coördineren van zakelijke evenementen
Heb jij regelmatig te maken zakelijke evenementen, zoals vergaderingen en conferenties? Ook daarbij kan een secretaresse van pas komen, namelijk om ervoor te zorgen dat deze soepel verlopen en professioneel worden uitgevoerd. Dat kan jou een hoop stress schelen en ervoor zorgen dat je je kunt richten op wat eigenlijk je rol is bij dit evenement. Vaak zijn secretaresses ook veel beter en efficiënter in het organiseren en coördineren van dit soort zaken dan jij zelf bent.
Met andere woorden, het is echt niet altijd onnodig en decadent om een secretaresse aan te nemen. Het kan aanzienlijke voordelen bieden. Een secretaresse neemt administratieve lasten weg, waardoor je je kunt concentreren op je kerntaken. Ze (want meestal is het een vrouw) kan organisatorische taken op zich te nemen, waaronder agendabeheer, communicatie en documentatie. Daarnaast kan secretaresse is het visitekaartje van het bedrijf zijn. Ze kan dus jouw leven makkelijker maken, het professionele imago van je bedrijf verbeteren en je klanten en partners beter bedienen. Een gediplomeerde secretaresse is uitstekend onderlegd in het leveren van de juiste ondersteuning en is voor veel bedrijven dus zeker van toegevoegde waarde.
